Permiso por motivos familiares

1500.200 PROCEDIMIENTO DE PERMISO MÉDICO FAMILIAR

La Ley de Licencia Familiar y Médica (FMLA) garantiza a los empleados la protección del puesto de trabajo y el derecho a prestaciones que cumplan los requisitos de elegibilidad de la FMLA. Además de la licencia prevista en la FMLA, tal y como se describe a continuación, un empleado también puede tener derecho a otras licencias en virtud de , los acuerdos negociados aplicables, las leyes estatales y federales, los estatutos y reglamentos, incluidos los artículos 296-130 (cuidado familiar estatal) y 357-31 (días festivos y permisos) del WAC. A continuación se resumen las disposiciones de la Ley de Permisos Familiares y Médicos de 1993, en su versión modificada.

El director de Recursos Humanos de la universidad, o la persona que este designe, es responsable de garantizar que las bajas se gestionen de buena fe y de conformidad con los derechos y responsabilidades establecidos por la ley, así como de proporcionar información y formación específicas sobre dichos derechos y responsabilidades.

Los supervisores son responsables de gestionar las bajas de su personal y de mantener tanto al empleado como al departamento de recursos humanos informados sobre los cambios en su situación, sus derechos y la necesidad de información. Además, los supervisores deben asegurarse de que ningún empleado reincorpore al trabajo sin haber confirmado previamente con el departamento de recursos humanos que se dispone de la autorización médica correspondiente en el expediente.

Los empleados son responsables de comunicar sus bajas y de facilitar la notificación y la información necesarias para que la universidad pueda gestionar eficazmente este procedimiento y dirigir a su plantilla.

Nada de lo aquí expuesto modifica los términos del convenio colectivo aplicable.

A. REQUISITOS PARA ACCEDER A LA FMLA

Un empleado tiene derecho a acogerse a la FMLA si cumple los siguientes requisitos de elegibilidad:

1. De conformidad con la FMLA y sus posibles modificaciones, un empleado que haya trabajado para el Wenatchee Valley College o para otro organismo o institución de educación superior del estado de Washington durante al menos 12 meses; y,
2. Haber trabajado para el Estado al menos 1 250 horas, incluidas las horas extras, en los 12 meses inmediatamente anteriores a la fecha de inicio de la baja por la FMLA. Salvo en el caso de la baja por servicio militar, el requisito de las 1 250 horas no incluye las bajas no remuneradas ni los permisos remunerados (es decir, vacaciones anuales, bajas por enfermedad, días festivos por motivos personales, tiempo compensatorio, crédito por días festivos o permisos compartidos). Los convenios colectivos pueden tener requisitos de cómputo del tiempo diferentes; y,
3. No haya agotado aún el derecho a 12 semanas de baja por la FMLA correspondiente al año en curso.

B. TIPO DE PERMISO CONTEMPLADO

El Wenatchee Valley College concederá hasta 12 semanas laborables de permiso con protección del puesto de trabajo en un periodo de 12 mesesa los empleados que cumplan los requisitos, de conformidad con la FMLA y este procedimiento, por uno o varios de los siguientes motivos:

1. Permiso médico familiar por el nacimiento y el cuidado de un recién nacido durante los primeros 12 meses tras el parto.
   NOTA: en el caso de las madres biológicas, cualquier período de incapacidad temporal relacionada con el embarazo se suma al permiso de 12 semanas al que tienen derecho. Los empleados clasificados y exentos pueden solicitar un permiso parental más allá de las 12 semanas, sin superar los seis meses en total, incluida cualquier parte del tiempo cubierto por la FMLA.
2. Permiso médico familiar por la acogida de un niño por parte del empleado con fines de adopción o acogida temporal durante los primeros 12 meses desde la acogida.
3. Permiso médico familiar para cuidar del cónyuge, un progenitor o un hijo del empleado que padezca una afección grave que requiera cuidados o supervisión in situ por parte del empleado.
   
   El término «cuidar» incluye tanto los cuidados físicos como los psicológicos, así como la organización de cuidados a cargo de terceros para un familiar, como en una residencia de ancianos o mediante asistencia de enfermería a domicilio (siempre que sea necesario o beneficioso según lo determine un profesional sanitario).
   
   
4. Baja médica por motivos personales debida a un problema de salud grave del propio empleado que le impide desempeñar las funciones de su puesto de trabajo.
5. Permiso médico familiar debido a una situación de urgencia que cumpla los requisitos y que se derive del hecho de que el cónyuge, un progenitor o un hijo de un empleado con derecho a ello se encuentre en servicio activo cubierto o haya sido notificado de una próxima llamada a filas para el servicio activo cubierto en las Fuerzas Armadas.
   
