Registros públicos

1000.170 PROCEDIMIENTO DE ACCESO A LOS REGISTROS PÚBLICOS

A. OBJETIVO

De conformidad con la Ley de Registros Públicos del estado de Washington, RCW 42.56, el Wenatchee Valley College facilitará el acceso a los registros públicos existentes, identificables y no exentos de la institución.

B. DEFINICIONES

1. Por «universidad» se entiende el Wenatchee Valley College. Cuando proceda, el término «universidad» también se refiere a los empleados de la universidad.
2. Los términos «registro público» y demás términos definidos en la Ley de Registros Públicos tendrán en este procedimiento el mismo significado que tienen en virtud de dicha Ley. Los registros públicos incluyen cualquier documento escrito, soporte electrónico, correo electrónico, grabación de vídeo y/u otra grabación, y deben ser registros existentes e identificables. Cualquier registro creado por un empleado o representante del Estado en el ejercicio de sus funciones oficiales o utilizando recursos estatales es un posible registro público.
3. Se entiende por «solicitante» cualquier persona o entidad que solicite documentos públicos de la universidad de conformidad con la Ley de Documentos Públicos.

C. DESCRIPCIÓN DE LA FACULTAD.

1. Gobernanza. El Wenatchee Valley College es una institución pública de educación superior constituida en virtud del capítulo 28B.50 del RCW como centro de formación profesional, que imparte titulaciones de grado asociado y de licenciatura. El centro está regido por un consejo de administración designado por el gobernador. El consejo nombra a un rector, que ejerce como director ejecutivo y es responsable de la administración del centro.
2. Campus principal. El campus principal de la universidad se encuentra en el número 1300 de la calle Fifth, en Wenatchee, Washington.
3. Políticas y procedimientos. Las políticas de la universidad que se ajustan a la definición de «norma» según la Ley de Procedimiento Administrativo (capítulo 34.05 del RCW) son aprobadas por el consejo de administración y publicadas en el Título 132W del Código Administrativo de Washington (WAC). El resto de políticas de la universidad aprobadas por la administración se publican en la sección de políticas y procedimientos disponible en el sitio web de la universidad.
4. Índice de documentos. Como institución de educación superior, la universidad no suele tener ocasión de emitir «resoluciones definitivas», «resoluciones declarativas», «declaraciones interpretativas» o «declaraciones de política» no exentas, tal y como se definen y utilizan estos términos en la Ley de Registros Públicos. El secretario del consejo de administración de la universidad mantiene y publica en el sitio web de la universidad un índice de documentos que incluye las actas de las reuniones, las mociones y las resoluciones aprobadas por el consejo. Las consultas pueden dirigirse al secretario del consejo en la oficina del rector.
5. Sitio web de la universidad. El sitio web oficial de la universidad, disponible en https://www.wvc.edu, ofrece información general sobre la universidad y su consejo de administración, su dirección, sus programas educativos, así como sus políticas y procedimientos. Se recomienda a quienes deseen consultar los documentos públicos de la universidad que consulten los documentos disponibles en el sitio web antes de presentar una solicitud de acceso a la información.

D. RESPONSABLE DE REGISTROS PÚBLICOS.

1. Designación. Un responsable de registros públicos designado por la universidad se encargará de responder a las solicitudes de registros públicos de conformidad con las disposiciones del presente procedimiento y con las disposiciones aplicables de la Ley de Registros Públicos, capítulo 42.56 del RCW. Las funciones del responsable de registros públicos previstas en el presente capítulo podrán delegarse en uno o varios auxiliares de registros públicos designados por la universidad.
2. Funciones. El responsable de registros públicos supervisará el cumplimiento por parte de la universidad de la Ley de Registros Públicos. El responsable de registros (o la persona designada) y la universidad son responsables de prestar toda la asistencia posible a quienes soliciten registros públicos, de garantizar que los registros públicos estén protegidos contra daños o desorganización, y de evitar que las solicitudes interfieran excesivamente en las funciones institucionales esenciales o perturben de manera irrazonable el funcionamiento de la universidad. La universidad podrá tomar las precauciones razonables para evitar que un solicitante perturbe de manera irrazonable o sea irrespetuoso con el personal de la universidad.
3. Oficina de registros. Las consultas relativas a los registros públicos de la universidad pueden dirigirse al responsable de registros públicos a la siguiente dirección:
   
   Responsable de registros públicos
   Wenatchee Valley College
   1300 Fifth St
   Wenatchee WA 98801
   509.682.6445
   recordsofficer@wvc.edu
   
   
4. Horario de atención al público. El horario habitual de la oficina de registros públicos es de 9:00 a. m. a 12:00 del mediodía y de 1:00 p. m. a 5:00 p. m., de lunes a viernes, excepto los días festivos oficiales y los días festivos o de cierre establecidos en el calendario académico o por orden del rector de la universidad.

