Permiso compartido

1500.375 PROCEDIMIENTO DE PERMISOS COMPARTIDOS

El programa de permiso compartido permite a los empleados del estado de Washington que cumplan los requisitos y que acumulen días de permiso donar parte de sus horas acumuladas de permiso anual, permiso por enfermedad y/o días festivos personales a un compañero de trabajo u otro empleado estatal que necesite tomarse un permiso sin sueldo o ausentarse del trabajo por los motivos que se enumeran más adelante en el apartado «Recibir permiso compartido». Además, los empleados estatales que cumplan los requisitos pueden donar días de permiso en el marco de este programa, con sujeción a las limitaciones definidas más adelante en «Donación de vacaciones compartidas». Además de los artículos RCW 41.04.650 a RCW 41.04.670, que crean y regulan este programa, los artículos WAC 357-31-380 a WAC 357-31-455 proporcionan orientación sobre las vacaciones compartidas con respecto a los empleados de la función pública que no miembros de una unidad de negociación. Los empleados que sean miembros de una unidad de negociación colectiva deben consultar los convenios de la unidad de negociación aplicables en lo que respecta a las normas y procedimientos de las vacaciones compartidas.

A. Fondos comunes de permisos compartidos para miembros de las fuerzas armadas, padres de acogida y veteranos que prestan servicio en el estado

Además de las donaciones que un empleado pueda realizar directamente a otro empleado, los empleados que cumplan los requisitos pueden solicitar donar o recibir horas de permiso compartido del fondo común de permisos compartidos de los servicios uniformados del estado de Washington, del fondo común de permisos compartidos para padres de acogida y/o del fondo común de permisos compartidos para veteranos que prestan servicio en el estado. Se puede encontrar más información en las políticas 500.380, 500.385 y 500.390 de la WVC y en los procedimientos 1500.380, 1500.385 y 1500.390.

B. DISFRUTE DE PERMISOS COMPARTIDOS

Un empleado podrá recibir donaciones de días de permiso compartidos si el director de Recursos Humanos o la persona que este designe ha determinado que el empleado cumple los siguientes criterios:

1. El empleado padece o sufre una enfermedad, lesión, discapacidad o afección física o mental de carácter extraordinario o grave, y ha agotado o está a punto de agotar todas sus horas compensatorias , horas de intercambio, días festivos personales, créditos por días festivos, vacaciones y bajas por enfermedad a las que tiene derecho. El empleado no está obligado a agotar todas sus vacaciones y bajas por enfermedad acumuladas y puede conservar hasta 40 horas de vacaciones y 40 horas de baja por enfermedad.
2. El empleado tiene la responsabilidad de cuidar a un familiar o miembro del hogar que padezca una enfermedad, lesión, discapacidad o afección física o mental que sea de carácter extraordinario o grave, y el empleado ha agotado, o está a punto de agotar, todo su tiempo compensatorio , tiempo de intercambio, días festivos personales, créditos por días festivos, vacaciones y bajas por enfermedad a los que tiene derecho. El empleado no está obligado a agotar todas sus vacaciones y bajas por enfermedad acumuladas y puede conservar hasta 40 horas de vacaciones y 40 horas de baja por enfermedad.
3. El empleado necesita tiempo para el permiso parental y ha agotado, o está a punto de agotar, todas sus horas de compensación, horas de intercambio, días festivos personales, créditos por días festivos, vacaciones y bajas por enfermedad a las que tiene derecho. El empleado no está obligado a agotar todas sus vacaciones y bajas por enfermedad acumuladas, y puede conservar hasta 40 horas de vacaciones y 40 horas de baja por enfermedad.
4. La empleada está enferma o temporalmente incapacitada debido a una afección médica relacionada con el embarazo o a un aborto espontáneo, y ha agotado, o está a punto de agotar, todo su tiempo compensatorio , tiempo de intercambio, días festivos personales, crédito de días festivos, vacaciones y bajas por enfermedad a los que tiene derecho. La empleada no está obligada a agotar todas sus vacaciones y bajas por enfermedad acumuladas y puede conservar hasta 40 horas de vacaciones y 40 horas de baja por enfermedad.
5. El empleado es víctima de violencia doméstica, agresión sexual, acoso o un delito de odio y ha agotado, o está a punto de agotar, todos sus días de festivo, crédito de festivos y vacaciones a los que tiene derecho. El empleado no está obligado a agotar todas sus vacaciones acumuladas y puede conservar hasta 40 horas de vacaciones.
6. El empleado ha sido llamado a filas en las fuerzas armadas (véase también RCW 38.40.060) y ha agotado o está a punto de agotar todo el tiempo compensatorio, el tiempo de intercambio, los días festivos personales, los créditos por días festivos, las vacaciones y el permiso militar remunerado a los que tiene derecho. El empleado no está obligado a agotar todas sus vacaciones y permisos militares acumulados y puede conservar hasta 40 horas de vacaciones y 40 horas de permiso militar.
7. El empleado está prestando servicio como personal de emergencia autorizado y ha agotado o está a punto de agotar todas sus horas de compensación, horas de intercambio, días festivos personales, créditos por días festivos y vacaciones a las que tiene derecho. No se le exige que agote todas sus vacaciones acumuladas y puede conservar hasta 40 horas de vacaciones.
8. El empleado es miembro en activo de los servicios uniformados o es un veterano según la definición del RCW 41.04.005, y acude a citas médicas o tratamientos por una lesión o discapacidad relacionada con el servicio, y ha agotado, o está a punto de agotar, todo su tiempo compensatorio, tiempo de intercambio, días festivos personales, crédito de días festivos, vacaciones y baja por enfermedad a los que tiene derecho. El empleado no está obligado a agotar todas sus vacaciones y bajas por enfermedad acumuladas y puede conservar hasta 40 horas de vacaciones y 40 horas de baja por enfermedad.
9. El empleado es cónyuge de un miembro en activo de las fuerzas armadas o de un veterano según se define en el RCW 41.04.005, y que acude a citas médicas o recibe tratamiento por una lesión o discapacidad relacionada con el servicio y necesita asistencia mientras acude a la cita o recibe el tratamiento, y el empleado ha agotado, o está a punto de agotar, todo su tiempo compensatorio, tiempo de intercambio, días festivos personales, crédito por días festivos, vacaciones y baja por enfermedad a los que tiene derecho.

