Privacidad de los estudiantes: información sobre la FERPA

La ley FERPA ha identificado específicamente cierta información, conocida como «información de directorio», que puede divulgarse sin el consentimiento del estudiante.

El Wenatchee Valley College ha designado la siguiente información como «información de directorio» y la facilitará previa solicitud, a menos que el estudiante haya presentado una solicitud de no divulgación:

• nombre del alumno
• especialidad
• trimestres de asistencia (incluida la matrícula actual)
• Títulos y distinciones obtenidos
• actividades extraescolares, altura y peso de los miembros del equipo deportivo, premios recibidos, último centro educativo o institución a la que haya asistido.

El WVC no publica un directorio de estudiantes. Sin embargo, en cumplimiento de la Enmienda Solomon, el WVC está obligado a facilitar a los reclutadores militares los nombres, direcciones, números de teléfono, fecha y lugar de nacimiento, nivel de estudios y títulos obtenidos de los estudiantes, siempre que se solicite debidamente.

Una excepción a la prohibición de divulgar información sin consentimiento es la divulgación a funcionarios escolares con intereses educativos legítimos. Un funcionario escolar tiene un interés educativo legítimo si necesita consultar un expediente académico para cumplir con su responsabilidad profesional. Se define a un funcionario escolar de la siguiente manera:

• Una persona contratada por WVC para desempeñar funciones administrativas, de supervisión, académicas, de investigación o de apoyo.
• Una persona o empresa con la que el Colegio haya celebrado un contrato, como un abogado, un auditor o un agente de cobros. 
• Una persona que forme parte del consejo de administración o un estudiante que forme parte de un comité oficial, como un comité disciplinario o de reclamaciones, o que preste asistencia a otro responsable del centro educativo en el desempeño de sus funciones.

Previa solicitud, WVC facilita los expedientes académicos sin necesidad de consentimiento a los responsables de otro centro educativo en el que el alumno tenga intención de matricularse.

Según la FERPA, un estudiante puede solicitar a la institución que no divulgue ninguna información de directorio sobre su persona.

Los estudiantes que deseen restringir el acceso a su información de directorio deben tener en cuenta que sus nombres no aparecerán en el boletín de graduación ni en otras publicaciones de la universidad. Además, a los empleadores, entidades de crédito, comités de becas y demás organismos similares se les denegará el acceso a cualquier dato del directorio del estudiante y se les informará de que no disponemos de información sobre dicha persona en el Wenatchee Valley College.

La mejor forma de restringir el acceso a tu información personal es a través de ctcLink. Descubre cómo configurar tus ajustes de privacidad en ctcLink. 

La Ley de Derechos Educativos y Privacidad de la Familia (FERPA) otorga a los estudiantes ciertos derechos en relación con sus expedientes académicos. Estos son los siguientes:

1. El derecho a consultar y revisar su expediente en un plazo de 45 días a partir de la fecha en que se reciba su solicitud de acceso.

Envíe su solicitud por escrito al secretario, indicando el expediente o expedientes que desea consultar. El secretario se encargará de organizar el acceso y le notificará la hora y el lugar en los que podrá consultar el expediente. Si el secretario no dispone del expediente que desea consultar o revisar, se le indicará el funcionario competente al que debe dirigir su solicitud.

Retenciones económicas
Los estudiantes tienen derecho a consultar el contenido de su expediente académico, independientemente de su situación financiera con respecto a la institución. 

2. El derecho a solicitar la modificación de su expediente académico si considera que es inexacto o engañoso.

Puede solicitar a WVC que modifique un registro que considere inexacto o engañoso. Escriba al secretario, indicando claramente la parte del registro que desea modificar y especificando por qué es inexacta o engañosa.

Si WVC decide no modificar el expediente tal y como se ha solicitado, se le notificará la decisión por escrito y se le informará de su derecho a una audiencia para examinar la solicitud de modificación. Se le facilitará información adicional sobre el procedimiento de la audiencia cuando se le notifique su derecho a una audiencia.

3. El derecho a dar su consentimiento para la divulgación de la información de carácter personal que figura en su expediente académico, salvo en los casos en que la FERPA autorice la divulgación sin consentimiento.

Esto se refiere al derecho del estudiante a permitir que otras personas accedan a la totalidad o a parte de su expediente académico, algo que normalmente no estaría permitido en virtud de la FERPA. Puede especificar quién debe recibir la información y qué partes de su expediente académico está autorizado el WVC a divulgar. Esta autorización permanecerá vigente hasta que el estudiante lo notifique a la oficina de admisiones y matriculación. Para obtener más información, consulte el Formulario de permiso para divulgar expedientes académicos.

