Uso de la tarjeta de compras

1600.301 PROCEDIMIENTO DE USO DE LA TARJETA DE COMPRAS

Las prácticas de adquisición del Wenatchee Valley College deberán cumplir con todas las normativas estatales aplicables.

Las compras para todos los organismos estatales son responsabilidad legal (RCW 43.19) del Departamento de Administración General del estado de Washington, Oficina de Adquisiciones del Estado (OSP). Se ha delegado en el Wenatchee Valley College la autoridad para la adquisición de determinados bienes y servicios, de conformidad con las directrices establecidas por la OSP. Tal y como establece la ley estatal (RCW 43.19), solo el responsable de compras designado de una agencia estatal está autorizado a comprometer el crédito del estado para la adquisición de bienes y servicios. Por lo tanto, todo el equipo, los suministros y los servicios deben solicitarse a través de la oficina de compras del centro. El RCW 43.19.185 autoriza al centro a utilizar una tarjeta de compras para realizar compras con arreglo a las normas establecidas por la Asamblea General. Se delegará en los departamentos del campus la autoridad para adquirir suministros y equipos utilizando la tarjeta de compras con arreglo a los procedimientos que se describen a continuación. Cada empleado que utilice la tarjeta de compras debe asegurarse de que todas las compras cumplan con todas las leyes, normas y reglamentos aplicables. Las compras que no se ajusten a estos procedimientos no se considerarán vinculantes para la universidad y cualquier obligación derivada de la compra no autorizada será responsabilidad de la persona que haya realizado el pedido. El responsable de compras conserva la autoridad para gestionar el programa de tarjetas de compra dentro de la universidad y para tomar las medidas disciplinarias adecuadas en caso de uso indebido o incumplimiento.

A. RESUMEN DEL PROGRAMA DE TARJETAS DE COMPRA

El programa que ha elegido el estado de Washington y que el Wenatchee Valley College ha decidido utilizar es la tarjeta VISA de U.S. Bank Corporate Payment Systems.

Este programa está diseñado para mejorar la eficiencia, la flexibilidad y la comodidad en la adquisición de bienes y servicios de bajo valor para el Wenatchee Valley College. Las compras realizadas a proveedores que acepten la tarjeta de crédito VISA pueden cargarse a la tarjeta de compras. Algunos ejemplos de compras para las que está previsto este programa incluyen:

Cintas de audio y vídeo.
Suscripciones.
Libros.
Inscripciones a la conferencia*.
Materiales de mantenimiento y reparación.
Material de consumo.

* Se debe obtener la autorización previa de viaje antes de utilizar la tarjeta.

Atención: Esta tarjeta no puede utilizarse para compras personales ni como documento de identidad bajo ninguna circunstancia.

Si se pierde o le roban una tarjeta, debe comunicarlo inmediatamente llamando al servicio de atención al cliente de U.S. Bank Corporate Payment Systems al (800) 344-5696 y notificándolo al responsable de compras del departamento de servicios fiscales y al encargado de las tarjetas de su departamento.

La tarjeta de compras solo puede utilizarse para transacciones comerciales de WVC. La tarjeta no sustituye a la normativa de compras vigente, sino que es una herramienta destinada a facilitar el proceso de compra, y sigue siendo de aplicación el contrato estatal que se utilizaría en circunstancias normales. La tarjeta no puede utilizarse para adquirir equipos, materiales o suministros sujetos a restricciones por acuerdos contractuales o políticas. Se aplicarán límites de crédito a las compras individuales y agregadas, y las transacciones fraccionadas (dividir las compras para evitar alcanzar el límite de una sola compra) constituyen una infracción de estos procedimientos.

Existen restricciones relacionadas con el Código de Categoría de Comerciante (MCC) en todas las tarjetas de compra de la universidad que impiden específicamente la contratación de vehículos de alquiler, la compra de billetes de avión, los adelantos en efectivo y los gastos de viaje (alojamiento, restaurantes, etc.) mediante la tarjeta de compra. También se aplican las siguientes restricciones.