   El permiso por urgencia solo se aplica si el familiar del empleado es miembro de la Reserva, la Guardia Nacional o las Fuerzas Armadas regulares. Además, la baja por exigencia solo se aplica a las convocatorias federales al servicio activo y el despliegue debe ser a un país extranjero.
   
   Las exigencias que dan derecho a la baja incluyen asistir a determinados eventos militares, organizar el cuidado alternativo de los hijos, ocuparse de determinados trámites financieros y legales, asistir a determinadas sesiones de asesoramiento y asistir a sesiones informativas de reintegración tras el despliegue.
   
   
6. Permiso para cuidadores de militares destinado a atender a un miembro del servicio cubierto que se encuentre lesionado o enfermo.
   Este permiso puede extenderse hasta 26 semanas en un periodo de 12 meses para un empleado con derecho a él cuyo cónyuge, progenitor, hijo o pariente más cercano se haya lesionado o se esté recuperando de una lesión sufrida mientras prestaba servicio militar activo y que sea incapaz de desempeñar las funciones propias del cargo, grado, rango o categoría del miembro del servicio. Esta disposición sobre la baja también incluye a los veteranos que estén recibiendo tratamiento médico, recuperación o terapia por una lesión o enfermedad grave que se haya producido en cualquier momento durante el periodo de cinco años anterior a la primera fecha en que el empleado con derecho a ello se acoge a la baja de la FMLA para cuidar del veterano cubierto.

Durante un mismo período de 12 meses, un empleado con derecho a ello tiene un límite de un total combinado de 26 semanas de permiso por el cuidado de un miembro de las Fuerzas Armadas y de permiso en virtud de la FMLA por otros motivos que cumplan los requisitos .

C. SOLICITUD DE PERMISO POR PARTE DEL EMPLEADO Y DESIGNACIÓN DEL EMPLEADOR

Es responsabilidad del empleado notificar a su supervisor la necesidad de ausentarse y exponer los motivos de la ausencia, a fin de que la universidad pueda determinar si esta cumple los requisitos para ser considerada una baja en virtud de la FMLA. El empleado también deberá indicar la fecha prevista y la duración de la ausencia. El supervisor podrá pedir al empleado que se ponga en contacto con la oficina de recursos humanos para obtener los formularios oficiales de solicitud de la FMLA, o bien podrá notificarlo directamente a dicha oficina.

El empleado que necesite una baja en virtud de la FMLA deberá seguir los procedimientos habituales de notificación para comunicar una ausencia, salvo en circunstancias excepcionales. Cuando la baja sea previsible, como en el caso de un tratamiento médico programado o el nacimiento de un hijo, la solicitud deberá presentarse por escrito con al menos 30 días naturales de antelación (se recomienda al personal con responsabilidades docentes que presente su solicitud con la mayor antelación posible antes del inicio del trimestre ). El empleado que vaya a someterse a un tratamiento médico programado deberá hacer un esfuerzo razonable por programar el tratamiento de manera que se minimicen las interrupciones en el funcionamiento de la universidad.

La designación de la FMLA es responsabilidad de la universidad. Normalmente, la universidad determinará la elegibilidad y notificará al empleado sus derechos y responsabilidades en un plazo de siete días naturales, salvo que concurran circunstancias atenuantes, a partir de la fecha en que la universidad tenga conocimiento de que se solicita la baja por un motivo que cumple los requisitos de la FMLA. La universidad podrá solicitar la certificación adecuada que respalde la solicitud de baja, incluida la baja por motivos militares de urgencia. Una vez recibida la información completa y suficiente que permita a la universidad determinar si la baja cumple los requisitos de la FMLA, la universidad notificará al empleado, en un plazo de siete días naturales, salvo que concurran circunstancias atenuantes, que la baja se designa como baja FMLA.

La universidad podrá solicitar más información sobre la necesidad de la baja si el empleado no proporciona inicialmente datos suficientes para determinar si la solicitud de baja cumple los requisitos para acogerse a la FMLA.

Puede haber ocasiones en las que los empleados se ausenten por circunstancias que cumplirían los requisitos para una baja por la FMLA, sin que el empleado haya solicitado específicamente dicha baja. La universidad tiene derecho a calificar dichas ausencias como permiso familiar y médico. Si la universidad no califica el permiso de forma adecuada o oportuna, este podrá calificarse como permiso FMLA con carácter retroactivo, a menos que el empleado sufra un perjuicio o daño a causa de dicha calificación retroactiva, o si el empleado y el empleador llegan a un acuerdo.

