Privacidad de los alumnos: información sobre la FERPA

La ley FERPA ha identificado específicamente cierta información, conocida como «información de directorio», que puede divulgarse sin el consentimiento del estudiante.

El Wenatchee Valley College ha clasificado la siguiente información como «información de directorio» y la facilitará previa solicitud, a menos que el estudiante haya presentado una solicitud de no divulgación:

• nombre del alumno
• campo principal de estudio
• trimestres de asistencia (incluida la matrícula actual)
• títulos y premios recibidos
• actividades extracurriculares, estatura/peso de los miembros de equipos atléticos, premios recibidos, la agencia o institución educativa previa más reciente a la que asistió.

El WVC no publica un directorio de estudiantes. No obstante, en cumplimiento de la Enmienda Solomon, el WVC está obligado a facilitar a los reclutadores militares los nombres, direcciones, números de teléfono, fecha y lugar de nacimiento, nivel de estudios y títulos obtenidos de los estudiantes, siempre que se solicite debidamente.

Una excepción que permite la divulgación sin consentimiento es la divulgación a funcionarios escolares con intereses educativos legítimos. Un funcionario escolar tiene un interés educativo legítimo si necesita revisar un expediente académico para cumplir con su responsabilidad profesional. Un funcionario escolar se describe de la siguiente manera:

• Una persona empleada por WVC en un puesto administrativo, de supervisión, académico, de investigación o de personal de apoyo.
• Una persona o empresa con la que la universidad ha contratado, como un abogado, auditor o agente de cobranza. 
• Una persona que forme parte de la Junta Directiva un alumno que forme parte de un comité oficial, como el comité disciplinario o el comité de reclamaciones, o que preste asistencia a otro responsable del centro en el desempeño de sus funciones.

Previa solicitud, WVC facilita los expedientes académicos sin necesidad de consentimiento a los responsables de otro centro educativo en el que el alumno tenga intención de matricularse.

De acuerdo con la FERPA, un estudiante puede solicitar a la institución que no divulgue ninguna información Acerca de directorio Acerca de .

Los estudiantes que deseen restringir el acceso a su información de directorio deben tener en cuenta que sus nombres no aparecerán en el boletín de graduación ni en otras publicaciones de la universidad. Además, a las empresas, entidades de crédito, Beca y organismos similares se les denegará el acceso a cualquier dato del directorio del estudiante y se les informará de que no disponemos de información Acerca de persona en el Wenatchee Valley College.

La mejor manera de restringir el acceso a su información personal es dentro de ctcLink. Aprenda cómo ajustar su configuración de privacidad en ctcLink. 

La Ley de Derechos Educativos y Privacidad Familiar (FERPA) otorga a los estudiantes ciertos derechos con respecto a sus expedientes académicos. Son los siguientes:

1. El derecho a inspeccionar y revisar su expediente dentro de los 45 días siguientes a la fecha en que se reciba su solicitud de acceso.

Envíe su solicitud por escrito al Registrador, identificando el(los) expediente(s) que desea inspeccionar. El registrador hará los arreglos para el acceso y le notificará la hora y el lugar donde se podrá inspeccionar el expediente. Si el registrador no mantiene el expediente que desea inspeccionar o revisar, se le informará sobre el funcionario correcto a quien debe dirigir la solicitud.

Retenciones económicas
Los estudiantes tienen derecho a consultar el contenido de su expediente académico, independientemente de su situación económica con respecto a la institución. 

2. El derecho a solicitar una enmienda de su expediente educativo si considera que es inexacto o engañoso.

Puede solicitar a WVC que enmiende un expediente que considere inexacto o engañoso. Escriba al Registrador, identificando claramente la parte del expediente a cambiar y especificando por qué es inexacta o engañosa.

Si WVC decide no enmendar el expediente según lo solicitado, se le notificará la decisión por escrito y se le informará de su derecho a una audiencia para considerar la solicitud de enmienda. Se le proporcionará información adicional sobre el procedimiento de audiencia cuando se le notifique el derecho a una audiencia.

3. El derecho a dar su consentimiento para la divulgación de información de identificación personal contenida en su expediente educativo, excepto en la medida en que FERPA autorice la divulgación sin consentimiento.

Esto se refiere al derecho del estudiante a permitir que otras personas accedan a la totalidad o a parte de su expediente académico, algo que normalmente no estaría permitido en virtud de la FERPA. Usted puede especificar quién debe recibir la información y qué partes de su expediente académico está autorizada la WVC a divulgar. Esta autorización permanecerá vigente hasta que el estudiante lo notifique a la oficina de admisiones y matriculación. Para obtener más información, consulte el Formulario de permiso para divulgar expedientes académicos.