La tarjeta de compras de WVC no se puede utilizar para adquirir los siguientes artículos:
1. Anuncios o procesos de selección que no se realicen a través de las relaciones con la comunidad y el departamento de recursos humanos.
2. Alcohol.
3. Bebidas y comida.
4. Bienes de capital (artículos individuales cuyo coste supere los 300,00 dólares).
5. Adelantos en efectivo.
6. Gastos de graduación o ceremonia de graduación.
7. Ordenadores, hardware, software y accesorios que no se adquieran a través de TIS.
8. Consultores/ponentes/honorarios/artistas/contratistas independientes.
9. Sustancias controladas (medicamentos con receta, narcóticos, etc.).
10. Depósitos para el alquiler de instalaciones para reuniones (alojamiento, etc.).
11. Donaciones.
12. Gastos de ocio: entradas, visitas guiadas, etc.
13. Multas, recargos por demora o sanciones, intereses o gastos financieros.
14. Flores.
15. Gases, comprimidos o líquidos.
16. Animales vivos.
17. Costes de los grupos de presión.
18. Contratos de mantenimiento.
19. Mobiliario de oficina.
20. Compras personales.
21. Dividir transacciones (dividir la compra para evitar alcanzar el límite por artículo o por transacción ).
22. Teléfonos: móviles o fijos.
23. Viajes (alojamiento, restaurantes, billetes de avión, etc.).
24. Alquiler de vehículos.
Límites
El programa de tarjetas de compra de WVC tiene los siguientes límites predeterminados específicos:
1. Límite por transacción: 800,00 $, incluidos los gastos de envío, gestión e impuestos, independientemente del número de artículos.
2. Límite de compra mensual: El importe máximo por tarjeta y ciclo de facturación es de 2.500,00 $.
3. Límite diario: 3 transacciones al día. Esto evita que una tarjeta perdida o robada se utilice de forma descontrolada y reduce las pérdidas por fraude.

Estos límites pueden aumentarse durante un periodo limitado para compras específicas.

B. PROCEDIMIENTOS PARA EL USO DE LA TARJETA DE COMPRAS

Administración
El responsable de compras deberá mantener la lista maestra de todas las tarjetas asignadas, impartir orientación, revisar las prácticas de compra del departamento para garantizar que se sigan los procedimientos adecuados y conservar la autoridad para tomar las medidas oportunas cuando se incumplan las políticas o los procedimientos. Las tarjetas de compra se restablecerán con un límite de compra de 1,00 $ en la fecha fijada anualmente como fecha límite de compras, con el fin de que las facturas se reciban antes de nuestra fecha límite fiscal. No se podrán realizar más cargos en las tarjetas después de esa fecha durante el resto del ejercicio fiscal.

El administrador del departamento es responsable de lo siguiente.
1. Designación del responsable de la tarjeta.
2. Establecimiento de controles de autorización para el responsable de la tarjeta. Esto incluye límites en los tipos de compras, el límite monetario por transacción u otros controles que el administrador del departamento establezca para dicho departamento, además de los límites y controles de WVC.
3. Establecimiento de procedimientos para garantizar la seguridad de la tarjeta.
4. Delegar en el responsable de tarjetas la facultad de expedir tarjetas a los empleados autorizados del departamento y llevar la lista de usuarios autorizados.
5. Revisar y aprobar los pagos y garantizar la conciliación puntual de los extractos mensuales.
6. Garantizar el cumplimiento de los procedimientos de compra. El uso indebido de la tarjeta o el incumplimiento de los procedimientos establecidos dará lugar a la suspensión de los privilegios de uso de la tarjeta de crédito para el departamento durante un mínimo de tres meses.
Administrador de tarjetas
El responsable de la tarjeta se asegurará de que los empleados que la utilicen conozcan las restricciones impuestas a su uso, y se encargará de los siguientes procedimientos para controlar el uso de la tarjeta:
1. Guarda la tarjeta en un lugar seguro y bajo llave, y trátala como si fuera dinero en efectivo.
2. Lleve un registro de salidas para anotar la siguiente información:
  1. Fecha y hora de salida.
  2. Nombre o iniciales del usuario.
  3. Descripción de la compra/coste aproximado.
  4. Código de cuenta.
  5. Fecha y hora de llegada.
  6. El registro de entrada ha sido rubricado por el responsable de la tarjeta.
3. Antes de entregar la tarjeta para su uso, solicite al solicitante que le entregue un formulario de autorización de compra con tarjeta de crédito debidamente cumplimentado.
4. Anote la información en el registro de préstamos y entregue la tarjeta al solicitante.
5. Cuando se devuelva la tarjeta, solicite el ticket de compra, el formulario de pedido telefónico, la confirmación por fax o correo electrónico, compárelos con el formulario de autorización y complete el registro de caja.
6. Lleve un registro mensual de los cargos para que los usuarios anoten la siguiente información:
  1. Fecha del pedido.
  2. Proveedor/persona de contacto.
  3. Descripción y cantidad.
  4. Número de cuenta.
  5. Precio por artículo/reembolso.
  6. Gastos de envío.
  7. Impuestos.
  8. Importe total de la transacción.
  9. Fecha de entrega.
  10. Firma del responsable de la tarjeta/firma del administrador.
    