E. SOLICITUDES DE ACCESO A DOCUMENTOS PÚBLICOS.

1. La universidad recomienda, aunque no exige, que los solicitantes utilicen el formulario de solicitud de registros públicos que se puede obtener en la oficina de registros públicos o en línea en el Centro de Registros Públicos de Wenatchee Valley College. Las solicitudes de registros públicos de la universidad pueden dirigirse al responsable de registros públicos en 1300 Fifth St, Wenatchee WA 98801. Las solicitudes realizadas verbalmente, ya sea por teléfono o en persona, pueden ser confirmadas por escrito por el responsable de registros públicos .
2. Contenido de las solicitudes de documentos. Una solicitud de documentos públicos debe incluir la siguiente información:
   1. El nombre y los datos de contacto de la persona que solicita los documentos;
   2. La dirección postal del solicitante, que puede ser una dirección de correo electrónico;
   3. La fecha y la hora de la solicitud;
   4. Una descripción de los documentos solicitados que sea lo suficientemente detallada como para que el responsable de registros públicos pueda identificarlos y localizarlos; y
   5. Una declaración en la que se indique si el solicitante desea consultar los documentos o recibir copias de los mismos en formato impreso o electrónico.
3. Listas de personas con fines comerciales. Los organismos e instituciones estatales no están autorizados a facilitar listas de personas con fines comerciales. Las solicitudes de listas de personas deben ir acompañadas de una declaración firmada por el solicitante en la que se indique que la lista no se utilizará con fines comerciales. El responsable de registros públicos podrá preguntar al solicitante sobre el uso que pretende dar a la lista y podrá denegar la solicitud si de la misma se desprende claramente que la lista se utilizará con fines comerciales.
4. Ayuda para identificar los documentos. El responsable de registros públicos podrá ayudar a los solicitantes a identificar los documentos concretos que estos buscan. Salvo contadas excepciones, no se podrá exigir al solicitante que indique el motivo de la solicitud. No obstante, el responsable de registros podrá preguntar cuál es el motivo de la solicitud si ello contribuye a identificar los documentos solicitados.
5. Las solicitudes de acceso a documentos públicos deben responderse sin demora. A los efectos de este artículo, se considerará que la respuesta se ha dado sin demora si la universidad, en un plazo de cinco días hábiles, :
   1. Proporciona el registro;
   2. Acusa recibo de la solicitud y facilita una estimación razonable del tiempo que necesitará la universidad para responder a la solicitud; o
   3. Deniega la solicitud.
6. Todas las denegaciones de solicitudes de acceso a documentos públicos deben ir acompañadas de una declaración por escrito, firmada por el responsable de documentos públicos o la persona designada, en la que se especifique el motivo de la denegación, se indique la exención concreta que autoriza la retención del documento y se explique brevemente cómo se aplica dicha exención al documento público retenido.