El formulario de solicitud de la FMLA y el formulario de verificación o certificación están disponibles en la página web de Recursos Humanos. Previa solicitud, la universidad proporcionará al empleado un formulario de solicitud de la FMLA que deberá cumplimentar el propio empleado, así como un formulario de verificación o certificación que deberá cumplimentar el profesional sanitario del empleado o de un familiar suyo, o el profesional sanitario del miembro de las Fuerzas Armadas amparado por la ley (véanse los requisitos de verificación o certificación y documentación más abajo).

Al empleado que solicite un permiso familiar por motivos militares se le facilitarán los formularios de certificación que deberá cumplimentar, así como una solicitud de copia de las órdenes de servicio activo del miembro del ejército.

El empleado deberá devolver estos formularios en un plazo de 15 días naturales, salvo que concurran circunstancias atenuantes, una vez que los haya recibido.

D. COBERTURA Y IMPORTE DE LAS PRESTACIONES POR BAJA

1. Ambos cónyuges empleados por la universidad: Si ambos cónyuges trabajan para la universidad y cada uno desea tomarse una baja por el nacimiento de un hijo, la adopción o la acogida de un menor, o para cuidar de un progenitor (pero no de un suegro o suegra) con una enfermedad grave, los cónyuges solo podrán tomarse un total combinado de 12 semanas de baja. Si cualquiera de los cónyuges utiliza una parte del derecho de 12 semanas por las razones anteriores, seguirá disponiendo del derecho restante para otros fines de la FMLA. Si ambos cónyuges trabajan para la universidad y cada uno desea tomarse una baja para cuidar de un miembro del servicio cubierto que esté lesionado o enfermo, los cónyuges solo podrán tomarse un total combinado de 26 semanas de baja.
2. Cálculo de las vacaciones: El disfrute de las vacaciones se calculará por horas. Por ejemplo, un empleado a tiempo completo con un horario de 8 horas al día, cinco días a la semana, tendría derecho a 480 horas de permiso FMLA durante el periodo de 12 meses.

En el caso de los empleados que no trabajen a tiempo completo, la duración de la baja se calculará de forma proporcional y se determinará en función de la situación del empleado en el momento de solicitarla.

E. VERIFICACIÓN O CERTIFICACIÓN Y DOCUMENTACIÓN

Podrá exigirse una verificación o certificación para cualquier solicitud de permiso por una afección grave de salud del propio empleado, para cuidar de un familiar con una afección grave de salud, o para cuidar de un miembro de las Fuerzas Armadas cubierto por la ley que sufra una lesión o enfermedad grave. Podrá exigirse una verificación o certificación para cualquier solicitud de permiso por motivos de urgencia militar. Se solicitará al empleado que responda a la solicitud de una certificación completa en un plazo de 15 días naturales desde la solicitud o que proporcione una explicación razonable del retraso. El incumplimiento de la obligación de proporcionar la certificación solicitada puede dar lugar a la denegación de la continuación de la baja, o a la pérdida de la protección de la FMLA para dicha baja. La certificación debe proporcionarse utilizando el formulario de certificación del Departamento de Trabajo de los Estados Unidos que se indica a continuación. Debe incluirse toda la información pertinente.

1. Certificado de la FMLA para el empleado (WH-380-E).
2. Certificado de la FMLA para un familiar (WH-380-F).
3. Certificado de la FMLA para el permiso por motivos militares (WH-384).
4. Certificación de la FMLA para militares con derecho a la prestación (WH-385).

Los formularios de solicitud de la FMLA y de verificación o certificación están disponibles en la página web de Recursos Humanos.

Si el colegio tiene dudas sobre la verificación o certificación inicial, podrá, previa autorización del empleado, ponerse en contacto con el profesional sanitario del empleado para aclarar la certificación original. El colegio también podrá ponerse en contacto con el profesional sanitario del empleado para autentificar la verificación o certificación.

Si la universidad tiene motivos para cuestionar el certificado médico, podrá, a su entera discreción, solicitar una segunda opinión a un profesional sanitario de su elección y a su cargo. Si la segunda opinión discrepa de la primera, se podrá obtener una tercera opinión a cargo de la universidad, de un profesional sanitario elegido de mutuo acuerdo por el empleado y la universidad. La tercera opinión será la determinante. Se considerará que el empleado tiene derecho provisional a la baja mientras se espera la segunda y/o tercera opinión. Si la tercera opinión determina que la afección médica no cumple los requisitos de la FMLA, se exigirá al empleado que utilice las opciones de baja remunerada, si están disponibles. Si no hay baja disponible, el empleado podrá solicitar una baja sin sueldo.

