Privacidad de los alumnos: información sobre la FERPA

La ley FERPA ha identificado específicamente cierta información, conocida como «información de directorio», que puede divulgarse sin el consentimiento del estudiante.

El Wenatchee Valley College ha designado la siguiente información como «información de directorio» y la facilitará previa solicitud, salvo que el estudiante haya presentado una solicitud de no divulgación:

• nombre del alumno
• especialidad principal
• trimestres de asistencia (incluida la matrícula actual)
• Títulos y distinciones obtenidos
• actividades extraescolares, altura y peso de los miembros de los equipos deportivos, premios recibidos, última entidad o centro educativo al que haya asistido.

La WVC no publica un directorio de estudiantes. No obstante, en cumplimiento de la Enmienda Solomon, la WVC está obligada a facilitar a los reclutadores militares los nombres, direcciones, números de teléfono, fecha y lugar de nacimiento, nivel de estudios y títulos obtenidos de los estudiantes, siempre que se solicite debidamente .

Una excepción que permite la divulgación sin consentimiento es la divulgación a responsables del centro educativo que tengan intereses educativos legítimos. Un responsable del centro educativo tiene un interés educativo legítimo si necesita consultar un expediente académico para cumplir con su responsabilidad profesional. Se define a un responsable del centro educativo de la siguiente manera:

• Una persona contratada por WVC para desempeñar un puesto administrativo, de supervisión, académico, de investigación o de personal de apoyo.
• Una persona o empresa con la que el Colegio haya celebrado un contrato, como un abogado, un auditor o un agente de cobro. 
• Una persona que forme parte de la Junta Directiva un alumno que forme parte de un comité oficial, como un comité disciplinario o de reclamaciones, o que preste asistencia a otro responsable del centro educativo en el desempeño de sus funciones.

Previa solicitud, WVC facilita los expedientes académicos sin necesidad de consentimiento a los responsables de otro centro educativo en el que el alumno tenga intención de matricularse.

De acuerdo con la FERPA, un estudiante puede solicitar que la institución no divulgue ninguna información Acerca de directorio Acerca de .

Los estudiantes que deseen restringir el acceso a su información de directorio deben tener en cuenta que sus nombres no aparecerán en el boletín de la ceremonia de graduación ni en otras publicaciones de la universidad. Asimismo, a las empresas, entidades de crédito, Beca y organismos similares se les denegará el acceso a cualquier dato del directorio del estudiante y se les informará de que no disponemos de información Acerca de persona en el Wenatchee Valley College.

La mejor forma de restringir el acceso a su información personal es a través de ctcLink. Descubra cómo ajustar su configuración de privacidad en ctcLink. 

La Ley de Derechos Educativos y Privacidad de la Familia (FERPA) otorga a los alumnos determinados derechos en relación con sus expedientes académicos. Dichos derechos son los siguientes:

1. El derecho a consultar y revisar su expediente en un plazo de 45 días a partir de la fecha en que se reciba su solicitud de acceso.

Envíe su solicitud por escrito al Registrador, identificando el(los) expediente(s) que desea inspeccionar. El registrador hará los arreglos para el acceso y le notificará la hora y el lugar donde se podrá inspeccionar el expediente. Si el registrador no mantiene el expediente que desea inspeccionar o revisar, se le informará sobre el funcionario correcto a quien debe dirigir la solicitud.

Retenciones económicas
Los estudiantes tienen derecho a consultar el contenido de su expediente académico, independientemente de su situación económica con respecto a la institución. 

2. El derecho a solicitar la modificación de su expediente académico si considera que es inexacto o puede inducir a error.

Puede solicitar a WVC que enmiende un expediente que considere inexacto o engañoso. Escriba al Registrador, identificando claramente la parte del expediente a cambiar y especificando por qué es inexacta o engañosa.

Si WVC decide no modificar el expediente tal y como se ha solicitado, se le notificará dicha decisión por escrito y se le informará de su derecho a una audiencia para examinar la solicitud de modificación. Se le facilitará información adicional sobre el procedimiento de la audiencia cuando se le notifique su derecho a la misma.

3. El derecho a dar su consentimiento para la divulgación de la información de carácter personal que figura en su expediente académico, salvo en los casos en que la FERPA autorice dicha divulgación sin necesidad de consentimiento.

Esto se refiere al derecho del estudiante a permitir que otras personas tengan acceso a la totalidad o a parte de su expediente académico, algo que normalmente no estaría permitido en virtud de la FERPA. Puede especificar quién debe recibir la información y qué partes de su expediente académico está autorizada WVC a divulgar. Esta autorización permanecerá vigente hasta que el estudiante lo notifique a la oficina de admisiones y matriculación. Para obtener más información, consulte el Formulario de autorización para la divulgación de expedientes académicos.