NOTA: Un empleado que reciba prestaciones de sustitución salarial del seguro de accidentes de trabajo no podrá percibir más del 25 % de su salario base en concepto de permiso compartido en virtud de este artículo. (RCW 51.32).

C. SOLICITUD DE PERMISO COMPARTIDO

Los empleados que consideren que cumplen los requisitos de elegibilidad descritos anteriormente pueden solicitar un permiso compartido presentando toda la documentación siguiente en la oficina de recursos humanos :

1. Un formulario de solicitud de permisos compartido, disponible en la página web de Recursos Humanos (RR. HH.).
2. Formulario de solicitud de la Ley de Licencia Médica Familiar (FMLA), disponible en la página web de Recursos Humanos.
3. Documentación pertinente que justifique el motivo por el que solicita el permiso compartido, tal y como se indica a continuación:
   
   1. Un formulario común de verificación o certificación de permisos (no es necesario para el permiso parental), disponible en la página web de RR. HH.
   2. En caso de enfermedad o lesión grave, extraordinaria o que ponga en peligro la vida del empleado; un formulario de certificación WH-380-E del Departamento de Trabajo de EE. UU., disponible en la página web de RR. HH.
   3. En caso de que el empleado deba atender a un familiar o a un miembro del hogar que padezca una enfermedad o lesión grave, extraordinaria o que ponga en peligro la vida; un formulario de certificación del Departamento de Trabajo de EE. UU. WH-380-F, disponible en la página web de RR. HH.
   4. En el caso del permiso parental, la acreditación del nacimiento o de la adopción o acogida .
   5. En caso de baja por embarazo, el formulario de certificación WH-380-E del Departamento de Trabajo de EE. UU., disponible en la página web de RR. HH.
   6.  Para las víctimas de violencia doméstica, agresión sexual, acoso o delitos de odio; uno o más de los siguientes (WAC 357-31-405):
      
      1. Un informe policial en el que se indique que el empleado fue víctima de violencia doméstica, agresión sexual, acoso o delito de odio.
      2. Una orden judicial que proteja al empleado o lo separe del autor del acto de violencia doméstica, agresión sexual, acoso o delito de odio.
      3. Pruebas presentadas por el tribunal o la fiscalía de que el empleado ha comparecido, o tiene previsto comparecer, ante el tribunal en relación con un caso de violencia doméstica, agresión sexual, acoso o delito de odio en el que el empleado es la víctima.
      4. Una declaración por escrito del empleado en la que afirme ser víctima de violencia doméstica, agresión sexual, acoso o delito de odio.
      5. Documentación que acredite que el empleado es víctima de violencia doméstica, agresión sexual, acoso o delito de odio por parte de cualquiera de las siguientes personas a las que el empleado o un familiar suyo haya solicitado ayuda para hacer frente a la violencia doméstica, la agresión sexual, el acoso o el delito de odio:
         
