Uso de la tarjeta de compras

1600.301 PROCEDIMIENTO DE USO DE LA TARJETA DE COMPRAS

Las prácticas de adquisición del Wenatchee Valley College deberán cumplir con todas las normativas estatales aplicables.

Las compras para todos los organismos estatales son responsabilidad legal (RCW 43.19) del Departamento de Administración General del Estado de Washington, Oficina de Contratación Pública Estatal (OSP). Se ha delegado en el Wenatchee Valley College la facultad para la adquisición de determinados bienes y servicios, con arreglo a las directrices establecidas por la OSP. Tal y como establece la legislación estatal (RCW 43.19), únicamente el responsable de compras designado de un organismo estatal está autorizado a comprometer el crédito del Estado para la adquisición de bienes y servicios. Por lo tanto, todo el equipamiento, los suministros y los servicios deben solicitarse a través de la oficina de compras del centro. El RCW 43.19.185 autoriza a la universidad a utilizar una tarjeta de compras para realizar adquisiciones con arreglo a las normas establecidas por la Asamblea General (GA). Se delegará en Campus la autoridad para adquirir suministros y equipos mediante la tarjeta de compras, con arreglo a los procedimientos que se describen a continuación. Cada empleado que utilice la tarjeta de compras deberá asegurarse de que todas las adquisiciones cumplan con todas las leyes, normas y reglamentos aplicables. Las compras que no se ajusten a estos procedimientos no se considerarán vinculantes para la universidad, y cualquier obligación derivada de la compra no autorizada recaerá en la persona que haya realizado el pedido. El responsable de compras conserva la autoridad para gestionar el programa de tarjetas de compra dentro de la universidad y para adoptar las medidas disciplinarias oportunas en caso de uso indebido o incumplimiento.

A. RESUMEN DEL PROGRAMA DE TARJETAS DE COMPRA

El programa que ha elegido el estado de Washington y que el Wenatchee Valley College ha decidido utilizar es la tarjeta VISA de U.S. Bank Corporate Payment Systems.

Este programa está diseñado para mejorar la eficiencia, la flexibilidad y la comodidad a la hora de adquirir bienes y servicios de bajo importe para el Wenatchee Valley College. Las compras realizadas a proveedores que acepten la tarjeta de crédito VISA podrán cargarse a la tarjeta de compras. Algunos ejemplos de compras a las que se destina este programa son:

Cintas de audio y vídeo.
Suscripciones.
Libros.
Inscripciones a la conferencia*.
Materiales de mantenimiento y reparación.
Material de consumo.

* Se debe obtener la autorización previa de viaje antes de utilizar la tarjeta.

Tenga en cuenta que esta tarjeta no puede utilizarse para compras personales ni como documento de identidad bajo ninguna circunstancia.

Si se le pierde o le roban una tarjeta, deberá comunicarlo de inmediato llamando al servicio de atención al cliente de U.S. Bank Corporate Payment Systems, al número (800) 344-5696, y notificándolo al responsable de compras del departamento de servicios fiscales y al encargado de la tarjeta de su departamento.

La tarjeta de compras solo puede utilizarse para transacciones comerciales de WVC. La tarjeta no sustituye a la normativa de compras vigente, sino que es una herramienta destinada a facilitar el proceso de compra, y sigue siendo de aplicación el contrato estatal que se aplicaría en circunstancias normales. La tarjeta no podrá utilizarse para adquirir equipos, materiales o suministros sujetos a restricciones establecidas en acuerdos contractuales o en la normativa. Se aplicarán límites de crédito tanto a las compras individuales como a las acumuladas, y las transacciones fraccionadas (que consisten en dividir las compras para evitar alcanzar el límite de una sola compra ) constituyen una infracción de estos procedimientos.

Existen restricciones relacionadas con el Código de Categoría de Comerciante (MCC) en todas las tarjetas de compra de la universidad que impiden específicamente la contratación de vehículos de alquiler, la compra de billetes de avión, la obtención de anticipos en efectivo y los gastos de viaje (alojamiento, restaurantes, etc.) mediante la tarjeta de compra. También se aplican las siguientes restricciones.