4. El derecho a presentar una reclamación ante el Departamento de Educación de los Estados Unidos en relación con el supuesto incumplimiento por parte del Wenatchee Valley College de los requisitos de la FERPA.

El nombre y la dirección de la oficina encargada de la gestión de la FERPA (Teléfono: (202) 260-3887) son los siguientes:

Oficina de Cumplimiento de la Política Familiar
Departamento de Educación de los Estados Unidos
400 Maryland Ave. SW
Washington, D.C. 20202-4605

La Oficina de Cumplimiento de la Ley de la Familia investigará cada reclamación presentada dentro del plazo establecido. Se entiende por reclamación presentada dentro del plazo establecido aquella denuncia que se presente en un plazo de 180 días a partir de la fecha de la supuesta infracción o de la fecha en que el reclamante tuvo conocimiento o debería haber tenido conocimiento razonablemente de la supuesta infracción.

En virtud de la FERPA, los expedientes educativos se definen como aquellos que están directamente relacionados con un alumno y que son conservados por un organismo o una institución educativa, o por una parte que actúe en nombre de dicho organismo o institución. Los expedientes educativos pueden presentarse en cualquier soporte, entre los que se incluyen: documentos mecanografiados, generados por ordenador, cintas de vídeo, cintas de audio, películas, microfilmes, microfichas y correos electrónicos, entre otros.

Los expedientes académicos NO INCLUYEN, por ejemplo:

• Documentos de posesión exclusiva, es decir, documentos o notas que se encuentran en posesión exclusiva de su autor, utilizados únicamente como ayuda para la memoria personal y a los que no tiene acceso ni puede acceder ninguna otra persona, salvo un sustituto temporal del autor del documento (esto podría incluir las notas que un profesor toma mientras ofrece orientación profesional a un alumno);
• Expedientes laborales cuando el empleo no esté supeditado a la condición de estudiante, siempre que dicho expediente se utilice únicamente en relación con el empleo de la persona;
• Los expedientes creados y conservados por una unidad policial, utilizados exclusivamente para ese fin, solo se facilitan a los organismos policiales de la misma jurisdicción, y dicha unidad no tiene acceso a los expedientes académicos;
• Expedientes posteriores a la matriculación, es decir, información Acerca de persona que se obtuvo cuando dicha persona ya no era estudiante (expedientes de antiguos alumnos) y que no se refiere a ella en su calidad de estudiante.

Calificaciones, informes de progreso, exámenes
Aspectos como el progreso en una asignatura, las deficiencias en una materia, las puntuaciones y calificaciones en trabajos, exámenes, etc., son ejemplos de información de carácter personal que forman parte del expediente académico del alumno. Esta información está protegida en virtud de la FERPA y los padres no podrán acceder a ella a menos que el alumno haya proporcionado una autorización por escrito en la que se identifique específicamente qué información puede facilitarse a los padres.

Acceso a los expedientes académicos
En la enseñanza superior, los padres no tienen ningún derecho intrínseco a acceder o consultar los expedientes académicos de su hijo o hija. Este derecho se limita exclusivamente al estudiante. En el Wenatchee Valley College, los expedientes solo podrán facilitarse a los padres si cuentan con una autorización por escrito del estudiante o en cumplimiento de una citación judicial. Todas las citaciones judiciales son revisadas en primer lugar por el Fiscal General para determinar el curso de acción adecuado.

Publicación de calificaciones
La publicación de calificaciones en las que figure el nombre del estudiante, su número Número de seguro social identificación institucional o Número de seguro social, sin el permiso por escrito del estudiante, constituye una infracción de la FERPA. Los profesores pueden asignar a los estudiantes números o códigos únicos que puedan utilizarse para publicar las calificaciones. No obstante, el orden de publicación no debe ser alfabético.

Entrega de trabajos
Dejar sin vigilancia trabajos calificados que contengan datos de identificación personal, de modo que los estudiantes puedan verlos, no difiere en nada de publicar las notas en el pasillo. Si dichos trabajos contienen información «de identificación personal», dejarlos sin vigilancia para que cualquiera pueda verlos constituye una infracción de la FERPA, a menos que el profesor haya obtenido el permiso por escrito de cada estudiante para hacerlo. Una posible solución sería dejar los trabajos calificados (exámenes, pruebas y deberes) a cargo de un asistente o secretario, quien solicitaría a los alumnos una identificación válida antes de distribuirlos, o bien dejarlos en un sobre sellado en el que solo figure el nombre del alumno.