4. El derecho a presentar una reclamación ante el Departamento de Educación de los Estados Unidos en relación con el supuesto incumplimiento por parte del Wenatchee Valley College de los requisitos de la FERPA.

El nombre y la dirección de la oficina encargada de la gestión de la FERPA (Teléfono: (202) 260-3887) son los siguientes:

Oficina de Cumplimiento de Políticas Familiares
Departamento de Educación de los Estados Unidos
400 Maryland Ave. SW
Washington, D.C. 20202-4605

La Oficina de Cumplimiento de la Ley de Familia investigará todas las reclamaciones presentadas dentro del plazo establecido. Se considera que una reclamación se ha presentado dentro del plazo establecido cuando se presenta en un plazo de 180 días a partir de la fecha de la supuesta infracción o de la fecha en que el reclamante tuvo conocimiento o debería haber tenido conocimiento razonablemente de la supuesta infracción.

Según la FERPA, los expedientes educativos se definen como aquellos que están directamente relacionados con un estudiante y que son conservados por un organismo o una institución educativa, o por una parte que actúe en nombre de dicho organismo o institución. Los expedientes educativos pueden presentarse en cualquier soporte, incluyendo: documentos mecanografiados, generados por ordenador, cintas de vídeo, cintas de audio, películas, microfilmes, microfichas y correos electrónicos, entre otros.

Los expedientes académicos NO INCLUYEN aspectos tales como:

• Documentos de uso exclusivo, es decir, documentos o notas que están en poder exclusivo de su autor, utilizados únicamente como ayuda para la memoria personal y a los que no tiene acceso ni puede acceder ninguna otra persona, salvo un sustituto temporal del autor del documento (esto podría incluir las notas que un profesor toma mientras ofrece orientación profesional a un alumno);
• Expedientes laborales cuando el empleo no esté supeditado a la condición de estudiante, siempre que el expediente se utilice únicamente en relación con el empleo de la persona;
• Los expedientes creados y conservados por una unidad policial que se utilicen exclusivamente para ese fin, se revelen únicamente a organismos policiales de la misma jurisdicción, y dicha unidad no tenga acceso a los expedientes académicos;
• Expedientes posteriores a la matriculación, es decir, información sobre una persona que se obtuvo cuando esta ya no era estudiante (expedientes de antiguos alumnos) y que no se refiere a la persona en su calidad de estudiante.

Calificaciones, boletines de notas, exámenes
Aspectos como el progreso en un curso, las deficiencias en una materia, las puntuaciones y calificaciones en trabajos, exámenes, etc., son ejemplos de información de carácter personal que forma parte del expediente académico del alumno. Esta información está protegida por la FERPA y los padres no pueden acceder a ella a menos que el alumno haya proporcionado una autorización por escrito en la que se especifique qué información puede facilitarse a los padres.

Acceso a los expedientes académicos
En la educación superior, los padres no tienen ningún derecho intrínseco a acceder o consultar los expedientes académicos de sus hijos o hijas. Este derecho se limita exclusivamente al estudiante. En el Wenatchee Valley College, los expedientes solo se pueden facilitar a los padres si cuentan con una autorización por escrito del estudiante o en cumplimiento de una citación judicial. Todas las citaciones judiciales son revisadas primero por el Fiscal General para determinar el curso de acción adecuado.

Publicación de calificaciones
La publicación de calificaciones utilizando el nombre del estudiante, su número de identificación institucional o su número de la Seguridad Social, sin el permiso por escrito del estudiante, constituye una infracción de la FERPA. Los profesores pueden asignar a los estudiantes números o códigos únicos que puedan utilizarse para publicar las calificaciones. Sin embargo, el orden de publicación no debe ser alfabético.

Entrega de trabajos
Dejar sin vigilancia trabajos calificados que contengan datos de identificación personal a la vista de los alumnos equivale a publicar las calificaciones en el pasillo. Si estos trabajos contienen información «de identificación personal», dejarlos sin vigilancia a la vista de cualquiera constituye una infracción de la FERPA, a menos que el profesor haya obtenido el permiso por escrito de cada alumno para hacerlo. Una posible solución sería dejar los trabajos calificados (exámenes, pruebas y deberes) a un asistente o secretario que pidiera a los alumnos una identificación válida antes de distribuirlos, o bien dejarlos en un sobre sellado en el que solo figure el nombre del alumno.