La tarjeta de compras de WVC no puede utilizarse para adquirir los siguientes artículos:
1. Anuncios o ofertas de empleo que no se realicen a través de Relaciones con la Comunidad y Recursos Humanos.
2. El alcohol.
3. Bebidas y alimentos.
4. Bienes de capital (artículos individuales cuyo coste supere los 300,00 dólares).
5. Anticipos en efectivo.
6. Gastos de la ceremonia de graduación o de la sesión de entrega de títulos.
7. Ordenadores, hardware, software y accesorios que no se adquieran a través de TIS.
8. Consultores, ponentes, honorarios, artistas e independientes.
9. Sustancias controladas (medicamentos con receta, estupefacientes, etc.).
10. Depósitos para el alquiler de instalaciones para reuniones (alojamiento, etc.).
11. Donaciones.
12. Gastos de ocio: entradas, visitas guiadas, etc.
13. Multas, recargos por demora o sanciones, intereses o gastos financieros.
14. Flores.
15. Gases, comprimidos o líquidos.
16. Animales vivos.
17. Costes de las actividades de presión.
18. Contratos de mantenimiento.
19. Mobiliario de oficina.
20. Compras personales.
21. Dividir transacciones (dividir la compra para evitar alcanzar el límite por artículo o por transacción ).
22. Teléfonos: móviles o fijos.
23. Viajes (alojamiento, restaurantes, billetes de avión, etc.).
24. Alquiler de vehículos.
Límites
El programa de tarjetas de compra de WVC cuenta con los siguientes límites predeterminados específicos:
1. Límite por transacción: 800,00 $, incluidos los gastos de envío, gestión e impuestos, independientemente del número de artículos.
2. Límite mensual de compras: El importe máximo por tarjeta y ciclo de facturación es de 2.500,00 $.
3. Límite diario: 3 transacciones al día. Esto evita que una tarjeta perdida o robada se «salga de control» y reduce las pérdidas por fraude.

Estos límites pueden ampliarse durante un período limitado para determinadas compras.

B. PROCEDIMIENTOS PARA EL USO DE LA TARJETA DE COMPRAS

Administración
El responsable de compras deberá mantener la lista maestra de todas las tarjetas asignadas, impartir formación, revisar las prácticas de compra del departamento para garantizar que se sigan los procedimientos adecuados y conservar la autoridad para adoptar las medidas oportunas cuando se hayan infringido las políticas o los procedimientos. Las tarjetas de compra se restablecerán con un límite de compra de 1,00 $ en la fecha fijada anualmente como fecha límite de compras, con el fin de que las facturas se reciban antes de nuestra Fecha límite fiscal. No se podrán realizar más cargos en las tarjetas a partir de esa fecha durante el resto del ejercicio fiscal.

El administrador del departamento es responsable de lo siguiente.
1. Designación del responsable de la tarjeta.
2. Establecimiento de controles de autorización para el responsable de la tarjeta. Esto incluye límites en los tipos de compras, el límite en dólares por transacción u otros controles que el administrador del departamento establezca para dicho departamento, además de los límites y controles de WVC.
3. Establecimiento de procedimientos para garantizar la seguridad de la tarjeta.
4. Delegar en el responsable de las tarjetas la facultad de expedirlas a los empleados autorizados del departamento y llevar la lista de usuarios autorizados.
5. Revisar y aprobar los pagos y garantizar la conciliación puntual de los extractos mensuales.
6. Garantizar el cumplimiento de los procedimientos de compra. El uso indebido de la tarjeta o el incumplimiento de los procedimientos establecidos dará lugar a la suspensión de los privilegios de uso de la tarjeta de crédito para el departamento durante un mínimo de tres meses.
Responsable de las tarjetas
El responsable de la tarjeta se asegurará de que los empleados que la utilicen conozcan las restricciones impuestas a su uso, y se encargará de los siguientes procedimientos para controlar el uso de la tarjeta:
1. Guarde la tarjeta en un lugar cerrado con llave y seguro, y trátela como si fuera dinero en efectivo.
2. Lleve un registro de salidas en el que consigne la siguiente información:
  1. Fecha y hora de salida.
  2. Nombre o iniciales del usuario.
  3. Descripción de la compra/coste aproximado.
  4. Código de cuenta.
  5. Fecha y hora de llegada.
  6. El registro de entrada ha sido rubricado por el responsable de la tarjeta.
3. Antes de entregar la tarjeta para su uso, solicite al solicitante que le facilite un formulario de autorización de compra con tarjeta de crédito debidamente cumplimentado .
4. Anote la información en el registro de préstamos y entregue la tarjeta al solicitante.
5. Cuando se devuelva la tarjeta, solicite el ticket de compra, el formulario de pedido telefónico, el fax o el correo electrónico de confirmación, compárelos con el formulario de autorización y complete el registro de la transacción.
6. Lleve un registro mensual de las operaciones de cargo para que el usuario anote la siguiente información:
  1. Fecha del pedido.
  2. Proveedor/persona de contacto.
  3. Descripción y cantidad.
  4. Número de cuenta.
  5. Precio por artículo/reembolso.
  6. Gastos de envío.
  7. Impuestos.
  8. Importe total de la transacción.
  9. Fecha de entrega.
  10. Firma del responsable de la tarjeta/firma del administrador.
    