    Adjunte todos los recibos y confirmaciones de pedido al registro de actividades.
7. Al final del ciclo de facturación, la oficina de compras enviará una copia del extracto mensual al departamento para su conciliación. El hecho de no conciliar los extractos mensuales a su debido tiempo será motivo para la suspensión de los privilegios de uso de la tarjeta de crédito del departamento.
8. Compruebe periódicamente que todas las tarjetas asignadas a su departamento estén en su poder y comunique inmediatamente cualquier pérdida de tarjeta al banco (800 344-5696) y al responsable de compras. El hecho de no comunicar inmediatamente la pérdida de una tarjeta será motivo para la suspensión de los privilegios de uso de tarjetas de crédito del departamento.
9. Notifique sin demora al administrador del departamento cualquier uso indebido, ya sea real o presunto, de la tarjeta de compras.
Comprador
: determine si la tarjeta de compras es la herramienta más adecuada para esta compra y asegúrese de que se cumplen las normas y los procedimientos (compruebe si hay artículos restringidos o contratos estatales antes de utilizarla). Asegúrese de que el importe total no supere el límite de compra única de la tarjeta; el total debe incluir todos los gastos de gestión/envío y los impuestos. Se añadirá el impuesto sobre el uso del estado de Washington a cualquier compra aplicable que no incluya el impuesto sobre las ventas, por lo que siempre debe añadirse un 8,4 % de impuesto al calcular el total de la venta. El comprador es el responsable último de las compras realizadas con la tarjeta.

Mantenga la tarjeta en un lugar seguro en todo momento mientras esté en su poder. La pérdida o el robo de las tarjetas debe ser comunicado inmediatamente por el usuario al banco (800-344-5696), al responsable de compras responsable de compras y al custodio de la tarjeta. Si no se notifica inmediatamente la pérdida de una tarjeta, el departamento podría ser responsable de los cargos no autorizados y ello será motivo para la suspensión de los privilegios de uso de la tarjeta de crédito para el departamento.

No envíe una solicitud de compra ni un comprobante por las compras realizadas con la tarjeta de compras; no es necesario y podría dar lugar a una duplicación del pedido.
Para realizar una compra con la tarjeta:
1. Rellene un formulario de autorización de compra con tarjeta de crédito y pida al administrador que lo firme.
2. Entrega el formulario cumplimentado al responsable de tarjetas de tu departamento.
3. Las tarjetas pueden utilizarse para pagar compras tanto en persona como por teléfono, por fax o a través de un sitio web seguro .
4. Solicite un recibo, rellene el formulario de pedido telefónico o imprima la confirmación en línea en el momento de la compra y entréguela cuando devuelva la tarjeta; envíe una copia al departamento de recepción, (edificio de instalaciones), para que tengan constancia del pedido y sepan dónde debe entregarse.
5. Recuerde facilitar al proveedor su nombre, el nombre del departamento, su número de teléfono y las instrucciones de entrega completas si no va a recoger la mercancía. Si su nombre no figura en el envío, los servicios centrales no tendrán forma de identificar que se trata de su pedido. Los pedidos que no puedan identificarse se devolverán al remitente. Envíe la mercancía a:
  
  Receiving
  ATENCIÓN: Su nombre
  Wenatchee Valley College
  1300 Fifth Street
  Wenatchee WA 98801-1741
6. Rellene el registro mensual de actividad de la tarjeta de compras en el momento de entregar la tarjeta y el recibo.
  
