Permiso médico familiar

1500.200 PROCEDIMIENTO DE PERMISO MÉDICO FAMILIAR

La Ley de Permisos Familiares y Médicos (FMLA) garantiza a los empleados la protección del puesto de trabajo y el derecho a prestaciones que cumplan los requisitos de elegibilidad de la FMLA. Además del permiso previsto en la FMLA, tal y como se describe a continuación, un empleado también puede tener derecho a otros permisos en virtud de políticas y procedimientos de la universidad, los convenios colectivos aplicables, las leyes estatales y federales, los estatutos y los reglamentos, incluidos los artículos 296-130 (cuidado familiar estatal) y 357-31 (días festivos y permisos) del WAC. A continuación se resumen las disposiciones de la Ley de Permisos Familiares y Médicos de 1993, en su versión modificada.

El director de Recursos Humanos de la universidad, o la persona que este designe, es responsable de garantizar que las bajas se gestionen de buena fe y de conformidad con los derechos y responsabilidades establecidos por la ley, así como de proporcionar información y formación específicas sobre dichos derechos y responsabilidades.

Los supervisores son responsables de gestionar las bajas de su personal y de mantener tanto al empleado como al departamento de recursos humanos informados sobre los cambios en su situación, sus derechos y la necesidad de información. Además, los supervisores deben asegurarse de que ningún empleado reincorpore al trabajo sin haber confirmado previamente con el departamento de recursos humanos que la correspondiente autorización médica figura en el expediente.

Los empleados tienen la responsabilidad de comunicar sus ausencias y facilitar la notificación y la información necesarias para que la universidad pueda gestionar eficazmente este procedimiento y dirigir a su plantilla.

Nada de lo aquí expuesto modifica las condiciones de un convenio colectivo aplicable.

A. REQUISITOS PARA ACOGERSE A LA FMLA

Un empleado estará amparado por la FMLA si cumple los siguientes requisitos de elegibilidad:

1. De conformidad con la FMLA y cualquier modificación de la misma, un empleado que haya trabajado para el Wenatchee Valley College o para otro organismo o institución de enseñanza superior del estado de Washington durante al menos 12 meses; y,
2. Haber trabajado para la Administración pública al menos 1 250 horas, incluidas las horas extras, durante los 12 meses inmediatamente anteriores a la fecha de inicio de la baja en virtud de la FMLA. Salvo en el caso de la baja por servicio militar, el requisito de las 1 250 horas no incluye las bajas no remuneradas ni los permisos remunerados (es decir, las vacaciones anuales, la baja por enfermedad, los días festivos por motivos personales, el tiempo compensatorio, el crédito por días festivos o la baja compartida). Los convenios colectivos pueden establecer requisitos Contabilidad tiempo diferentes; y,
3. No haya agotado aún el derecho a 12 semanas de permiso en virtud de la FMLA correspondiente al año en curso.

B. TIPO DE PERMISO CONTEMPLADO

El Wenatchee Valley College concederá Beca / Subsidio 12 semanas laborables de permiso con protección del puesto de trabajo en un período de 12 mesesa los empleados que cumplan los requisitos, de conformidad con la FMLA y el presente procedimiento, por una o varias de las siguientes razones:

1. Permiso médico familiar por el nacimiento y el cuidado de un recién nacido durante los primeros 12 meses tras el parto.
   NOTA: en el caso de las madres biológicas, cualquier período de incapacidad temporal relacionada con el embarazo se suma al derecho a un permiso de 12 semanas. Los empleados clasificados y exentos pueden solicitar un permiso parental más allá de las 12 semanas, sin superar los seis meses en total, incluida cualquier parte del tiempo cubierto por la FMLA.
2. Permiso médico familiar por la acogida de un menor por parte del empleado, con vistas a su adopción o acogida temporal, durante los primeros 12 meses desde el inicio de la acogida.
3. Permiso médico familiar para cuidar del cónyuge, padre, madre o hijo de un empleado que padezca una afección grave que requiera cuidados o supervisión in situ por parte del empleado.
   
