Registros públicos

1000.170 PROCEDIMIENTO RELATIVO A LOS REGISTROS PÚBLICOS

A. OBJETIVO

De conformidad con la Ley de Registros Públicos del estado de Washington, RCW 42.56, el Wenatchee Valley College facilitará el acceso a los registros públicos existentes, identificables y no exentos de la institución.

B. DEFINICIONES

1. Por «universidad» se entiende el Wenatchee Valley College. Cuando proceda, el término «universidad» también hace referencia a los empleados de la universidad.
2. Los términos «registro público» y demás términos definidos en la Ley de Registros Públicos tendrán en el presente procedimiento el mismo significado que tienen en virtud de dicha Ley. Los registros públicos incluyen cualquier documento escrito, soporte electrónico, correo electrónico, grabación de vídeo y/u otra grabación, y deben ser registros existentes e identificables. Cualquier registro creado por un empleado o representante del Estado en el ejercicio de sus funciones oficiales o utilizando recursos estatales constituye un posible registro público.
3. Se entiende por «solicitante» cualquier persona o entidad que solicite documentos públicos de la universidad de conformidad con la Ley de Documentos Públicos.

C. DESCRIPCIÓN DE LA UNIVERSIDAD.

1. Gobernanza. El Wenatchee Valley College es una institución pública de educación superior constituida en virtud del capítulo 28B.50 del RCW como centro de formación profesional, que imparte titulaciones de grado asociado y de licenciatura. El centro está gobernado por una Junta Directiva por el gobernador. La Junta nombra a un rector, que ejerce como director ejecutivo y es responsable de la administración del centro.
2. campus principal. El campus principal campus la universidad se encuentra en el número 1300 de la calle Fifth, en Wenatchee, Washington.
3. Políticas y procedimientos. Las políticas de la universidad que se ajustan a la definición de «norma» según la Ley de Procedimiento Administrativo , capítulo 34.05 del RCW, son aprobadas por la Junta Directiva publicadas en el Título 132W del Código Administrativo de Washington (WAC). El resto de políticas de la universidad aprobadas por la administración se publican en la sección de políticas y procedimientos disponible en la página web de la universidad.
4. Índice de documentos. Como institución de educación superior, la universidad no suele tener ocasión de emitir «resoluciones definitivas», «resoluciones declarativas», «declaraciones interpretativas» o «declaraciones de política» no exentas, tal y como se definen y utilizan dichos términos en la Ley de Registros Públicos. El secretario de la Junta Directiva de la universidad Junta Directiva y publica en la página web de la universidad un índice de documentos que Junta Directiva las actas de las reuniones, las mociones y las resoluciones aprobadas por la Junta. Las consultas pueden dirigirse al secretario de la Junta, en la oficina del rector.
5. Página web de la universidad. La página web oficial de la universidad, disponible en https://www.wvc.edu, ofrece información general Acerca de universidad y su Junta Directiva, su administración, sus programas educativos, así como sus políticas y procedimientos. Se recomienda a quienes deseen consultar los expedientes públicos de la universidad que revisen los documentos disponibles en la página web antes de presentar una solicitud de acceso a los expedientes.

D. RESPONSABLE DE REGISTROS PÚBLICOS.

1. Designación. Un responsable de registros públicos designado por la universidad se encargará de responder a las solicitudes de acceso a registros públicos de conformidad con lo dispuesto en el presente procedimiento y con las disposiciones aplicables de la Ley de Registros Públicos, capítulo 42.56 del RCW. Las funciones del responsable de registros públicos previstas en el presente capítulo podrán delegarse en uno o varios auxiliares de registros públicos designados por la universidad.
2. Funciones. El responsable de registros públicos supervisará el cumplimiento por parte de la universidad de la Ley de Registros Públicos. El responsable de registros (o la persona designada) y la universidad son responsables de prestar la máxima asistencia a quienes soliciten registros públicos, de garantizar que los registros públicos estén protegidos contra daños o desorganización, y de evitar que las solicitudes interfieran excesivamente en las funciones institucionales esenciales o perturben de manera irrazonable el funcionamiento de la universidad. La universidad podrá adoptar las precauciones razonables necesarias para evitar que un solicitante cause perturbaciones irrazonables o se muestre irrespetuoso con el personal de la universidad.
3. Oficina de registros. Las consultas relativas a los registros públicos de la universidad pueden dirigirse al responsable de registros públicos a la siguiente dirección:
   
   Responsable de registros públicos
   Wenatchee Valley College
   1300 Fifth St
   Wenatchee WA 98801
   509.682.6445
   recordsofficer@wvc.edu
   
   
4. Horario de atención al público. El horario habitual de la oficina de registros públicos es de las 9:00 a. m. a las 12:00 del mediodía y de las 1:00 p. m. a las 5:00 p. m., de lunes a viernes, salvo los días festivos oficiales y los días festivos o de cierre establecidos en el calendario de la universidad o por orden del rector.