  Al recibir la mercancía, conserve todas las cajas, envases, embalajes especiales, albaranes, etc., hasta que esté seguro de que no hay ningún problema con el pedido y de que va a quedarse con la mercancía. El comprador es responsable de inspeccionar la mercancía en el momento de su recepción.
Compras por teléfono
Siga las instrucciones para realizar compras, incluido el formulario de autorización de la tarjeta de compras. Cuando se realice un pedido por teléfono, se debe dejar constancia por escrito. Rellene el formulario de pedidos telefónicos con tarjeta de compras y entrégueselo al responsable de la tarjeta del departamento cuando devuelva la tarjeta.
1. Cuando llame para hacer un pedido, indique que llama desde el Wenatchee Valley College y que va a pagar con tarjeta VISA.
2. Anote el nombre de la persona que toma el pedido.
3. Realice el pedido y facilite al proveedor el número y la fecha de caducidad de su tarjeta de compra.
4. Facilite al proveedor su nombre, el nombre de su departamento, su número de teléfono y las instrucciones completas de entrega, y especifique que su nombre debe figurar claramente en la etiqueta de envío.
5. Solicite que se le envíe un recibo y/o un albarán junto con la compra. Entregue estos documentos al responsable de las tarjetas de su departamento para que los adjunte a su formulario de pedido telefónico.
Por correo, fax o en línea:
Siga los pasos para el uso de la tarjeta de compras y los pasos correspondientes para los pedidos telefónicos. Conserve una copia de todos los formularios de pedido utilizados, indicando la dirección a la que se enviaron. Entregue la copia del formulario de pedido junto con las confirmaciones de pedido o los recibos al administrador de la tarjeta cuando devuelva la tarjeta. Envíe una copia al departamento de recepción.

Al utilizar la tarjeta para realizar compras por Internet, hay que tener cuidado, como mínimo, en los siguientes aspectos:
1. Asegúrate de que se trate de una empresa de confianza (es decir, proveedores con los que hayas trabajado anteriormente o que gocen de una reputación consolidada).
2. Cuando facilite el número de tarjeta a través de Internet, asegúrese de que esté cifrado de forma adecuada. Si la información no está cifrada, o si no se siente cómodo facilitando el número de tarjeta, muchas empresas ofrecen la opción de realizar el pedido a través de Internet y facilitar el número de tarjeta por teléfono una vez recibido el pedido (preferiblemente llamándoles usted en lugar de que le llamen ellos). Si no está seguro de que el sitio web esté encriptado, póngase en contacto con el servicio de asistencia técnica para obtener ayuda.
  
  Nota: WVC tiene cuentas corporativas con varios proveedores y debe utilizarse la cuenta corporativa al realizar pedidos en línea, por ejemplo: Amazon.com y Office Depot. Los responsables de las tarjetas deben ponerse en contacto con el responsable de compras para que la tarjeta de su departamento quede registrada en estas cuentas. Los pedidos que no se realicen a través de la cuenta corporativa pueden ser rechazados. Se irán añadiendo cuentas corporativas a medida que estén disponibles y se notificará a los administradores de tarjetas
Devoluciones, productos dañados, abonos
Si es necesario devolver los productos adquiridos con una tarjeta de compras, el comprador deberá ponerse en contacto directamente con el proveedor.
1. Guarde siempre las cajas, los envases, los embalajes especiales, los albaranes, etc., hasta que tenga la certeza de que va a quedarse con los artículos. Algunos artículos no se pueden devolver sin los materiales de embalaje originales.
2. Lea atentamente todas las instrucciones adjuntas. A menudo, en el albarán y/o en el recibo figuran un número de teléfono y otras instrucciones.
3. Muchos proveedores exigen que se obtenga un «número de autorización de devolución (RAN)» ANTES de devolver un artículo. Si no se solicita este número, es posible que el proveedor rechace la devolución y no se conceda ningún abono a la universidad.
4. Adjunte una copia del albarán, marque el artículo que devuelve e indique el motivo de la devolución. Facilite todos los datos necesarios para poder contactar con usted.
5. Escriba el número «RAN» en el albarán y en el exterior de la caja tal y como indique el proveedor, y etiquete la caja de forma clara.
6. No se debe cobrar una tasa de reposición si el problema es responsabilidad exclusiva del proveedor o del transportista. Sin embargo, si estos no son totalmente responsables de la devolución, es posible que tenga que pagar la tasa y que se utilice la tarjeta de compras.
7. Lleve el envío preparado al centro de servicio para su envío. Si necesita ayuda para embalar los artículos que desea devolver, el centro de servicio puede ofrecerle asistencia.
8. Conserve todos los documentos que acrediten la devolución y compruebe que el artículo no aparece en el extracto mensual o que se ha abonado correctamente.
Transacciones impugnadas
El comprador debe notificar inmediatamente al administrador de la tarjeta cualquier concepto objeto de disputa, de modo que la conciliación mensual refleje la información correcta.