Envío de calificaciones a los alumnos
Los profesores pueden comunicar a los alumnos sus calificaciones finales a través del servicio postal de EE. UU. si la información se incluye en un sobre. La notificación de las calificaciones mediante una tarjeta postal vulnera la privacidad del alumno. Se permite la notificación de las calificaciones por correo electrónico. Sin embargo, no existe garantía de confidencialidad.

Acceso a los expedientes de los alumnos
Por lo general, se considera que los miembros del cuerpo docente son «funcionarios del centro educativo». No obstante, el miembro del cuerpo docente deberá demostrar «un interés educativo legítimo» en su solicitud de acceso a los expedientes de los alumnos, por ejemplo, Asesoramiento , un estudio sobre la permanencia, etc. Sin embargo, el cuerpo docente no tiene acceso a los expedientes académicos de los alumnos a menos que sus funciones habituales del puesto de trabajo requieran específicamente dicho acceso.

Los padres que soliciten información
Aspectos tales como el progreso en una asignatura, las deficiencias en una materia, las puntuaciones y las calificaciones en trabajos, exámenes, etc., son ejemplos de información de carácter personal que forma parte del expediente académico del alumno. Esta información está protegida en virtud de la FERPA y los padres no podrán acceder a ella a menos que el alumno haya proporcionado una autorización por escrito en la que se identifique específicamente qué información puede facilitarse a los padres. A los padres que soliciten este tipo de información se les debe remitir a la secretaría.

Cartas de recomendación
Se requiere el permiso por escrito del estudiante para emitir una carta de recomendación si alguna de las informaciones incluidas en la misma forma parte del «expediente académico» (notas, nota media y otra información no incluida en el directorio).

¿Quién puede facilitar información sobre los alumnos?
Una institución puede facilitar información de carácter personal sin el consentimiento por escrito del alumno a los «responsables del centro» respecto de los cuales la institución haya determinado que tienen un «interés educativo legítimo».

Obligación de facilitar información de registro
Una institución no está obligada a facilitar información de directorio a nadie. La ley FERPA solo establece que una institución PUEDE facilitar dicha información, pero no existe obligación alguna de hacerlo. En caso de duda, no facilite la información.

Estudiantes fallecidos
Los derechos de privacidad de una persona expiran con su fallecimiento. Los expedientes que conserve una institución sobre una persona fallecida no constituyen una cuestión sujeta a la FERPA, sino que se trata de una cuestión de política institucional. WVC ejercerá su propia discrecionalidad a la hora de decidir si, y en qué condiciones, debe revelarse información a los familiares o a terceros.
En WVC, los expedientes académicos de un estudiante fallecido no se facilitarán a menos que estemos autorizados a hacerlo por el albacea o la albacea de la sucesión del estudiante, sus padres o sus familiares más cercanos, en caso de que no se haya designado a ningún albacea.

Estudiantes trabajadores
La FERPA no impide que una institución considere a los estudiantes como «funcionarios de la institución educativa» con un «interés educativo legítimo» para fines específicos. Los mismos requisitos y responsabilidades que se aplican a un funcionario de la institución educativa a tiempo completo se aplican también a los estudiantes trabajadores. Los estudiantes trabajadores deben recibir formación sobre la FERPA, al igual que si fueran miembros del cuerpo docente o del personal.

Restricciones financieras
Los estudiantes tienen derecho a consultar el contenido de su expediente académico, independientemente de su situación financiera con respecto a la institución. No obstante, la institución NO ESTÁ OBLIGADA a facilitar un Expediente Académico oficial Expediente Académico el estudiante tiene alguna cuenta pendiente de pago.

Citas judiciales
En WVC, la universidad divulgará información que, en otras circunstancias, sería confidencial y que figura en los expedientes académicos, en cumplimiento de una citación judicial o una orden judicial emitida legalmente, pero solo tras haber intentado notificar al estudiante que la universidad ha recibido la solicitud y tiene la intención de cumplirla. Este plazo de espera antes de cumplir con la solicitud es un requisito de la FERPA. Permite al estudiante disponer de tiempo para impugnar la citación judicial o la orden judicial.  Excepción: Si la citación o la orden judicial prohíbe expresamente notificar al estudiante, el cumplimiento por parte de WVC será inmediato.

Situaciones de crisis/emergencias

Si se necesita información que no figure en el directorio para resolver una crisis o una situación de emergencia, una institución educativa podrá facilitar dicha información si determina que es «necesaria para proteger la salud o la seguridad del alumno o de otras personas». Los factores que se tienen en cuenta a la hora de realizar esta evaluación son: la gravedad de la amenaza para la salud o la seguridad de las personas implicadas; la necesidad de la información; el tiempo necesario para hacer frente a la emergencia; y la capacidad de las partes a las que se va a facilitar la información para hacer frente a la emergencia.