E. SOLICITUDES DE ACCESO A DOCUMENTOS PÚBLICOS.

1. La universidad recomienda, aunque no lo exige, que los solicitantes utilicen el formulario de solicitud de registros públicos que pone a su disposición la oficina de registros públicos o que puede consultarse en línea en el Centro de Registros Públicos de Wenatchee Valley College. Las solicitudes de registros públicos de la universidad pueden dirigirse al responsable de registros públicos, en la dirección 1300 Fifth St, Wenatchee, WA 98801. Las solicitudes realizadas verbalmente, ya sea por teléfono o en persona, podrán ser confirmadas por escrito por el responsable de registros públicos.
2. Contenido de las solicitudes de acceso a documentos. Una solicitud de acceso a documentos públicos debe incluir la siguiente información:
   1. El nombre y los datos de contacto de la persona que solicita los documentos;
   2. La dirección postal del solicitante, que puede ser una dirección de correo electrónico;
   3. La fecha y la hora de la solicitud;
   4. Una descripción de los documentos solicitados que sea lo suficientemente detallada como para que el responsable de los registros públicos pueda identificarlos y localizarlos; y
   5. Una declaración en la que se indique si el solicitante desea consultar los expedientes o recibir copias de los mismos en formato impreso o electrónico.
3. Listas de personas con fines comerciales. Los organismos e instituciones estatales no están autorizados a facilitar listas de personas con fines comerciales. Toda solicitud de listas de personas deberá ir acompañada de una declaración firmada por el solicitante en la que se indique que la lista no se utilizará con fines comerciales. El responsable de registros públicos podrá indagar sobre el uso que el solicitante pretende dar a la lista y podrá denegar la solicitud si de la misma se desprende claramente que la lista se utilizará con fines comerciales.
4. Asistencia para identificar los expedientes. El responsable de expedientes públicos podrá ayudar a los solicitantes a identificar los expedientes concretos que estos buscan. Salvo contadas excepciones, no se podrá exigir al solicitante que indique la finalidad de la solicitud. No obstante, el responsable de expedientes podrá preguntar cuál es la finalidad de la solicitud si dicha pregunta contribuye a identificar los expedientes solicitados.
5. Las solicitudes de acceso a un documento público deben atenderse sin demora. A efectos de el presente artículo, se considerará que la respuesta se ha dado sin demora si la universidad, en un plazo de cinco días laborables, cumple uno de los siguientes requisitos:
   1. Proporciona el registro;
   2. Acusa recibo de la solicitud y facilita una estimación razonable del tiempo que necesitará la universidad para responder a la misma; o
   3. Se deniega la solicitud.
6. Todas las denegaciones de solicitudes de documentos públicos deben ir acompañadas de una declaración por escrito, firmada por el responsable de los documentos públicos o la persona designada por él, en la que se especifique el motivo de la denegación, se indique la exención concreta que autoriza la retención del documento y se explique brevemente cómo se aplica dicha exención al documento público retenido.

F. TASAS DE COPIA — PAGOS

1. Tasas y procedimientos de pago. Las siguientes tasas por copias y los procedimientos de pago se aplican a las solicitudes presentadas ante la escuela superior en virtud del capítulo 42.56 del RCW y recibidas a partir de la fecha de entrada en vigor de este artículo.
2. Consulta de registros. No se aplica ninguna Cuota consultar los registros públicos puestos a disposición para su consulta por parte del responsable de registros públicos.
3. No se han calculado los costes reales. De conformidad con RCW 42.56.120 (2)(b), la universidad no calcula todos los costes reales de la copia de los expedientes porque hacerlo supondría una carga excesiva por las siguientes razones:
   1. La institución no dispone de los recursos necesarios para llevar a cabo un estudio que permita determinar todos sus costes reales de copia;
   2. Llevar a cabo un estudio de este tipo interferiría con otras funciones esenciales de la universidad; y
   3. A lo largo del proceso legislativo de 2017, los ciudadanos y los solicitantes han formulado observaciones sobre y han sido informados acerca de las tasas y los costes autorizados, incluidos los relativos a los registros electrónicos, tal y como se establece en el artículo 42.56.120, apartados (2)(b) y (c), (3) y (4), del RCW.
4. Se han aprobado las tarifas por defecto. La universidad cobrará por las copias o los expedientes de conformidad con las tarifas por defecto establecidas en RCW 42.56.120 (2)(b) y (c). La escuela aplicará tarifas por los servicios personalizados de conformidad con RCW 42.56.120 (3). En virtud de RCW 42.56.130, la universidad podrá cobrar otras tasas por copias autorizadas por la legislación fuera del capítulo 42.56 RCW. La universidad podrá celebrar un Cuota alternativo sobre Cuota con un solicitante en virtud de RCW 42.56.120 (4). Las tarifas correspondientes a los métodos de copia utilizados por la universidad se resumen en la Cuota disponible en la página web del centro de registros públicos de la universidad y se detallan a continuación:
   