   El término «cuidar» incluye tanto los cuidados físicos como los psicológicos, así como la organización de cuidados prestados por terceros para un familiar, como en una residencia de ancianos o mediante asistencia de enfermería a domicilio (siempre que sea necesario o beneficioso, según lo determine un profesional sanitario).
   
   
4. Baja médica por motivos personales debida a una afección grave de salud del propio empleado que le impida desempeñar las funciones propias de su puesto de trabajo.
5. Permiso médico familiar debido a una situación de urgencia que cumpla los requisitos, derivada del hecho de que el cónyuge, un progenitor o un hijo de un empleado con derecho a dicho permiso se encuentre en servicio activo cubierto o haya sido notificado de una próxima convocatoria para el servicio activo cubierto en las Fuerzas Armadas.
   
   El permiso por situación de urgencia solo se aplica si el familiar del empleado es miembro de la Reserva, la Guardia Nacional o las Fuerzas Armadas regulares. Además, la baja por situación de urgencia solo se aplica a las convocatorias federales al servicio activo y el despliegue debe tener lugar en un país extranjero.
   
   Las situaciones de urgencia que dan derecho a la baja incluyen asistir a determinados actos militares, organizar un servicio alternativo Cuidado Infantil, gestionar determinados trámites financieros y legales, asistir a determinadas sesiones de asesoramiento y asistir a reuniones informativas de reintegración tras el despliegue.
   
   
6. Permiso para cuidadores de militares destinado a atender a un miembro de las Fuerzas Armadas cubierto por la ley que se encuentre lesionado o enfermo.
   Este permiso puede prolongarse hasta 26 semanas en un periodo de 12 meses para un empleado que reúna los requisitos y cuyo cónyuge, progenitor, hijo o pariente más cercano se encuentre lesionado o se esté recuperando de una lesión sufrida mientras prestaba servicio militar activo y que sea incapaz de desempeñar las funciones propias del cargo, grado, rango o categoría del miembro de las Fuerzas Armadas. Esta disposición sobre la baja también incluye a los veteranos que estén recibiendo tratamiento médico, recuperación o terapia por una lesión o enfermedad grave que se haya producido en cualquier momento durante el período de cinco años anterior a la primera fecha en que el empleado con derecho a ello se acoja a la baja en virtud de la FMLA para cuidar del veterano amparado por la ley.

Durante un mismo período de 12 meses, un empleado que cumpla los requisitos tiene un límite de un total combinado de 26 semanas de permiso por el cuidado de un miembro de las Fuerzas Armadas y de permiso en virtud de la FMLA por otros motivos que cumplan los requisitos .

C. SOLICITUD DE PERMISO POR PARTE DEL EMPLEADO Y DESIGNACIÓN DEL EMPRESARIO

Es responsabilidad del empleado notificar a su superior la necesidad de ausentarse y exponer los motivos de dicha ausencia, a fin de que la universidad pueda determinar si esta cumple los requisitos para ser considerada una baja en virtud de la FMLA. El empleado deberá indicar asimismo la fecha prevista y la duración de la baja. El superior podrá solicitar al empleado que se ponga en contacto con la oficina de recursos humanos para obtener la documentación oficial de solicitud de la FMLA, o bien podrá notificarlo directamente a dicha oficina.

El empleado que necesite una baja en virtud de la FMLA deberá seguir los procedimientos habituales de notificación para comunicar una ausencia, salvo en circunstancias excepcionales. Cuando la baja sea previsible, como en el caso de un tratamiento médico programado o el nacimiento de un hijo, la solicitud deberá presentarse por escrito con al menos 30 días naturales de antelación (se recomienda al personal con responsabilidades docentes que presente su solicitud con la mayor antelación posible antes del inicio del Trimestre ). El empleado que vaya a someterse a un tratamiento médico programado deberá hacer un esfuerzo razonable por programar dicho tratamiento con el fin de minimizar las interrupciones en el funcionamiento de la universidad.