    Adjunte todos los recibos y las confirmaciones de pedido al registro de actividades.
7. Al finalizar el ciclo de facturación, la oficina de compras enviará una copia del extracto mensual al departamento para su conciliación. El hecho de no conciliar los extractos mensuales a su debido tiempo constituirá motivo para la suspensión de los privilegios de uso de la tarjeta de crédito del departamento.
8. Compruebe periódicamente que las tarjetas asignadas a su departamento se encuentren en su poder y notifique inmediatamente la pérdida de cualquier tarjeta al banco (800 344-5696) y al responsable de compras. El hecho de no notificar inmediatamente la pérdida de una tarjeta constituirá motivo para la suspensión de los privilegios de uso de tarjetas de crédito del departamento.
9. Notifique sin demora al administrador del departamento cualquier uso inadecuado, ya sea conocido o sospechado, de la tarjeta de compras.
Comprador
: Determine si la tarjeta de compra es la herramienta más adecuada para esta compra y asegúrese de que se cumplan las normas y los procedimientos (compruebe si hay artículos restringidos o contratos estatales antes de utilizarla). Asegúrese de que el importe total no supere el límite de compra única de la tarjeta; el total debe incluir todos los gastos de gestión y envío, así como los impuestos. Se añadirá el impuesto sobre el uso del estado de Washington a cualquier compra aplicable que no incluya el impuesto sobre las ventas, por lo que deberá añadir siempre un 8,4 % de impuesto al calcular el importe total de la venta. El comprador es el responsable último de las compras realizadas con la tarjeta.

Guarde la tarjeta en un lugar seguro en todo momento mientras esté en su poder. La pérdida o el robo de las tarjetas debe ser comunicado inmediatamente por el usuario al banco (800-344-5696), al responsable de compras responsable de compras y al custodio de la tarjeta. Si no se notifica inmediatamente la pérdida de una tarjeta, el departamento podría tener que hacerse cargo de los cargos no autorizados, lo que constituirá motivo para la suspensión de los privilegios de uso de la tarjeta de crédito para dicho departamento.

No presente una solicitud de compra ni un comprobante por las compras realizadas con la tarjeta de compras; no es necesario y podría dar lugar a una duplicación del pedido.
Para realizar una compra con la tarjeta:
1. Rellene un formulario de autorización de compra con tarjeta de crédito y haga que lo firme el administrador.
2. Entregue el formulario cumplimentado al responsable de las tarjetas de su departamento.
3. Las tarjetas pueden utilizarse para pagar compras tanto en persona como por teléfono, por fax o a través de un sitio web seguro.
4. Solicite un recibo, rellene el formulario de pedido por teléfono o imprima la confirmación en línea en el momento de la compra y entréguela cuando devuelva la tarjeta; envíe una copia al departamento de recepción, (edificio de instalaciones), para que tengan constancia de que va a llegar el pedido y sepan dónde debe entregarse.
5. Recuerde facilitar al proveedor su nombre, el nombre de su departamento, su número de teléfono y las instrucciones completas de entrega si no va a recoger la mercancía. Si su nombre no figura en el envío, los servicios centrales no tendrán forma de identificar que se trata de su pedido. Los pedidos que no puedan identificarse se devolverán al remitente. Envíe la mercancía a:
  
  Receiving
  A LA ATENCIÓN DE: Su nombre
  Wenatchee Valley College
  1300 Fifth Street
  Wenatchee WA 98801-1741
6. Rellene el registro mensual de actividad de la tarjeta de compras en el momento de entregar la tarjeta y el recibo.
  