         • Defensor de las víctimas de violencia doméstica, agresión sexual o acoso.
         • Un abogado.
         • Un miembro del clero.
         • Un profesional médico o de otro ámbito cualificado para emitir un dictamen de este tipo.
   7. En el caso del servicio activo en un cuerpo uniformado: una copia de sus órdenes militares.
   8. En el caso de prestar servicio como personal de emergencia: una copia del documento que acredite que se ha ofrecido voluntariamente para prestar servicios a un organismo público o a una organización sin ánimo de lucro dedicada a la ayuda humanitaria en una zona de los Estados Unidos en la que se haya declarado el estado de emergencia, y un documento que acredite que dicho organismo público u organización sin ánimo de lucro ha aceptado la oferta de servicio del empleado.

El departamento de Recursos Humanos informará al empleado solicitante sobre el estado de la solicitud.

D. NOTIFICACIÓN DE LA NECESIDAD DE UN PERMISO COMPARTIDO

El departamento de recursos humanos dará a conocer la necesidad a través del correo electrónico del campus. El nombre del solicitante y el motivo de la baja compartida (evento o crisis) se mantendrán confidenciales y no se darán a conocer sin el permiso explícito del empleado que solicite la baja.

E. DONACIÓN DE PERMISOS COMPARTIDOS

Un empleado de WVC que haya acumulado vacaciones, bajas por enfermedad o días libres por motivos personales puede solicitar la autorización para donar esos días a un beneficiario autorizado del programa de donación de días libres, presentando un formulario de donación de días libres debidamente cumplimentado, disponible en la página web de RR. HH. Las donaciones de días libres deben cumplir los siguientes requisitos específicos según el tipo de permiso que se done:

1. Días de vacaciones:
   Los empleados que donen días de vacaciones no podrán donar un número de horas que reduzca su saldo de días de vacaciones por debajo de las 80 horas.
2. Baja por enfermedad:
   Los empleados que donen días de baja por enfermedad no podrán donar una cantidad tal que reduzca su saldo acumulado de días de baja remunerados por debajo de las 176 horas, en el caso del personal clasificado y exento, y de las 154 horas, en el caso del personal docente.
3. Día festivo personal:
   Los empleados pueden donar la totalidad o parte de un día festivo personal.
4. Días de permiso por motivos personales:
   . Los días de permiso por motivos personales no pueden cederse.
5. Permiso compartido entre organismos, instituciones y distritos:
   Previa autorización de los responsables de ambas entidades, el permiso compartido, en forma de fondos monetarios, podrá transferirse de un empleado de una entidad a un empleado de otra entidad estatal, distrito de servicios educativos o distrito escolar.

El director de Recursos Humanos o la persona que este designe aprobará el formulario para verificar que el empleado cumple los requisitos para donar días de permiso.

NOTA: Los empleados no pueden donar horas de vacaciones que, de otro modo, se perderían en la próxima fecha de aniversario por haber superado el límite máximo de acumulación de vacaciones. Los empleados no pueden donar vacaciones, bajas por enfermedad o días festivos personales que, de otro modo, se perderían por cese en la relación laboral.

F. CÁLCULO DE LAS PERMISOS COMPARTIDOS

El cálculo de las vacaciones compartidas se realizará de conformidad con la norma 25.40.10 de la Oficina de Gestión Financiera (OFM) del Estado de Washington. El valor monetario de las vacaciones que transfiere el donante será el que sirva para adquirir las vacaciones compartidas para el beneficiario, acorde con el salario de este.

G. GESTIÓN DE LAS BAJAS

El procedimiento de permisos compartidos se gestionará de conformidad con la normativa de la OFM. Con el fin de mejorar la gestión de la carga de trabajo administrativo del programa de permisos compartidos, el procedimiento de tramitación de los permisos compartidos se agrupará en «lotes» a discreción del director de Recursos Humanos o de la persona designada que se encargue de tramitar los permisos; es decir, cada «lote» se tramitará y agotará en su totalidad en función de las necesidades de permiso del empleado que lo solicite por período de nómina. Una vez agotado dicho permiso, se cerrará ese lote y se tramitará el permiso del siguiente lote.

