Conservación de correos electrónicos

700.115 POLÍTICA DE CONSERVACIÓN DE CORREOS ELECTRÓNICOS

A. OBJETIVO

La política de conservación del correo electrónico (e-mail) tiene por objeto ayudar a los empleados y a los estudiantes a determinar qué información enviada o recibida por correo electrónico debe conservarse y durante cuánto tiempo. Esta política está destinada a regular los registros habituales que pueden figurar en el correo electrónico y no hace referencia necesariamente a otros tipos de registros, como los documentos en papel u otros tipos de archivos o datos electrónicos. Dichos registros se tratan en profundidad en la política de conservación de registros de la Junta Estatal de Colegios Comunitarios y Técnicos (SBCTC) y pueden consultarse en www.wbctc.ctc.edu/doc/general_retention_schedule.

La información a la que se refieren estas directrices incluye, entre otros, los registros que se almacenan o se comparten por correo electrónico.

Todos los empleados deben familiarizarse con esta política de conservación de correos electrónicos y con las políticas de conservación específicas de su departamento o división.

B. ÁMBITO DE APLICACIÓN

Esta política de conservación de correos electrónicos es secundaria con respecto a la política de conservación del SBCTC; a cualquier solicitud vigente de registros públicos específicos; y a cualquier notificación de retención de documentos en respuesta a un posible litigio. El remitente es responsable de conservar los correos electrónicos procedentes del centro. El destinatario es responsable de conservar los correos electrónicos que provienen de fuera del centro. La conservación de los correos electrónicos suele estar sujeta a las siguientes categorías generales y plazos de conservación:

1. Documentos administrativos transitorios: Documentos cuya conservación no está exigida por motivos administrativos, legales, fiscales o de archivo. Entre estos documentos se incluyen mensajes personales y anuncios no relacionados con la actividad empresarial; copias de carácter meramente informativo; copias de materiales publicados; duplicados; borradores preliminares; solicitudes internas de información; notas de transmisión; reservas y confirmaciones; cartas rutinarias de admisión a la universidad. (Conservar hasta que se haya satisfecho la necesidad administrativa).
2. Correspondencia rutinaria: correspondencia rutinaria relativa a la administración diaria de la oficina y a sus actividades. Estos documentos incluyen la correspondencia interna de la agencia; la correspondencia rutinaria con otras agencias; y la correspondencia con el público sobre asuntos rutinarios. Esta categoría no incluye la correspondencia de alto nivel ni la correspondencia relativa a políticas y procedimientos. (Conservar durante 30 días).
3. Documentación de alto nivel: Estos documentos incluyen correspondencia y notas internas a alto nivel, enviadas y recibidas por funcionarios públicos, ciudadanos y otras personas, relativas a cuestiones de política, inquietudes, medidas o asuntos. (Conservar durante 4 años en la oficina del director general).
4. Expedientes de planificación y de trabajo no ejecutivos: Estos expedientes incluyen planos de diseño de proyectos, formularios de encuestas, presupuestos, diagramas, estadísticas, informes de análisis preliminares, material de investigación, borradores y otra documentación relacionada con estudios de gestión, auditorías no fiscales, encuestas y estudios de planificación. (Conservar durante 2 años en las oficinas de origen o en la oficina designada).

C. COMUNICACIONES CIFRADAS

Los correos electrónicos y cualquier archivo adjunto que contengan información confidencial deberán cifrarse desde el dispositivo emisor hasta el receptor. La organización emisora debe poder descifrar y recuperar la versión original del mensaje enviado.

Las comunicaciones cifradas que contengan información confidencial deben almacenarse de manera acorde con la política de la universidad; sin embargo, en general, la información debe almacenarse en un formato descifrado, salvo que se trate de información confidencial relativa al personal, a la actividad empresarial, a la salud o a las finanzas.

D. EXPEDIENTES ESPECIALES DE CONSERVACIÓN

Cuando se presente una demanda —o se prevea razonablemente que se vaya a presentar—, la universidad tiene la obligación de adoptar precauciones especiales para evitar la pérdida de datos electrónicos que puedan ser relevantes. A menos que las circunstancias exijan un enfoque diferente, se seguirá el siguiente protocolo para cumplir con estas obligaciones legales.

1. Plan de conservación de documentos
   Cuando se inicie una demanda contra la universidad —o se reciba información que permita prever razonablemente que se va a iniciar una demanda—, el departamento de recursos humanos deberá elaborar un plan de conservación en el que se describan las medidas inmediatas que deben adoptarse. Por lo general, el plan deberá incluir algunas o todas las siguientes medidas básicas:
   1. Identificar la unidad operativa y las personas que puedan tener datos electrónicos;
   2. Enviar una orden de conservación de pruebas a las personas pertinentes; y
   3. Designar a una persona concreta para que se encargue de la coordinación y actúe como persona de contacto

Aprobado por el gabinete del rector: 5 de agosto de 2008
Aprobado por el consejo de administración: 19 de noviembre de 2008
Última revisión: __/__/__
Persona de contacto para la política: Tecnología

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