  Al recibir la mercancía, conserve todas las cajas, envases, embalajes especiales, albaranes, etc., hasta que tenga la certeza de que no hay ningún problema con el pedido y de que va a quedarse con la mercancía. El comprador es responsable de inspeccionar la mercancía en el momento de su recepción.
Compras por teléfono
Siga las instrucciones para realizar compras, incluido el formulario de autorización de la tarjeta de compras. Cuando realice un pedido por teléfono, deberá dejar constancia por escrito del mismo. Rellene el formulario de pedido telefónico con tarjeta de compras y entréguelo al responsable de la tarjeta del departamento cuando devuelva la tarjeta.
1. Cuando realice un pedido por teléfono, indique que llama desde el Wenatchee Valley College y que va a pagar con una tarjeta VISA.
2. Anote el nombre de la persona que toma el pedido.
3. Realice el pedido y facilite al proveedor el número y la fecha de caducidad de su tarjeta de compras.
4. Facilite al proveedor su nombre, el nombre de su departamento, su número de teléfono y las instrucciones completas de entrega, y especifique que su nombre debe figurar claramente en la etiqueta de envío.
5. Solicite que se le envíe un recibo y/o un albarán junto con la compra. Entregue este documento al responsable de las tarjetas de su departamento para que lo adjunte a su formulario de pedido telefónico.
Por correo, fax o en línea:
Siga los pasos para el uso de la tarjeta de compras y los pasos correspondientes para los pedidos por teléfono. Conserve una copia de todos los formularios de pedido utilizados, indicando la dirección a la que se enviaron. Entregue la copia del formulario de pedido, junto con las confirmaciones de pedido o los recibos, al responsable de la tarjeta cuando devuelva la tarjeta. Envíe una copia al departamento de recepción.

Al utilizar la tarjeta para realizar compras por Internet, debe prestarse especial atención, como mínimo, a los siguientes aspectos:
1. Asegúrese de que se trate de una empresa de confianza (es decir, proveedores con los que haya trabajado anteriormente o que cuenten con una reputación consolidada).
2. Al facilitar el número de tarjeta a través de Internet, asegúrese de que esté cifrado de forma adecuada . Si la información no está cifrada, o si no se siente cómodo facilitando el número de tarjeta, muchas empresas ofrecen la opción de realizar el pedido a través de Internet y facilitar posteriormente el número de tarjeta por teléfono una vez recibido el pedido (preferiblemente que sea usted quien les llame, en lugar de que ellos le llamen a usted). Si no está seguro de que el sitio web esté cifrado, póngase en contacto con el servicio de asistencia técnica para obtener ayuda.
  
  Nota: WVC dispone de cuentas corporativas con varios proveedores y debe utilizarse la cuenta corporativa al realizar pedidos en línea, por ejemplo: Amazon.com y Office Depot. Los responsables de las tarjetas deben ponerse en contacto con el responsable de compras para que la tarjeta de su departamento quede registrada en dichas cuentas. Los pedidos que no se realicen a través de la cuenta corporativa podrían ser rechazados. Las cuentas corporativas se irán añadiendo a medida que estén disponibles y se notificará a los responsables de las tarjetas
Devoluciones, productos dañados, abonos
Si es necesario devolver los productos adquiridos con una tarjeta de compras, el comprador deberá ponerse en contacto directamente con el proveedor.
1. Conserve siempre las cajas, los envases, los embalajes especiales, los albaranes, etc., hasta que tenga la certeza de que va a quedarse con los artículos. Algunos artículos no pueden devolverse sin los materiales de embalaje originales.
2. Lea atentamente todas las instrucciones adjuntas. A menudo, en el albarán y/o en el recibo figuran un número de teléfono y otras instrucciones.
3. Muchos proveedores exigen que se obtenga un «número de autorización de devolución (RAN)» ANTES de devolver un artículo. Si no se obtiene este número, es posible que el proveedor rechace la devolución y no se conceda ningún abono a la universidad.
4. Adjunte una copia del albarán de envío, marque el artículo que devuelve e indique el motivo por el que lo devuelve. Facilite toda la información necesaria para ponerse en contacto con usted.
5. Anote el número «RAN» en el albarán y en el exterior de la caja tal y como lo especifique el proveedor, y etiquete la caja de forma clara.
6. No Cuota cobrar Cuota de reposición si el problema es responsabilidad exclusiva del proveedor o del transportista. No obstante, si estos no son totalmente responsables de la devolución, es posible que tenga que abonar la Cuota que se utilice la tarjeta de compras.
7. Lleve su envío preparado al centro de servicio para su envío. Si necesita ayuda para embalar los artículos que desea devolver, es posible que el centro de servicio le preste asistencia.
8. Conserve toda la documentación relativa a la devolución y compruebe que el artículo no figure en el extracto mensual o que se haya abonado correctamente.
Transacciones objeto de disputa
El comprador deberá notificar inmediatamente al titular de la tarjeta cualquier partida objeto de disputa, de modo que la conciliación mensual refleje la información correcta.