H. USO DE LAS VACACIONES Y VACACIONES COMPARTIDAS NO DISFRUTADAS

El empleado beneficiario utiliza los días de permiso donados como si fueran suyos, y no está obligado a reembolsar el valor de los días de permiso que utilice.

Un empleado que utilice vacaciones compartidas seguirá recibiendo el mismo trato en lo que respecta al salario y a las prestaciones sociales que recibiría normalmente si utilizara sus propias vacaciones.

Los empleados pueden recibir y disfrutar de un máximo de 522 días de permiso compartido durante toda la duración de su relación laboral con la Administración. La universidad podrá autorizar un permiso compartido superior a los 522 días en circunstancias extraordinarias para un empleado con derecho a dicho permiso por padecer una enfermedad, lesión, discapacidad o afección física o mental de carácter extraordinario o grave. La baja compartida recibida por los apartados B. 8 y 9 anteriores no se incluye en el límite de 522 días.

El importe de cualquier permiso compartido no utilizado se devolverá en su valor original al empleado o empleados que lo donaron cuando el director de recursos humanos o la persona designada considere que dicho permiso ya no es necesario o que no lo será en el futuro en relación con la circunstancia que lo justifica.

Antes de tomar la decisión de devolver las vacaciones compartidas no disfrutadas, el director de Recursos Humanos o la persona designada por él deberá recibir del empleado afectado un certificado de su profesional sanitario en el que se verifique que la enfermedad o lesión ha remitido; o bien que el empleado ha recibido el alta para reincorporarse a su puesto a tiempo completo; que no ha recibido tratamiento médico adicional por su afección actual ni por ninguna otra afección que le dé derecho a la baja durante al menos seis meses; y que el proveedor de atención médica del empleado haya rechazado, por escrito, la solicitud del empleado de un certificado que indique que su afección se ha resuelto.

En la medida en que sea administrativamente viable, el valor de las vacaciones no disfrutadas que hayan sido transferidas por más de un empleado se devolverá de forma prorrateada.

I. REINCORPORACIÓN AL TRABAJO TRAS UNA BAJA

Si un empleado ha estado de baja por una enfermedad grave propia, deberá presentar un formulario de reincorporación al trabajo o de aptitud para el servicio, o un documento equivalente, en la oficina de recursos humanos antes de su reincorporación.

J. REGISTROS DE PERMISOS COMPARTIDOS

La oficina de recursos humanos se encargará de registrar y transferir todas las bajas compartidas aprobadas, así como de llevar un registro de dichas transferencias. El registro incluirá:

1. Formularios de solicitud de permiso compartido aprobados, acompañados de la documentación pertinente, si procede.
2. Formularios aprobados de donación de días de permiso compartidos, en los que figuran el nombre y el organismo de los donantes.
3. Cantidad de días de vacaciones transferidos (entrantes o salientes) y el valor monetario de dichos días.
4. Fechas de todas las operaciones relacionadas con las vacaciones compartidas, incluida la restitución de las vacaciones donadas no disfrutadas .
5. Información sobre transferencias entre organismos, incluida la autorización del responsable del organismo y los registros de transferencia de fondos .

Todas las operaciones relacionadas con las vacaciones compartidas se tramitarán y gestionarán de conformidad con la normativa de la OFM.

Sustituye a 2.A.63
Revisiones y aprobaciones por parte del gabinete del rector: 9/99, 24/4/07, 1/8/07, 2/11/09, 8/12/10, 10/9/10, 4/6/19, 21/3/23, 13/1/26
Última revisión: 13/1/26
Contacto para el procedimiento: Recursos Humanos

Políticas y procedimientos relacionados
500.375 Política de permisos compartidos
500.380 Política sobre el fondo común de permisos compartidos para miembros de los servicios uniformados
500.385 Política sobre el fondo común de permisos compartidos para padres de acogida
500.390 Política de fondo común de permisos compartidos para veteranos en servicio activo
1500.380 Procedimiento de fondo común de permisos compartidos para el servicio uniformado
1500.385 Procedimiento de fondo común de permisos compartidos para padres de acogida
1500.390 Procedimiento de fondo común de permisos compartidos para veteranos en servicio activo