   Cuota actual Cuota (en vigor a partir del 8 de abril de 25)
   • Fotocopias: 0,15 $ por página
   • Escaneo: 0,10 $ por página
   • Carga de archivos electrónicos: 0,05 $ por cada cuatro archivos electrónicos cargados
   • Envío de archivos electrónicos: 0,10 dólares por gigabyte
   • Dispositivos de almacenamiento digital: Coste real
   • Sobre para envío postal: Coste real
   • Gastos de envío: Coste real
     
     
5. Se requiere pago por adelantado – Cuota . Los solicitantes deben abonar el importe de las copias antes de recibir los documentos o una parte de los mismos. El responsable de registros notificará al solicitante cuándo debe efectuarse el pago. Cuota constituyen una excepción y están disponibles para algunas solicitudes de menor envergadura, siempre que se cumplan las siguientes condiciones:
   1. El responsable de registros públicos tiene la facultad de eximir del pago de las tasas de copia cuando:
      1. Todos los documentos objeto de una solicitud completa se encuentran únicamente en formato impreso y constan de veinticinco páginas o menos; o
      2. Todos los documentos a los que se refiere una solicitud completa son electrónicos y pueden facilitarse en un único correo electrónico con archivos adjuntos cuyo tamaño total no supere el equivalente a cien páginas impresas. Si, por cualquier motivo, dicho correo electrónico no pudiera entregarse, los documentos se facilitarán a través de otro medio de entrega, y se cobrará al solicitante de conformidad con la presente norma.
   2. Cuota no se aplican a los expedientes que se facilitan por partes.
6. Copias Cuota ». El responsable de registros públicos podrá exigir un depósito por adelantado equivalente al diez por ciento de las tasas estimadas cuando las tasas por copias correspondan a una parte o a la totalidad de una solicitud, o a un cargo por servicio personalizado, que supere los veinticinco dólares.
7. Forma de pago. El pago deberá efectuarse mediante cheque o giro postal a nombre de Wenatchee Valley College. La universidad prefiere no aceptar efectivo. En caso de pagos en efectivo, queda a discreción del responsable de registros públicos determinar el valor de los billetes y las monedas que se aceptarán.
8. Cierre de la solicitud por impago. La universidad cerrará una solicitud cuando el solicitante no haya abonado, en la fecha de vencimiento, de la forma establecida, el importe correspondiente a los expedientes, una cuota de los mismos o el depósito exigido.

G. EXPEDIENTES EXENTOS DE INSPECCIÓN A EFECTOS DE OBTENCIÓN DE COPIAS.

1. Excepciones de la Ley de Registros Públicos. La Ley de Registros Públicos, capítulo 42.56 del RCW, exime de la inspección o la copia a determinadas categorías de registros, tal y como se establece en la Ley de Registros Públicos o en otras leyes. El responsable de registros públicos revelará la existencia de registros exentos según lo exige la ley, pero denegará la inspección o la copia de dichos registros en la medida en que estos estén exentos de inspección o copia en virtud de la Ley de Registros Públicos u otra legislación aplicable.
2. Excepciones de aplicación habitual. El responsable de registros públicos mantiene una lista en la que se explican las excepciones que la universidad aplica con mayor frecuencia al tramitar las solicitudes de registros públicos. Se puede solicitar una copia de dicha lista al responsable de registros públicos, quien , por lo general, la facilitará al responder a una solicitud de registros que se consideren, total o parcialmente, exentos de inspección o copia.
3. Determinación de las exenciones aplicables. El responsable de registros públicos podrá solicitar al solicitante la información necesaria para determinar si alguna otra ley prohíbe la divulgación de los registros solicitados. Por ejemplo, los expedientes académicos de los alumnos no suelen poder divulgarse a terceros sin el consentimiento por escrito del alumno.