El titular de la tarjeta es responsable de garantizar que solo se aprueben para su pago aquellas partidas que se hayan recibido y aceptado . Las disputas sobre una factura pueden deberse a la falta de recepción de la mercancía, fraude, uso indebido, cargos incorrectos, mercancía defectuosa, importes erróneos, cargos duplicados y créditos no procesados. El comprador deberá intentar resolver cualquier problema directamente con el proveedor. Si no puede resolver el problema con el proveedor, llame inmediatamente al servicio de atención al cliente de U.S. Bank (800-344-5696) para obtener ayuda. Se le pedirá que documente la reclamación y que envíe una carta tipo al servicio de atención al cliente de U.S. Bank en un plazo de 60 días a partir del primer extracto en el que apareciera el cargo objeto de reclamación. Las partidas objeto de reclamación se reflejarán en el saldo pendiente, pero no se incluirán en el importe total adeudado. Cuando se haya resuelto una partida objeto de reclamación, aparecerá un abono por partida en el extracto.
del extracto de facturación mensual: Se enviará un extracto de conciliación mensual a cada departamento al que se le haya expedido una tarjeta de compras. El responsable de la tarjeta deberá verificar la exactitud del extracto de facturación mensual, indicar los números presupuestarios específicos a los que se debe imputar cada compra y cumplimentar la parte del registro mensual de la tarjeta de compras correspondiente a la conciliación. Como parte del proceso de revisión, el responsable de la tarjeta comparará las transacciones que figuran en el extracto con la documentación original (tickets de compra, notas de crédito, facturas) y autorizará el pago de los conceptos que se hayan recibido, aceptado y facturado correctamente. El responsable de la tarjeta introducirá el código presupuestario correspondiente en el extracto y pondrá sus iniciales junto a cada concepto autorizado. (Recuerde: solo los presupuestos que se encuentren directamente bajo su autoridad podrán utilizarse para estos cargos). Cualquier partida objeto de disputa también se indicará en el extracto.

Una vez que el responsable de la tarjeta haya firmado el registro mensual de actividad, dicho registro y toda la documentación justificativa se presentarán al supervisor del responsable de la tarjeta para su aprobación y firma. A continuación, el registro mensual original firmado se remitirá al responsable de compras. A partir del 1 de julio de 2007, toda la documentación se adjuntará al registro y se remitirá al responsable de compras. Se conservará en los archivos del departamento una copia del registro y de toda la documentación justificativa, que se mantendrá durante el período exigido por el calendario de conservación de registros. Con la frecuencia que sea necesaria, una persona del departamento de servicios fiscales solicitará una revisión de los registros de actividad mensuales y de demás documentación.

El incumplimiento de la obligación de conciliar los extractos mensuales y remitirlos al responsable de compras de forma oportuna constituirá motivo para la suspensión de los privilegios de uso de la tarjeta de crédito del departamento.

Una vez que el departamento de cuentas por pagar haya recibido los registros de actividad del responsable de compras, todas las compras aprobadas se contabilizarán en el presupuesto correspondiente y se abonará el extracto . El informe mensual sobre el estado presupuestario de su departamento mostrará estos cargos como «Tarjeta de crédito n.º ___ Nombre del proveedor».

Aprobado inicialmente: 31/10/00
Revisado y aprobado por el gabinete del presidente: 1/5/07, 11/2/14
Presentado a la Junta Directiva: 16/5/07, 26/2/14
Última revisión: __/__/__
Persona de contacto para el procedimiento: Servicios Administrativos

Políticas y procedimientos relacionados:
. No se han identificado por el momento.