La designación de la FMLA es responsabilidad de la universidad. Normalmente, la universidad determinará la elegibilidad e informará al empleado de sus derechos y obligaciones en un plazo de siete días naturales —salvo que concurran circunstancias atenuantes— a partir de la fecha en que la universidad tenga conocimiento de que se solicita la baja por un motivo que cumple los requisitos de la FMLA. La universidad podrá solicitar la documentación acreditativa pertinente para respaldar la solicitud de baja, incluida la baja por motivos de urgencia militar. Una vez recibida la información completa y suficiente que permita a la universidad determinar si la baja cumple los requisitos de la FMLA, la universidad notificará al empleado, en un plazo de siete días naturales —salvo que concurran circunstancias atenuantes—, que la baja se designa como baja en virtud de la FMLA.

La universidad podrá solicitar más información sobre la necesidad de la baja si el empleado no facilita inicialmente datos suficientes para determinar si la solicitud de baja cumple los requisitos para ser considerada como baja en virtud de la FMLA.

Puede darse el caso de que los empleados se ausenten por circunstancias que cumplirían los requisitos para una baja en virtud de la FMLA, sin que el empleado haya solicitado expresamente dicha baja. La universidad tiene derecho a calificar dichas ausencias como permiso familiar y médico. Si la universidad no califica el permiso de forma adecuada o oportuna, este podrá calificarse retroactivamente como permiso FMLA, salvo que el empleado sufra un perjuicio o daño a causa de dicha calificación retroactiva, o si el empleado y el empleador llegan a un acuerdo.

El formulario de solicitud de la FMLA y el formulario de verificación o certificación están disponibles en la Recursos Humanos . Previa solicitud, la universidad facilitará al empleado un formulario de solicitud de la FMLA que deberá cumplimentar el propio empleado, así como un formulario de verificación o certificación que deberá cumplimentar el profesional sanitario del empleado o de un familiar suyo, o bien el profesional sanitario del miembro de las Fuerzas Armadas amparado por la ley (véanse los requisitos de verificación o certificación y documentación que figuran a continuación).

Al empleado que solicite un permiso familiar por motivos militares se le facilitarán los formularios de certificación que deberá cumplimentar, así como una solicitud para obtener una copia de las órdenes de servicio activo del miembro militar.

El empleado deberá devolver estos formularios en un plazo de 15 días naturales, salvo que concurran circunstancias atenuantes, a partir de la fecha en que los reciba.

D. COBERTURA Y IMPORTE DE LAS PERMISIONES

1. Ambos cónyuges empleados por la universidad: Si ambos cónyuges trabajan para la universidad y cada uno desea acogerse a un permiso por el nacimiento de un hijo, la adopción o la acogida de un menor en régimen de acogida, o para cuidar de un progenitor (pero no de un suegro o suegra) con una afección grave de salud, los cónyuges solo podrán disfrutar de un total combinado de 12 semanas de permiso. Si cualquiera de los cónyuges utiliza una parte del derecho de 12 semanas por los motivos anteriormente mencionados, seguirá disponiendo del derecho restante para otros fines contemplados en la FMLA. Si ambos cónyuges trabajan para la universidad y cada uno desea tomarse una baja para cuidar de un miembro de las Fuerzas Armadas cubierto por la ley que se encuentre lesionado o enfermo, los cónyuges solo podrán disfrutar de un total combinado de 26 semanas de baja.
2. Contabilidad las bajas: El disfrute de las bajas se contabilizará por horas. Por ejemplo, un empleado a tiempo completo con un horario de 8 horas al día, cinco días a la semana, tendría derecho a 480 horas de baja en virtud de la FMLA durante el periodo de 12 meses.

En el caso de los empleados que trabajen menos de una jornada completa, la duración de la baja se calculará de forma prorrateada y se determinará en función de la situación del empleado en el momento de solicitarla.