4. El derecho a presentar una queja ante el Departamento de Educación de EE. UU. en relación con el presunto incumplimiento de los requisitos de FERPA por parte de Wenatchee Valley College.

El nombre y la dirección de la oficina que administra FERPA (Teléfono: (202) 260-3887) son los siguientes:

Oficina de Cumplimiento de Políticas Familiares
Departamento de Educación de EE. UU.
400 Maryland Ave. SW
Washington, D.C. 20202-4605

La Oficina de Cumplimiento Familiar investigará cada queja oportuna. Una queja oportuna se define como una alegación presentada dentro de los 180 días a partir de la fecha de la presunta infracción o de la fecha en que el reclamante tuvo conocimiento o razonablemente debió haber tenido conocimiento de la presunta infracción.

Según la FERPA, los expedientes educativos se definen como aquellos documentos que están directamente relacionados con un estudiante y que son conservados por un organismo o una institución educativa, o por una parte que actúe en nombre de dicho organismo o institución. Los expedientes educativos pueden presentarse en cualquier soporte, incluyendo: documentos mecanografiados, generados por ordenador, cintas de vídeo, cintas de audio, películas, microfilmes, microfichas y correos electrónicos, entre otros.

Los expedientes académicos NO INCLUYEN elementos como:

• Documentos de uso exclusivo, es decir, documentos o notas que obran exclusivamente en poder de su autor, utilizados únicamente como ayuda para la memoria personal y a los que no tiene acceso ni puede acceder ninguna otra persona, salvo un sustituto temporal del autor del documento (esto podría incluir las notas que un profesor toma mientras ofrece orientación profesional a un alumno);
• Expedientes laborales cuando el empleo no esté supeditado a la condición de estudiante, siempre que dicho expediente se utilice únicamente en relación con el empleo de la persona;
• Registros creados y mantenidos por una unidad de aplicación de la ley utilizados únicamente para ese fin, revelados solo a agencias de aplicación de la ley de la misma jurisdicción, y la unidad de aplicación de la ley no tiene acceso a los expedientes académicos;
• Expedientes posteriores a la finalización de los estudios, es decir, información Acerca de persona que se obtuvo cuando esta ya no era estudiante (expedientes de antiguos alumnos) y que no se refiere a la persona en su calidad de estudiante.

Calificaciones, informes de progreso, exámenes
Aspectos como el progreso en un curso, las deficiencias en una materia, las puntuaciones y calificaciones en trabajos, exámenes, etc., son ejemplos de información de carácter personal que forman parte del expediente académico del alumno. Esta información está protegida en virtud de la FERPA y los padres no podrán acceder a ella a menos que el alumno haya proporcionado una autorización por escrito en la que se especifique qué información puede facilitarse a los padres.

Acceso a los expedientes académicos
En la enseñanza superior, los padres no tienen ningún derecho intrínseco a acceder o consultar los expedientes académicos de su hijo o hija. Este derecho se limita exclusivamente al estudiante. En el Wenatchee Valley College, los expedientes solo podrán facilitarse a los padres si cuentan con una autorización por escrito del estudiante o en cumplimiento de una citación judicial. Todas las citaciones judiciales son revisadas en primer lugar por el Fiscal General para determinar el curso de acción adecuado.

Publicación de calificaciones
La publicación de calificaciones utilizando el nombre del estudiante, su número Número de seguro social identificación institucional o Número de seguro social, sin el permiso por escrito del estudiante, constituye una infracción de la FERPA. Los profesores pueden asignar a los estudiantes números o códigos únicos que puedan utilizarse para publicar las calificaciones. Sin embargo, el orden de publicación no debe ser alfabético.

Entrega de trabajos
Dejar sin vigilancia trabajos calificados que contengan datos de identificación personal a la vista de los alumnos no difiere en nada de publicar las calificaciones en el pasillo. Si estos trabajos contienen información «de identificación personal», dejarlos sin vigilancia a la vista de cualquiera constituye una infracción de la FERPA, a menos que el profesor haya obtenido el permiso por escrito de cada alumno para hacerlo. Una posible solución sería dejar los trabajos calificados (exámenes, pruebas y deberes) a cargo de un asistente o secretario, quien solicitaría a los alumnos una identificación válida antes de distribuirlos, o bien dejarlos en un sobre sellado en el que solo figure el nombre del alumno.

