Elaboración y aprobación de subvenciones

1200.220 PROCEDIMIENTO DE ELABORACIÓN Y APROBACIÓN DE SUBVENCIONES

A. OBJETIVO

El objetivo de este procedimiento es establecer un proceso claro para la elaboración, revisión, aprobación y gestión de las subvenciones en el Wenatchee Valley College (WVC). Esto garantiza la coherencia con las prioridades estratégicas, el cumplimiento de los requisitos de financiación externos y el uso eficaz de los recursos.

Este procedimiento se aplica a todas las subvenciones solicitadas en nombre de WVC y sus fundaciones asociadas (Fundación WVC y Fundación WVC at Omak).

B. DEFINICIONES

Proyectos patrocinados: proyectos de investigación, formación u otros proyectos financiados por entidades externas mediante subvenciones, contratos o acuerdos de cooperación.

Subvención: un tipo específico de mecanismo de financiación que se define como una suma de dinero ofrecida por una entidad ajena a la universidad y concedida mediante un proceso de solicitud competitivo en el que se especifican las actividades que deben llevarse a cabo para alcanzar los objetivos establecidos. Un ejemplo de este tipo de subvención es una propuesta presentada a una fundación privada o a un organismo del Gobierno federal.

Subvención estatal: tipo específico de subvención que ofrece el estado de Washington a través de la Junta Estatal de Centros de Formación Profesional y Técnica (SBCTC). Las subvenciones estatales pueden ser competitivas o no competitivas. Un ejemplo de este tipo de subvención es la Subvención para la Formación Profesional.

C. FUNCIONES Y RESPONSABILIDADES

Servicios financieros: revisan y garantizan que el presupuesto del proyecto se ajuste tanto a las políticas de WVC como a las directrices del organismo financiador. Revisan y aprueban el presupuesto, realizan un seguimiento de los gastos de la subvención y prestan asistencia en la elaboración de informes financieros a lo largo de toda la duración del proyecto. Los servicios financieros también asignan los códigos presupuestarios correspondientes a los fondos concedidos.

Administrador de la subvención: Es el principal responsable de la gestión diaria de la subvención y se encarga de garantizar el cumplimiento, tanto programático como fiscal, de todos los términos y condiciones establecidos por la entidad financiadora. Por lo general, se trata del investigador principal o director del proyecto (IP/DP).

Oficina de Subvenciones: Gestiona todo el proceso de subvenciones, ofreciendo orientación sobre la elaboración de propuestas, los procedimientos de presentación y el cumplimiento de la normativa. La oficina de subvenciones se asegura de que se presenten todos los documentos requeridos y realiza un seguimiento del estado de la propuesta. Una vez recibida la concesión, la oficina de subvenciones coordina con los servicios fiscales y el investigador principal (IP) o director del proyecto (DP) para garantizar que se cumplan todos los requisitos de presentación de informes y cumplimiento normativo. También mantiene registros y facilita la comunicación con la agencia financiadora.

Departamento o persona responsable: Se encarga de la elaboración de la propuesta. Es responsable de cumplimentar la documentación necesaria y de obtener las autorizaciones internas. Una vez obtenida la autorización interna, el departamento o la persona responsable presenta la propuesta definitiva a la oficina de subvenciones para su presentación al organismo financiador.

Investigador principal/director del proyecto (IP/DP): Es responsable de la gestión del proyecto subvencionado tras la concesión de la subvención, garantizando que se cumplan los objetivos y los resultados previstos del proyecto, se respeten los plazos y el proyecto se mantenga dentro del presupuesto. Supervisa las operaciones diarias del proyecto, gestiona al personal del proyecto, garantiza el cumplimiento de las normas del organismo financiador y presenta los informes de progreso requeridos y demás documentación. El IP/DP colabora con la oficina de subvenciones y los servicios fiscales para realizar un seguimiento de los gastos financieros y proporcionar actualizaciones continuas sobre el estado del proyecto.

C. PROCESO

1. Proceso de solicitud

   1. Todas las oportunidades de subvención identificadas deben estar en consonancia con la misión y las prioridades estratégicas de WVC. El departamento o la persona que las proponga debe comprobar la fecha límite para garantizar que se dispone de tiempo suficiente para la preparación, la coordinación y la revisión en los niveles correspondientes. Se anima al personal docente y administrativo a buscar activamente oportunidades de financiación que satisfagan las necesidades de los departamentos y/o de las áreas. La oficina de subvenciones ayuda a identificar posibles oportunidades de financiación, evalúa la elegibilidad y proporciona la información pertinente.

   2. El departamento o la persona que presenta la solicitud se encarga de designar a un investigador principal (IP) o director del proyecto (DP) cualificado para gestionar el proyecto en caso de que se conceda la subvención. Si el IP o el DP va a ser contratado tras la concesión de la subvención, el departamento o la persona que presenta la solicitud debe colaborar con el departamento de Recursos Humanos (RR. HH.) de WVC para elaborar una descripción del puesto y un rango salarial. Si el IP o el DP es un empleado actual de WVC, deben seguirse los siguientes pasos:

      1. El investigador principal (IP) o el director del proyecto (DP) propuesto debe rellenar el formulario de solicitud de la condición de IP o DP.

      2. El formulario de solicitud de la condición de investigador principal (PI) o director de proyecto (PD) debe ser revisado y aprobado por el supervisor inmediato, el decano del departamento (si procede) y el vicerrector correspondiente.