E. VERIFICACIÓN O CERTIFICACIÓN Y DOCUMENTACIÓN

Podrá exigirse una verificación o certificación para cualquier solicitud de permiso por una afección grave de salud del propio empleado, para cuidar de un familiar con una afección grave de salud o para cuidar de un miembro de las Fuerzas Armadas amparado por la ley que sufra una lesión o enfermedad grave. Podrá exigirse una verificación o certificación para cualquier solicitud de permiso por exigencias militares. Se solicitará al empleado que responda a la solicitud de presentación de una certificación completa en un plazo de 15 días naturales a partir de la solicitud o que proporcione una explicación razonable del retraso. El hecho de no presentar la certificación solicitada puede dar lugar a la denegación de la continuación de la baja o a la pérdida de la protección de la FMLA para dicha baja. La certificación deberá presentarse utilizando el formulario de certificación correspondiente del Departamento de Trabajo de los Estados Unidos que se indica a continuación. Deberá incluirse toda la información pertinente.

1. Certificado de la FMLA para un empleado (WH-380-E).
2. Certificado de la FMLA para un familiar (WH-380-F).
3. Certificado de la FMLA para el permiso por motivos militares (WH-384).
4. Certificación de la FMLA para un miembro de las Fuerzas Armadas amparado por dicha ley (WH-385).

Los formularios de solicitud de la FMLA y de verificación o certificación están disponibles en la página web de Recursos Humanos.

Si la universidad tiene alguna duda respecto a la verificación o certificación inicial, podrá, previa autorización del empleado, ponerse en contacto con el profesional sanitario de este para aclarar la certificación original. La universidad también podrá ponerse en contacto con el profesional sanitario del empleado para autentificar la verificación o certificación.

Si la universidad tiene motivos para cuestionar el certificado médico, podrá, a su entera discreción, solicitar una segunda opinión a un profesional sanitario de su elección y a su cargo. Si la segunda opinión entra en conflicto con la primera, se podrá obtener una tercera opinión a cargo de la universidad, de un profesional sanitario elegido de mutuo acuerdo por el empleado y la universidad. La tercera opinión será la determinante. Se considerará que el empleado tiene derecho provisional a la baja mientras se espera la segunda y/o tercera opinión. Si la tercera opinión determina que la afección médica no cumple los requisitos establecidos en la FMLA, se exigirá al empleado que utilice las opciones de baja remunerada, si las hubiera. Si no dispone de ninguna baja, el empleado podrá solicitar una baja no remunerada.

La universidad podrá exigir una verificación o certificación para renovar la certificación periódicamente con el fin de determinar si la necesidad persiste, volver a verificar el estado o comunicar cambios en el pronóstico, o si la universidad recibe información que plantee dudas Acerca de ausencia. Las renovaciones de la certificación correrán a cargo del empleado.

Debido a la legislación en materia de protección de datos de empleados y pacientes, la verificación o certificación, así como toda la información relacionada con la misma, debe devolverse directamente a Recursos Humanos y conservarse en ella.

F. PERMISO INTERMITENTE O HORARIO REDUCIDO

Se concederá un permiso intermitente o un permiso con jornada reducida si resulta médicamente necesario debido a una afección grave de salud del propio empleado que cumpla los requisitos, o para cuidar de un familiar con una afección grave de salud, o bien en el marco de un permiso familiar por motivos militares.

La universidad podrá optar por Beca / Subsidio por Beca / Subsidio de forma intermitente o con jornada reducida para el cuidado de un hijo recién nacido, un hijo en acogida o un hijo adoptado. La universidad y el empleado deberán acordar de mutuo acuerdo el horario de trabajo y la duración antes de que el empleado pueda disfrutar de la baja de forma intermitente o trabajar con un horario reducido. La concesión de una baja intermitente o de un horario reducido con este fin es discrecional y se determinará caso por caso.

Los acuerdos de permiso intermitente deben responder a los intereses mutuos de la universidad y del empleado. En caso de que dicho acuerdo deje de responder a los intereses mutuos de cualquiera de las partes, se rescindirá y se podrá establecer un nuevo acuerdo de permiso.

