Estudiante fallecido

1400.320 PROCEDIMIENTO EN CASO DE FALLECIMIENTO DE UN ESTUDIANTE

Cualquier persona que tenga conocimiento del fallecimiento de un estudiante actual o antiguo deberá notificarlo al asistente del vicerrector de asuntos estudiantiles (VPSA). La notificación puede provenir de un artículo de prensa, de una agencia, de las fuerzas del orden, etc. El asistente del VPSA determinará si la notificación es válida.

A. ESTUDIANTE ACTUALMENTE MATRICULADO

Si el estudiante está matriculado actualmente, el asistente del VPSA le notificará lo siguiente mediante un correo electrónico:

1. El vicepresidente de servicios estudiantiles será la persona de contacto para la familia. El VPSA enviará una carta (o llamará por teléfono si procede) de condolencias y proporcionará recursos a la familia, incluyendo la información de contacto del secretario académico, el director de ayudas económicas y los orientadores. El VPSA decidirá si es necesario informar a toda la comunidad universitaria y determinará si es necesario emitir un comunicado de prensa tras hablar con la familia. El VPSA colaborará con el director ejecutivo de relaciones con la comunidad. El VPSA colaborará con el jefe del equipo de recuperación de crisis de la universidad para movilizarse si es necesario. El VPSA colaborará con el coordinador de vida residencial en la búsqueda de alojamiento alternativo para los estudiantes desplazados, si los hubiera. El VPSA colaborará con el secretario académico en la concesión de títulos a título póstumo, si procede.
2. El departamento de ayuda financiera determinará si el estudiante tenía préstamos y si es necesario cancelarlos. En tal caso, el vicedecano de servicios estudiantiles solicitará un certificado de defunción para enviarlo a las entidades crediticias con el fin de cancelar los préstamos.
3. La Secretaría cambiará la dirección y el número de teléfono que figuran en la pantalla de admisiones por los de la universidad para evitar el correo y/o las llamadas telefónicas no solicitadas. La Secretaría introducirá el código de acción inusual «DC», junto con el trimestre del año en curso (YRQ), o el siguiente trimestre si se encuentra entre dos trimestres, e introducirá la información en la pantalla de comentarios trimestrales del estudiante (fecha del fallecimiento, forma de notificación, última dirección conocida del estudiante). El mismo YRQ utilizado en la pantalla de comunicación trimestral del estudiante debe utilizarse en la pantalla de acciones inusuales . Se activará el bloque de información, «sellando» de hecho los expedientes del estudiante. El acceso a la información del estudiante se limitará a lo siguiente: familia inmediata (padres, cónyuge/pareja e hijos), fuerzas del orden, albacea de la herencia del estudiante, abogado de la familia del estudiante. Si el estudiante está matriculado, el secretario académico dará de baja al estudiante de las clases y/o colaborará con los profesores en la publicación de las calificaciones.
4. Los servicios administrativos determinarán los posibles reembolsos de la ayuda financiera o de los fondos de la agencia.
5. El asesor de estudiantes internacionales y el VPSA ayudarán a la familia del estudiante internacional a coordinar el envío de los restos mortales y las pertenencias personales del estudiante a su país de origen.
6. Profesores actuales.
7. Asesores.
8. Asesor académico.
9. Director de vida estudiantil.
10. Director del programa de orientación para estudiantes de primer año.
11. Nómina.
12. Coordinador de vida residencial (si el estudiante vivía en el campus).
13. Entrenadores (si el alumno era deportista).
14. Director de CAMP/TRiO y otros programas subvencionados (si procede).
15. Responsable del equipo de recuperación ante crisis (si procede)

B. ESTUDIANTE QUE NO ESTÁ MATRICULADO ACTUALMENTE

Si el estudiante no está matriculado actualmente, el asistente del vicerrector de asuntos académicos notificará lo siguiente:

1. VPSA.
2. Asesores.
3. Ayuda económica.
4. Secretaría.
5. Cajero.

Aprobado por el gabinete del rector: 3 de agosto de 2016
Presentado al consejo de administración: 21 de septiembre de 2016
Última revisión: 16 de diciembre de 2025
Persona de contacto para el procedimiento: Servicios al Estudiante

Políticas y procedimientos relacionados