La empresa podrá exigir una verificación o certificación para renovar periódicamente la certificación con el fin de determinar si la necesidad persiste, volver a verificar el estado o comunicar cambios en el pronóstico, o si la empresa recibe información que suscite dudas sobre la ausencia. Los gastos de renovación de la certificación correrán a cargo del empleado.

Debido a la legislación sobre la privacidad de los empleados y los pacientes, la verificación o certificación, así como toda la información relacionada con la misma, debe entregarse directamente a la oficina de recursos humanos y conservarse en ella.

F. PERMISO INTERMITENTE O HORARIO REDUCIDO

Se concederá un permiso intermitente o un permiso con jornada reducida si es médicamente necesario debido a una enfermedad grave del propio empleado que cumpla los requisitos, o para cuidar de un familiar con una enfermedad grave, o en el marco de un permiso familiar por motivos militares.

La universidad podrá optar por conceder una licencia intermitente o con jornada reducida para el cuidado de un hijo recién nacido, un hijo en acogida o un hijo adoptado. La universidad y el empleado deben acordar mutuamente el horario de trabajo y la duración antes de que el empleado pueda disfrutar de la licencia de forma intermitente o trabajar con un horario reducido. La concesión de una licencia intermitente o de un horario reducido con este fin es discrecional y se determinará caso por caso.

Los acuerdos de permisos intermitentes deben redundar en beneficio mutuo de la universidad y del empleado. En caso de que dicho acuerdo deje de redundar en beneficio mutuo de cualquiera de las partes, se rescindirá y se podrá establecer un nuevo acuerdo de permisos.

La universidad podrá trasladar temporalmente a un empleado a un puesto alternativo disponible para el que esté cualificado, con un salario y prestaciones equivalentes, si dicho puesto se adapta mejor a un horario intermitente o reducido. La FMLA no exige al empleador que ascienda a un empleado ni que cree un puesto como medida de adaptación.

Los mismos requisitos de verificación o certificación que se enumeran en la sección E se aplican a las bajas intermitentes o a las bajas con jornada reducida.

G. SUSTITUCIÓN DE PERMISOS REMUNERADOS/PERMISOS CONCURRENTES

La universidad no exigirá a ningún empleado que sustituya la baja remunerada por una baja no remunerada en virtud de la FMLA. Los empleados de Wenatchee Valley College pueden utilizar cualquier combinación de bajas remuneradas o no remuneradas a las que tengan derecho para cubrir el derecho a la baja en virtud de la FMLA. *El uso de cualquier permiso, remunerado o no remunerado, para un evento que cumpla los requisitos de la FMLA se acumulará con, y no se sumará a, el uso del permiso de la FMLA para ese evento. Los tipos de permiso que pueden sustituir al permiso de la FMLA no remunerado incluyen vacaciones, baja por enfermedad, tiempo libre compensatorio, crédito por días festivos, permiso compartido, intercambio de horas, permiso personal o días festivos personales. La baja en virtud de la ley de baja por cuidados familiares del estado de Washington se aplica de forma simultánea a la baja de la FMLA. *La baja sin sueldo por una ausencia cubierta por la indemnización por accidente laboral también se aplicará de forma simultánea a la baja de la FMLA. La baja en virtud del programa de Baja Familiar y Médica Remunerada (PFML) no tiene por qué aplicarse de forma simultánea a la baja de la FMLA, a menos que se solapen. Se deben consultar los convenios colectivos para detectar cualquier diferencia en relación con esta sección.

* El personal clasificado perteneciente a la unidad de negociación no contabiliza las bajas por enfermedad o lesión laboral cubiertas por el seguro de accidentes de trabajo ni las horas compensatorias dentro de las 12 semanas de baja.

El empleado podrá utilizar la baja por enfermedad, los días libres por motivos personales, las horas compensatorias, el intercambio de horas, los días de permiso personal o las vacaciones como prestación complementaria mientras perciba una sustitución salarial parcial por el permiso familiar y/o médico remunerado en virtud del Programa de Permiso Familiar y Médico Remunerado (PFML) del estado de Washington,

Todo empleado que utilice una baja remunerada durante un hecho que dé derecho a la FMLA deberá cumplir los requisitos de notificación y certificación relativos al uso de la FMLA, además del proceso habitual de notificación y autorización de la universidad en materia de bajas remuneradas. La sustitución por baja por enfermedad solo se permitirá en aquellos casos en los que la baja por enfermedad estaría normalmente permitida de conformidad con la legislación estatal o la política de la universidad.

H. MANTENIMIENTO DE LAS PRESTACIONES

Durante la baja por la FMLA aprobada, las prestaciones sanitarias y de otro tipo del empleado se mantendrán al mismo nivel y en las mismas condiciones que si el empleado hubiera seguido trabajando.