   3. El departamento o la persona que impulse la iniciativa es responsable de cumplimentar un formulario de propuesta preliminar de subvención y de presentarlo a la oficina de subvenciones para su aprobación inicial. La oficina de subvenciones evaluará la coherencia con el plan estratégico de la universidad y aprobará o rechazará la propuesta preliminar para su posterior desarrollo.

   4. Una vez aprobada, el departamento o la persona que la haya presentado se encarga de dirigir el proceso de elaboración de la propuesta con el apoyo y la coordinación de la oficina de subvenciones. Este apoyo puede incluir:

      1. Comprobar que el proyecto se ajusta a las prioridades institucionales.

      2. Conseguir el apoyo del vicepresidente correspondiente.

      3. Colaborar con la oficina de eficacia institucional para recopilar datos institucionales y otra información pertinente.

      4. Revisión, edición y/o redacción de propuestas.

         Las directrices para la elaboración de propuestas pueden solicitarse en la oficina de subvenciones y están publicadas en el sitio web del WVC.

   5. Una vez que la propuesta esté lista para su revisión, el departamento o la persona que la haya presentado deberá cumplimentar el formulario de revisión de subvenciones y enviarlo, junto con la propuesta, a la oficina de subvenciones para su revisión. Tras la aprobación del vicerrector correspondiente, la propuesta se remitirá a los miembros del gabinete del rector. Se deberá presentar la siguiente información: :

      1. Resumen del proyecto, incluyendo las fechas de inicio y la dotación de personal.

      2. Presupuesto total, incluyendo la contribución institucional y la fuente.

      3. Requisitos de apoyo, incluidos la presentación de informes y el seguimiento.

      4. Repercusiones en otras unidades de la facultad.

   6. El gabinete del presidente aprobará cualquier propuesta que reúna una o varias de las siguientes características:

      1. Presupuesto total de 100 000 dólares o más.

      2. Si la subvención da lugar a la creación de un nuevo puesto de personal o de profesor

      3. Si la subvención va a redefinir o reclasificar la categoría de un puesto concreto

      4. Compromiso de aportar fondos de contrapartida o de realizar aportaciones en especie con recursos institucionales.

      5. Si la actividad subvencionada se prolongará durante más de un ejercicio fiscal.

   7. Las renovaciones de proyectos existentes o las modificaciones de los proyectos actuales serán sometidas a una revisión abreviada por parte de la oficina de subvenciones y el contable de subvenciones, con el fin de garantizar que todos los departamentos pertinentes estén informados de los cambios en la información presupuestaria y/o en las actividades del proyecto.

   8. Tras su aprobación interna, la oficina de subvenciones envía la propuesta definitiva al organismo financiador. El rector, en su calidad de representante autorizado de la organización (AOR) de la universidad, debe firmar todas las propuestas antes de su presentación, a menos que esta facultad se haya delegado en otras personas. Todas las subvenciones deben ser presentadas al organismo financiador por la oficina de subvenciones, a menos que la facultad de presentación se haya delegado en otra persona.

   9. Se realiza un seguimiento de la confirmación del envío para garantizar que el financiador haya recibido correctamente la propuesta.

   10. Cuando la universidad no revise ni apruebe una solicitud antes de su presentación, se reserva el derecho a rechazar cualquier acuerdo.

2. Proceso de implementación

   1. La información sobre las decisiones relativas a la concesión de subvenciones se remitirá, tan pronto como se reciba, a todas las oficinas afectadas, incluidos el departamento o la persona que haya presentado la solicitud, el departamento de eficacia institucional, recursos humanos y servicios fiscales. Dicha información deberá incluir cualquier modificación del presupuesto o de la ejecución del proyecto que determine el organismo financiador.

   2. La oficina de recursos humanos podrá iniciar la convocatoria de nuevos puestos antes de que se haya recibido la concesión de la subvención, si ello resulta necesario para disponer de tiempo suficiente para que el proceso de solicitud y de entrevistas permita que las actividades subvencionadas comiencen según lo previsto. Dichos puestos se publicarán con la condición de que se reciba la financiación.

   3. Una vez recibida la concesión de una subvención, solo el presidente podrá firmar el acuerdo de subvención o el documento de concesión. Tras la firma, la oficina de servicios fiscales asignará números presupuestarios a los fondos de la subvención y determinará quiénes están facultados para firmar dichos presupuestos.

   4. La oficina de subvenciones revisará los requisitos de presentación de informes correspondientes a la subvención y determinará cómo se abordarán las responsabilidades en materia de presentación de informes, en coordinación con la oficina de servicios fiscales y el investigador principal (IP)/director del proyecto (DP) o el departamento o persona responsable de la solicitud.

   5. En general, la responsabilidad de la gestión de las subvenciones y la presentación de informes recae en la unidad departamental que recibe los fondos. El investigador principal (IP) suele actuar como administrador de la subvención, con el apoyo del personal administrativo del departamento. Es fundamental que el administrador de la subvención obtenga y conozca a fondo todas las políticas, procedimientos y normativas escritas del organismo financiador. El administrador de la subvención debe cumplir asimismo con todas las políticas y procedimientos de la facultad.

   6. La oficina de subvenciones puede ayudar a los beneficiarios en la gestión de sus subvenciones, apoyándoles en la gestión de los plazos, la coordinación con los procesos de la universidad y la comprensión de los requisitos básicos de sus subvenciones.

Aprobado inicialmente por el gabinete del rector: 13/04/03
Revisado y aprobado por el gabinete del rector: 16/09/08, 07/05/20, 18/03/25
Última revisión: 18/03/25
Persona de contacto para el procedimiento: Oficina de Subvenciones

Políticas y procedimientos relacionados
000.110 Política de subvenciones y contratos