Informes de tiempo y esfuerzo
1600.680 PROCEDIMIENTO DE REGISTRO DEL TIEMPO Y EL ESFUERZO
La normativa contable federal exige que el coste del personal remunerado con cargo a múltiples fuentes de financiación se justifique mediante informes de tiempo y esfuerzo que documenten el tiempo real dedicado a cada programa. Este requisito se aplica a todas las fuentes de fondos federales, ya sea que procedan de la Junta Estatal de Centros de Formación Profesional y Técnica, de algún otro organismo estatal o directamente del Gobierno federal.
El Wenatchee Valley College cumple con esta normativa mediante la adopción de un método de «confirmación del plan» para el personal profesional y docente, y un sistema de notificación de «actividades a posteriori» para el personal administrativo, como métodos aceptables según el título 2 del Código de Regulaciones Federales (CFR), sección 220.
Según estos métodos, la distribución de los sueldos y salarios del personal a los que se aplican las subvenciones y los contratos federales se basa en las actividades presupuestadas, planificadas o asignadas, actualizadas para reflejar cualquier cambio significativo en la distribución real del trabajo.
Esta confirmación del plan y el sistema de actividades a posteriori se incorporan al presupuesto anual aprobado por la junta directiva y al sistema de nóminas.
Cada mes, los supervisores revisarán y certificarán las hojas de asistencia del personal clasificado y los informes de tiempo y esfuerzo del personal cuyo salario se financia con fondos federales. Si la financiación es 100 % federal, el supervisor los revisará y certificará trimestralmente. Estos informes se remiten a los servicios fiscales, donde se conservan.
Para verificar que el tiempo y el esfuerzo se ajustan al presupuesto, los costes salariales se concilian antes de que finalice el período de la subvención o el ejercicio fiscal, lo que ocurra primero. Si la diferencia entre el presupuesto y los datos reales supera el 5 % de estos últimos, los registros contables se ajustarán para reflejar los datos reales.
Los administradores de subvenciones informarán a los empleados pertinentes sobre esta política y les proporcionarán hojas de asistencia para el periodo de muestra. Las hojas de asistencia serán revisadas y firmadas por los administradores de subvenciones. Al final del periodo de muestra, los administradores de subvenciones se reunirán con el personal de servicios fiscales para determinar si es necesario realizar ajustes en el presupuesto. Las hojas de asistencia del periodo de muestra se remiten a los servicios fiscales, donde se conservan.
Aprobado por el gabinete del rector: 5 de julio de 2005, 7 de noviembre de 2018
Presentado al consejo de administración: 20 de julio de 2005, 21 de noviembre de 2018
Última revisión: 25 de octubre de 2022
Persona de contacto para el procedimiento: Servicios Administrativos
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