Durante la baja remunerada, la universidad seguirá realizando deducciones de la nómina correspondientes a la cuota del empleado en concepto de seguro médico y otras primas. Durante la baja no remunerada, el empleado deberá seguir abonando este importe, ya sea en persona o por correo. El pago debe recibirse en la oficina de nóminas antes del día 10 de cada mes. Si el pago se retrasa más de 30 días, la cobertura sanitaria del empleado podrá suspenderse mientras dure la baja. La empresa notificará al empleado con 15 días de antelación la pérdida de la cobertura.

Si un empleado decide no reincorporarse al trabajo al finalizar su permiso FMLA no remunerado por motivos distintos a una afección grave y prolongada del propio empleado o de un familiar suyo, una lesión o enfermedad grave y prolongada de un miembro de las Fuerzas Armadas cubierto por la ley, o una circunstancia ajena a la voluntad del empleado, se le podrá exigir que reembolse a la universidad el importe de las primas de seguro médico pagadas por esta durante el periodo de baja en virtud de la FMLA.

I. REINCORPORACIÓN AL TRABAJO/APTITUD PARA EL SERVICIO

Antes de reincorporarse al trabajo tras una enfermedad que le haya dado derecho a la FMLA, el empleado deberá presentar un certificado de aptitud para el trabajo expedido por un profesional sanitario. Dicho certificado deberá estar relacionado con el puesto de trabajo y ajustarse a las necesidades de la empresa . No se exigirá un certificado de aptitud para el trabajo en caso de bajas intermitentes, a menos que existan motivos de seguridad relacionados con la capacidad del empleado para desempeñar sus funciones debido a una afección grave de salud. El empleado deberá entregar este documento en la oficina de recursos humanos durante el horario laboral habitual antes de reincorporarse al puesto de trabajo. Los certificados de aptitud para el trabajo correrán a cargo del empleado.

Si el médico del empleado considera que este puede reincorporarse al trabajo, pero con limitaciones o restricciones, estas deberán indicarse junto con la duración prevista de las mismas.

J. RECUPERACIÓN DEL EMPLEO

Tras la baja concedida por un motivo amparado por la FMLA, el empleado será reincorporado al mismo puesto o a uno equivalente al que ocupaba inmediatamente antes de la baja, a menos que, de no haberse concedido dicha baja, el empleado hubiera sido despedido (por ejemplo, por despido colectivo o por finalización de un contrato temporal). El regreso de un empleado puede verse afectado por su capacidad para desempeñar con seguridad las responsabilidades asignadas. Además, la universidad puede optar por eximir a determinados empleados «clave» de este requisito y no reincorporarlos al mismo puesto o a uno similar.

Un empleado que se reincorpora tras una baja por la FMLA no tiene más derecho a la reincorporación ni a otras prestaciones y condiciones laborales que si hubiera estado trabajando de forma ininterrumpida durante el período de baja.

K. VARIOS

Los empleados deben solicitar ayuda al departamento de recursos humanos para determinar si tienen derecho a otros tipos de permisos, además de los contemplados en esta política; por ejemplo, permiso por incapacidad, permiso parental, permiso para cuidar de un hijo enfermo o de un familiar con una enfermedad grave, permiso compartido, etc.

L. INTERACCIÓN CON LAS LEYES Y NORMATIVAS

Este procedimiento se interpretará de conformidad con la FMLA y su normativa de acompañamiento, tal y como están redactadas actualmente o según se modifiquen en el futuro. Las definiciones contenidas en este procedimiento se ajustarán a la Ley Federal de Licencia Familiar y Médica de 1993 (FMLA). En la medida en que determinados aspectos de la FMLA o de su normativa complementaria no estén contemplados en este procedimiento o sean, o lleguen a ser, incompatibles con este, dichas lagunas o incompatibilidades se interpretarán de conformidad con la FMLA y su normativa.

M. CONFIDENCIALIDAD

Toda la información relativa a las solicitudes de permiso familiar y médico se tratará de forma confidencial y se utilizará únicamente para tomar decisiones sobre la solicitud de permiso en virtud de la FMLA. La información médica relacionada con la FMLA se conservará en un expediente confidencial y no se incluirá en el expediente personal del empleado.

Aprobado por el gabinete del presidente: 5 de julio de 2005, 26 de mayo de 2009, 8 de diciembre de 2009, 30 de diciembre de 2014, 21 de marzo de 2023, 13 de enero de 2026
Última revisión: 13 de enero de 2026
Persona de contacto para el procedimiento: Recursos Humanos

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