La universidad podrá trasladar temporalmente a un empleado a un puesto alternativo disponible para el que esté cualificado, con un salario y prestaciones equivalentes, si dicho puesto alternativo se adapta mejor a su horario intermitente o reducido. La FMLA no exige al empleador que ascienda a un empleado ni que cree un puesto como medida de adaptación.

Los mismos requisitos de verificación o certificación que figuran en la sección E se aplican a las bajas de carácter intermitente o a las bajas con jornada reducida.

G. SUSTITUCIÓN DE PERMISOS REMUNERADOS/PERMISOS CONCURRENTES

La universidad no exigirá a ningún empleado que sustituya la baja remunerada por una baja no remunerada en virtud de la FMLA. Los empleados de Wenatchee Valley College podrán utilizar cualquier combinación de bajas remuneradas o no remuneradas a las que tengan derecho para cubrir su derecho en virtud de la FMLA. *El uso de cualquier permiso, remunerado o no remunerado, para un evento que dé derecho a la FMLA se acumulará con, y no se sumará a, el uso del permiso de la FMLA para dicho evento. Los tipos de permiso que pueden sustituir a un permiso de la FMLA que, de otro modo, no estaría remunerado incluyen las vacaciones, la baja por enfermedad, el tiempo libre compensatorio, el crédito por días festivos, el permiso compartido, el intercambio de horas, el permiso personal o los días festivos personales. La baja en virtud de la ley de baja por cuidados familiares del estado de Washington se executa de forma simultánea a la baja de la FMLA. *La baja no remunerada por una ausencia cubierta por la indemnización por accidente de trabajo también se ejecutará de forma simultánea a la baja de la FMLA. La baja en virtud del programa de Baja Familiar y Médica Remunerada (PFML) no tiene por qué ejecutarse de forma simultánea a la baja de la FMLA, a menos que se solapen. Se deben consultar los convenios colectivos para detectar posibles diferencias en relación con esta sección.

* En el caso del personal clasificado perteneciente a una unidad de negociación, no se contabilizan las bajas por enfermedad o lesión laboral cubiertas por el seguro de accidentes de trabajo, ni el tiempo compensatorio, a efectos del cálculo de las 12 semanas de baja.

El empleado podrá utilizar la baja por enfermedad, los días libres por motivos personales, el tiempo compensatorio, el tiempo intercambiado, los días de permiso personal o las vacaciones como prestación complementaria mientras perciba una sustitución salarial parcial por el permiso familiar y/o médico remunerado en el marco del Programa de Permiso Familiar y Médico Remunerado (PFML) del estado de Washington,

Cualquier empleado que utilice un permiso remunerado durante un acontecimiento que dé derecho a la FMLA deberá cumplir los requisitos de notificación y certificación relativos al uso de la FMLA, además del proceso habitual de notificación y autorización de la universidad en materia de permisos remunerados. La sustitución por permiso por enfermedad solo se permitirá en aquellas situaciones en las que dicho permiso se concedería normalmente de conformidad con la legislación estatal o la normativa de la universidad.

H. CONTINUIDAD DE LAS PRESTACIONES

Durante la baja autorizada en virtud de la FMLA, las prestaciones sanitarias y de otro tipo del empleado se mantendrán al mismo nivel y en las mismas condiciones que si el empleado hubiera seguido trabajando.

Durante la baja remunerada, la universidad seguirá realizando deducciones de nómina correspondientes a la cuota que le corresponde al empleado en concepto de seguro médico y otras primas. Durante la baja no remunerada, el empleado deberá seguir abonando dicho importe, ya sea en persona o por correo. El pago deberá recibirse en la oficina de nóminas antes del día 10 de cada mes. Si el pago se retrasa más de 30 días, la cobertura sanitaria del empleado podrá suspenderse mientras dure la baja. La empresa notificará al empleado con 15 días de antelación la pérdida de su cobertura.