Envío de calificaciones a los estudiantes
Los profesores pueden comunicar a los estudiantes sus calificaciones finales a través del servicio postal de EE. UU. si la información se envía en un sobre. La notificación de las calificaciones mediante una tarjeta postal vulnera la privacidad del estudiante. Se permite la notificación de las calificaciones por correo electrónico. Sin embargo, no existe garantía de confidencialidad.

Acceso a los expedientes de los alumnos
Por lo general, se considera que los miembros del personal docente son «funcionarios del centro». No obstante, el miembro del personal docente deberá demostrar «un interés educativo legítimo» en su solicitud de acceso a los expedientes de los alumnos, por ejemplo, Asesoramiento , estudios de repetición de curso, etc. Sin embargo, el personal docente no tiene acceso a los expedientes académicos de los alumnos a menos que sus funciones habituales requieran específicamente dicho acceso.

Los padres que soliciten información
Aspectos tales como el progreso en una asignatura, las deficiencias en una materia, las puntuaciones y calificaciones en trabajos, exámenes, etc., son ejemplos de información de carácter personal que forma parte del expediente académico del alumno. Esta información está protegida en virtud de la FERPA y los padres no podrán acceder a ella a menos que el alumno haya proporcionado una autorización por escrito en la que se identifique específicamente qué información puede facilitarse a los padres. Se debe remitir a los padres que soliciten este tipo de información a la oficina de secretaría.

Cartas de recomendación
Se requiere el permiso por escrito del estudiante para emitir una carta de recomendación si alguna de las informaciones incluidas en la misma forma parte del «expediente académico» (notas, nota media y otra información no incluida en el directorio).

¿Quién puede divulgar información sobre los estudiantes?
Una institución puede divulgar información de carácter personal sin el consentimiento por escrito del estudiante a los «funcionarios de la institución» respecto de los cuales la institución haya determinado que tienen un «interés educativo legítimo».

Obligación de divulgar información de expedientes
Una institución no está obligada a divulgar información de directorio a nadie. La FERPA solo establece que una institución PUEDE divulgar información, pero no hay obligación de hacerlo. En caso de duda, no divulgue información.

Estudiantes fallecidos
Los derechos de privacidad de una persona expiran con su fallecimiento. Los expedientes que conserve una institución sobre una persona fallecida no constituyen una cuestión sujeta a la FERPA, sino que se trata de una cuestión de política institucional. WVC ejercerá su propia discreción a la hora de decidir si, y en qué condiciones, debe revelarse información a los familiares o a terceros.
En WVC, los expedientes académicos de un estudiante fallecido no se divulgarán a menos que se nos autorice a hacerlo por parte del albacea o albacea de la sucesión del estudiante, de sus padres o de sus familiares más cercanos, en caso de que no se haya designado a un albacea.

Estudiantes que trabajan
La FERPA no impide que una institución considere a los estudiantes como «funcionarios de la institución» con un «interés educativo legítimo» para fines específicos. Los mismos requisitos y responsabilidades que se aplican a un funcionario de la institución a tiempo completo se aplican también a los estudiantes que trabajan. Los estudiantes que trabajan deben recibir formación sobre la FERPA, al igual que si fueran miembros del personal docente o administrativo.

Retenciones económicas
Los estudiantes tienen derecho a consultar el contenido de su expediente académico, independientemente de su situación financiera con respecto a la institución. Sin embargo, la institución NO ESTÁ OBLIGADA a expedir un Expediente Académico oficial Expediente Académico el estudiante tiene alguna cuenta pendiente de pago.

Citas judiciales
En WVC, la universidad divulgará información que, en otras circunstancias, sería confidencial y que figura en los expedientes académicos, en cumplimiento de una citación judicial o una orden judicial emitida legalmente, pero solo tras haber intentado notificar al estudiante que la universidad ha recibido la solicitud y tiene la intención de cumplirla. Este plazo de espera antes del cumplimiento es un requisito de la FERPA. Permite al estudiante disponer de tiempo para impugnar la citación judicial o la orden judicial.  Excepción: Si la citación o la orden judicial prohíben expresamente notificar al estudiante, el cumplimiento por parte de WVC será inmediato.

Situaciones de Crisis/Emergencias

Si se necesita información que no figure en los directorios para resolver una crisis o una situación de emergencia, una institución educativa podrá facilitar dicha información si determina que es «necesaria para proteger la salud o la seguridad del estudiante o de otras personas». Los factores que se tienen en cuenta al realizar esta evaluación son: la gravedad de la amenaza para la salud o la seguridad de las personas implicadas; la necesidad de la información; el tiempo necesario para hacer frente a la emergencia; y la capacidad de las partes a las que se va a facilitar la información para hacer frente a la emergencia.