Envío de calificaciones a los alumnos
Los profesores pueden comunicar a los alumnos sus calificaciones finales por correo postal si la información se envía en un sobre. La notificación de las calificaciones mediante una tarjeta postal vulnera la privacidad del alumno. Se permite la notificación de las calificaciones por correo electrónico. Sin embargo, no hay garantía de confidencialidad.

Acceso a los expedientes de los alumnos
Por lo general, se considera que los miembros del personal docente son «funcionarios del centro educativo». No obstante, el miembro del personal docente deberá demostrar que existe un «interés educativo legítimo» en su solicitud de acceso a los expedientes de los alumnos, por ejemplo, para orientar a los alumnos, realizar un estudio de retención, etc. Sin embargo, el personal docente no tiene acceso a los expedientes académicos de los alumnos a menos que sus funciones habituales lo requieran específicamente.

Los padres que soliciten información
, como el progreso en un curso, las deficiencias en una materia, las puntuaciones y calificaciones en trabajos, exámenes, etc., son ejemplos de información de carácter personal que forma parte del expediente académico del alumno. Esta información está protegida por la FERPA y los padres no podrán acceder a ella a menos que el alumno haya proporcionado una autorización por escrito en la que se identifique específicamente qué información puede revelarse a los padres. Los padres que soliciten este tipo de información deben ser remitidos a la oficina de secretaría.

Cartas de recomendación
Se requiere el permiso por escrito del estudiante para emitir una carta de recomendación si alguna de las informaciones incluidas en la misma forma parte del «expediente académico» (notas, promedio de calificaciones y otra información no incluida en el directorio).

¿Quién puede divulgar información sobre los estudiantes?
Una institución puede divulgar información de carácter personal sin el consentimiento por escrito del estudiante a los «funcionarios de la institución» respecto de los cuales la institución haya determinado que tienen un «interés educativo legítimo».

Obligación de divulgar información de directorio
Una institución no está obligada a divulgar información de directorio a nadie. La FERPA solo establece que una institución PUEDE divulgar información, pero no existe ninguna obligación de hacerlo. En caso de duda, no divulgue la información.

Estudiantes fallecidos
Los derechos de privacidad de una persona expiran con su fallecimiento. Los expedientes que una institución conserve sobre una persona fallecida no constituyen una cuestión sujeta a la FERPA, sino que se trata de una cuestión de política institucional. WVC ejercerá su propia discreción a la hora de decidir si, y en qué condiciones, se debe revelar información a los familiares o a terceros.
En WVC, los expedientes académicos de un estudiante fallecido no se divulgarán a menos que se nos autorice a hacerlo por parte del albacea de la herencia del estudiante o de sus padres, o de sus familiares más cercanos, si no se ha designado a ningún albacea.

Estudiantes trabajadores
La FERPA no impide que una institución considere a los estudiantes como «funcionarios de la institución» con un «interés educativo legítimo» para fines específicos. Los mismos requisitos y responsabilidades que se aplican a un funcionario de la institución a tiempo completo se aplican también a los estudiantes trabajadores. Los estudiantes trabajadores deben recibir formación sobre la FERPA del mismo modo que si fueran miembros del personal docente o administrativo.

Retenciones económicas
Los estudiantes tienen derecho a consultar el contenido de su expediente académico, independientemente de su situación financiera con respecto a la institución. Sin embargo, la institución NO ESTÁ OBLIGADA a expedir un expediente académico oficial si el estudiante tiene alguna cuenta pendiente de pago.

Citas judiciales
En WVC, la universidad divulgará información que, en otras circunstancias, sería confidencial y que figura en los expedientes académicos, en cumplimiento de una citación judicial o una orden judicial emitida legalmente, pero solo después de haber intentado notificar al estudiante que la universidad ha recibido la solicitud y tiene la intención de cumplirla. Este plazo de cumplimiento es exigido por la FERPA. Permite al estudiante disponer de tiempo para impugnar la citación judicial o la orden judicial.  Excepción: Si la citación o la orden judicial prohíbe expresamente notificar al estudiante, el cumplimiento por parte de WVC será inmediato.

Situaciones de crisis/Emergencias

Si se necesita información que no figure en el directorio para resolver una crisis o una situación de emergencia, una institución educativa podrá divulgar dicha información si determina que es «necesaria para proteger la salud o la seguridad del estudiante o de otras personas». Los factores que se tienen en cuenta al realizar esta evaluación son: la gravedad de la amenaza para la salud o la seguridad de las personas implicadas; la necesidad de la información; el tiempo necesario para hacer frente a la emergencia; y la capacidad de las partes a las que se va a facilitar la información para hacer frente a la emergencia.