Si un empleado decide no reincorporarse al trabajo al término de su permiso no remunerado en virtud de la FMLA por motivos distintos a una afección grave y persistente del propio empleado o de un familiar suyo, a una lesión o enfermedad grave y persistente de un miembro de las Fuerzas Armadas amparado por la ley, o a una circunstancia ajena a la voluntad del empleado, se le podrá exigir que reembolse a la universidad el importe de las primas de seguro médico abonadas por esta en su nombre durante el período de la baja en virtud de la FMLA.

I. REINCORPORACIÓN AL TRABAJO/APTITUD PARA EL SERVICIO

Antes de reincorporarse al trabajo tras una enfermedad del empleado que cumpla los requisitos de la FMLA, el empleado deberá presentar un certificado de aptitud para el trabajo expedido por un profesional sanitario. Dicho certificado deberá estar relacionado con el puesto de trabajo y ajustarse a las necesidades de la empresa. No se exigirá un certificado de aptitud para el trabajo en el caso de las bajas intermitentes, salvo que existan motivos de seguridad relacionados con la capacidad del empleado para desempeñar sus funciones debido a una afección grave de salud. El empleado deberá entregar este documento en la oficina de recursos humanos durante el horario laboral habitual antes de reincorporarse al lugar de trabajo. Los certificados de aptitud para el trabajo correrán a cargo del empleado.

Si el profesional sanitario del empleado considera que este puede reincorporarse al trabajo, pero con limitaciones o restricciones, dichas limitaciones o restricciones deberán indicarse junto con la duración prevista de las mismas.

J. RECUPERACIÓN DEL PUESTO DE TRABAJO

Tras la baja concedida por un motivo amparado por la FMLA, el empleado será reincorporado al mismo puesto o a uno equivalente al que ocupaba inmediatamente antes de la baja, a menos que, de no haberse concedido dicha baja, el empleado hubiera sido despedido (por ejemplo, por despido colectivo o por finalización de un contrato de trabajo temporal). La reincorporación de un empleado puede verse afectada por su capacidad para desempeñar con seguridad las responsabilidades que se le asignen. Además, la universidad podrá optar por eximir a determinados empleados «clave» de este requisito y no reincorporarlos al mismo puesto o a uno similar.

Un empleado que se reincorpora tras una baja en virtud de la FMLA no tiene más derecho a la reincorporación ni a otras prestaciones y condiciones laborales que si hubiera estado trabajando de forma ininterrumpida durante el período de baja.

K. VARIOS

Los empleados deben solicitar ayuda al Recursos Humanos determinar si cumplen los requisitos para disfrutar de otros tipos de permisos, además de los contemplados en esta política; por ejemplo, el permiso por incapacidad, el permiso parental, el permiso para cuidar de un hijo enfermo o de un familiar con una enfermedad grave, el permiso compartido, etc.

L. INTERACCIÓN CON LAS LEYES Y NORMATIVAS

El presente procedimiento se interpretará de conformidad con la FMLA y su normativa complementaria, tal y como están redactadas actualmente o en su versión modificada en lo sucesivo. Las definiciones contenidas en este procedimiento se ajustarán a la Ley federal de Permisos Familiares y Médicos de 1993 (FMLA). En la medida en que determinados aspectos de la FMLA o de su normativa complementaria no estén contemplados en este procedimiento o sean, o lleguen a ser, incompatibles con el mismo, dichas lagunas o incompatibilidades se interpretarán de conformidad con la FMLA y su normativa.

M. CONFIDENCIALIDAD

Toda la información relativa a las solicitudes de permiso familiar y médico se tratará de forma confidencial y se utilizará únicamente para tomar decisiones en relación con la solicitud de permiso en virtud de la FMLA. La información médica relativa a la FMLA se conservará en un expediente confidencial y no se incluirá en el expediente personal del empleado.

Aprobado por el gabinete del presidente: 5 de julio de 2005, 26 de mayo de 2009, 8 de diciembre de 2009, 30 de diciembre de 2014, 21 de marzo de 2023, 13 de enero de 2026
Última revisión: 13 de enero de 2026
Persona de contacto para el procedimiento: Recursos Humanos

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