El administrador de la tarjeta es responsable de garantizar que solo se aprueben para su pago los conceptos recibidos y aceptados. Las disputas sobre una factura pueden deberse a la falta de recepción de la mercancía, fraude, uso indebido, cargos incorrectos, mercancía defectuosa, importes incorrectos, cargos duplicados y créditos no procesados. El comprador debe intentar resolver cualquier problema directamente con el proveedor. Si no puede resolver el problema con el proveedor, llame inmediatamente al servicio de atención al cliente de U.S. Bank (800-344-5696) para obtener ayuda. Se le pedirá que documente la disputa y envíe una carta tipo al Servicio de Atención al Cliente de U.S. Bank en un plazo de 60 días a partir del primer extracto en el que apareció el cargo disputado. Las partidas disputadas se reflejarán en el saldo pendiente, pero no se incluirán en el importe total adeudado. Cuando se haya resuelto una partida disputada, aparecerá un crédito por partida en el extracto.
Estado de cuenta mensual
Se enviará un estado de cuenta mensual de conciliación a cada departamento al que se le haya expedido una tarjeta de compras. El responsable de la tarjeta debe verificar la exactitud del estado de cuenta mensual, indicar los números presupuestarios específicos a los que se debe imputar cada compra y rellenar la parte del registro mensual de la tarjeta de compras correspondiente a la conciliación. Como parte del proceso de revisión, el responsable de la tarjeta comparará las transacciones del extracto con la documentación original (tickets de caja, notas de crédito, facturas) y aprobará para su pago los artículos que se hayan recibido, aceptado y facturado correctamente. El responsable de la tarjeta introducirá el código presupuestario correspondiente en el extracto y pondrá sus iniciales en cada artículo aprobado. (Recuerde: solo los presupuestos que estén directamente bajo su autoridad pueden utilizarse para estos cargos). Cualquier partida en disputa también se anotará en el extracto.

Una vez que el responsable de la tarjeta haya firmado el registro de actividad mensual, el registro y toda la documentación de origen se presentan al supervisor del responsable de la tarjeta para su aprobación y firma. A continuación, el registro mensual original firmado se remite al responsable de compras . A partir del 1 de julio de 2007, toda la documentación se adjuntará al registro y se remitirá al responsable de compras. Se conservará una copia del registro y de toda la documentación de respaldo en los archivos del departamento durante el período exigido por el calendario de conservación de registros. Con la frecuencia que sea necesaria, una persona del departamento de servicios fiscales solicitará una revisión de los registros de actividad mensuales y de otra documentación.

El incumplimiento de la conciliación de los extractos mensuales y su envío al responsable de compras en el plazo establecido será motivo para la suspensión de los privilegios de uso de tarjetas de crédito del departamento.

Una vez que el departamento de cuentas por pagar haya recibido los registros de actividad del responsable de compras, todas las compras aprobadas se contabilizarán en el presupuesto correspondiente y se pagará el extracto. El informe mensual de estado presupuestario de su departamento mostrará estos cargos como «Tarjeta de crédito n.º ___ Nombre del proveedor».

Aprobado inicialmente: 31/10/00
Revisado y aprobado por el gabinete del rector: 1/5/07, 11/2/14
Presentado al consejo de administración: 16/5/07, 26/2/14
Última revisión: __/__/__
Persona de contacto para el procedimiento: Servicios Administrativos

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