H. REVISIÓN DE LAS DENEGACIONES DE SOLICITUDES DE ACCESO A DOCUMENTOS PÚBLICOS.

1. Cualquier persona que se oponga a la denegación de una solicitud de acceso a un documento público podrá solicitar la revisión inmediata de dicha decisión mediante la presentación de una solicitud de revisión por escrito. Dicha solicitud por escrito deberá hacer referencia específica a la declaración escrita que constituyó o acompañó a la denegación.
2. La solicitud por escrito en la que una persona exija la revisión inmediata de una resolución por la que se deniega el acceso a un documento público deberá presentarse ante el rector de la universidad o la persona que este designe.
3. En el plazo de dos días hábiles tras la recepción de la solicitud por escrito presentada por una persona que solicite una revisión inmediata de una resolución por la que se deniega el acceso a un documento público, el presidente o la persona designada por él, deberá llevar a cabo dicha revisión.
4. Durante el proceso de revisión, el presidente o la persona designada deberá tener en cuenta las obligaciones de la universidad de cumplir con el espíritu del capítulo 42.56 del RCW, en la medida en que este exige facilitar el pleno acceso público a los expedientes oficiales, pero deberá tener en cuenta asimismo las excepciones previstas en el artículo 42.56.210 del RCW u otras leyes pertinentes, así como las disposiciones de la ley que exigen que el distrito proteja los registros públicos contra daños o desorganización, evite una injerencia excesiva en las funciones esenciales del organismo y impida cualquier vulneración irrazonable de la intimidad personal mediante la supresión de datos identificativos.

I. PROTECCIÓN DE LOS REGISTROS PÚBLICOS

Los registros públicos y las instalaciones necesarias para su consulta serán facilitados por el responsable de registros públicos. Dichos registros no podrán retirarse del lugar designado. Las copias de dichos registros podrán solicitarse de conformidad con lo dispuesto en la sección I anterior.

J. PROTECCIÓN DE LOS REGISTROS PÚBLICOS POR PARTE DE LOS TRIBUNALES.

1. Notificación a las personas interesadas. La universidad, en la medida en que lo exija o lo permita la ley o un contrato, incluido cualquier convenio colectivo, y en otras circunstancias pertinentes, podrá notificar a las personas mencionadas en un expediente público, o a quienes dicho expediente se refiera específicamente, que se ha solicitado la divulgación del expediente y que dichas personas pueden solicitar al tribunal superior una orden de protección con arreglo al artículo 42.56.540 del RCW.
2. Solicitud de protección judicial. El colegio, en las circunstancias pertinentes, podrá solicitar al tribunal superior una orden de protección que prohíba el acceso a cualquier registro público específico, de conformidad con los procedimientos establecidos en el RCW 42.56.540. Nada de lo dispuesto en el presente capítulo se interpretará en el sentido de exigir o prohibir que el colegio solicite al tribunal dicha orden.

K. ÍNDICE DE REGISTROS

1. El distrito pone a disposición de todas las personas un índice actualizado que ofrece información identificativa sobre los siguientes documentos emitidos, aprobados o promulgados por el distrito con posterioridad al 14 de marzo de 2001:
   1. Las sentencias definitivas, incluidas las opiniones concurrentes y discrepantes, así como las resoluciones dictadas en el marco de la resolución de los asuntos;
   2. Las declaraciones de política y las interpretaciones de la política, la legislación y la Constitución que haya adoptado el organismo;
   3. Manuales administrativos e instrucciones dirigidas al personal que afecten a un miembro del público;
   4. Las políticas y los objetivos de planificación, así como las decisiones de planificación provisionales y definitivas;
   5. Informes y estudios objetivos del personal, informes y estudios objetivos de consultores, informes y estudios científicos , así como cualquier otra información objetiva derivada de pruebas, estudios, informes o encuestas, ya sean realizados por funcionarios públicos o por terceros; y
   6. La correspondencia y los documentos a los que en ella se hace referencia, emitidos por el organismo o en relación con él, relativos a cualquiera de sus responsabilidades reguladoras, de supervisión o de ejecución, en virtud de los cuales el organismo determine, emita un dictamen o se le solicite que determine o emita un dictamen sobre los derechos del Estado, del público, de una subdivisión del Gobierno estatal o de cualquier parte privada.
2. El índice actual que mantiene el distrito estará a disposición de todas las personas con arreglo a las mismas normas y en las mismas condiciones que se aplican a los registros públicos disponibles para su consulta.

Aprobado por el gabinete del presidente: 8 de abril de 25
Presentado a la Junta Directiva: 16 de abril de 25
Última revisión: 8 de abril de 25
Persona de contacto para la política: Recursos Humanos

Políticas, procedimientos y otras leyes y recursos pertinentes

000.170 Política sobre documentos públicos

RCW 34.05, 40.14.060, 42.56
; WAC 132W-177