F. TASAS DE COPIA — PAGOS

1. Tarifas y procedimientos de pago. Las siguientes tarifas por copias y procedimientos de pago se aplican a las solicitudes presentadas al colegio en virtud del capítulo 42.56 del RCW y recibidas a partir de la fecha de entrada en vigor de este artículo.
2. Consulta de registros. No se cobra tasa alguna por consultar los registros públicos puestos a disposición del público por el responsable de registros.
3. No se han calculado los costes reales. De conformidad con RCW 42.56.120 (2)(b), la universidad no calcula todos los costes reales de la copia de los expedientes porque hacerlo supondría una carga excesiva por las siguientes razones:
   1. La institución no dispone de los recursos necesarios para llevar a cabo un estudio que determine todos sus costes reales de copia;
   2. Llevar a cabo un estudio de este tipo interferiría con otras funciones esenciales de la universidad; y
   3. A lo largo del proceso legislativo de 2017, los ciudadanos y los solicitantes han formulado observaciones y han sido informados sobre las tasas y los costes autorizados, incluidos los relativos a los registros electrónicos, tal y como se establece en el RCW 42.56.120 (2)(b) y (c), (3) y (4).
4. Se aprueban las tarifas por defecto. La universidad cobrará por las copias o los expedientes de conformidad con las tarifas por defecto establecidas en RCW 42.56.120 (2)(b) y (c). La escuela cobrará por los servicios personalizados de conformidad con RCW 42.56.120 (3). En virtud de RCW 42.56.130, la universidad podrá cobrar otras tasas por copias autorizadas por la legislación fuera del capítulo 42.56 RCW. La universidad podrá celebrar un acuerdo de honorarios alternativos con un solicitante en virtud de RCW 42.56.120 (4). Las tarifas aplicables a los servicios de fotocopiado que ofrece la universidad se resumen en la lista de tarifas disponible en el sitio web del centro de registros públicos de la universidad y se detallan a continuación:
   
   Lista de tarifas vigente (a partir del 8 de abril de 2025)
   • Fotocopias: 0,15 $ por página
   • Escaneo: 0,10 $ por página
   • Carga de archivos electrónicos: 0,05 $ por cada cuatro archivos electrónicos cargados
   • Envío de archivos electrónicos: 0,10 $ por gigabyte
   • Dispositivos de almacenamiento digital: Coste real
   • Sobre para envío postal: Coste real
   • Gastos de envío: Coste real
     
     
5. Se requiere pago por adelantado – Exenciones de tasas. Los solicitantes deben abonar el importe de las copias antes de recibir los documentos o una parte de los mismos. El responsable de registros notificará al solicitante cuándo debe efectuarse el pago. Las exenciones de tasas constituyen una excepción y se aplican a algunas solicitudes de menor envergadura en las siguientes condiciones:
   1. El responsable de registros públicos tiene la facultad de eximir del pago de las tasas de copia cuando:
      1. Todos los documentos a los que se refiere una solicitud completa son únicamente copias en papel y constan de veinticinco páginas o menos; o
      2. Todos los documentos correspondientes a una solicitud completa son electrónicos y pueden enviarse en un único correo electrónico con archivos adjuntos cuyo tamaño total no supere el equivalente a cien páginas impresas. Si, por cualquier motivo, dicho correo electrónico no pudiera entregarse, los documentos se facilitarán por otro medio, y se cobrará al solicitante de conformidad con la presente norma.
   2. Las exenciones de tasas no se aplican a los expedientes que se entregan por partes.
6. Depósitos por concepto de tasas de copia. El responsable de registros públicos podrá exigir un depósito por adelantado equivalente al diez por ciento de las tasas estimadas cuando las tasas de copia correspondan a una parte o a la totalidad de una solicitud, o a un cargo por servicio personalizado, que supere los veinticinco dólares.
7. Forma de pago. El pago deberá efectuarse mediante cheque o giro postal a nombre de Wenatchee Valley College. La universidad prefiere no aceptar pagos en efectivo. En caso de pagos en efectivo, queda a discreción del responsable de registros públicos determinar el valor de los billetes y monedas que se aceptarán.
8. Cierre de la solicitud por falta de pago. La universidad cerrará una solicitud cuando el solicitante no haya abonado, en la fecha de vencimiento, el importe correspondiente a los expedientes, una cuota de los expedientes o el depósito exigido, según lo establecido.

G. EXPEDIENTES EXENTOS DE INSPECCIÓN PARA SU COPIA.

1. Exenciones de la Ley de Registros Públicos. La Ley de Registros Públicos, capítulo 42.56 del RCW, exime de inspección o copia a determinadas categorías de registros, tal y como se establece en la Ley de Registros Públicos o en otras leyes. El responsable de registros públicos revelará la existencia de registros exentos según lo exige la ley, pero denegará la inspección o copia de dichos registros en la medida en que estos estén exentos de inspección o copia en virtud de la Ley de Registros Públicos u otra ley aplicable.
2. Exenciones de aplicación habitual. El responsable de registros públicos mantiene una lista en la que se explican las exenciones que la universidad aplica con mayor frecuencia al tramitar las solicitudes de registros públicos. Se puede solicitar una copia de dicha lista al responsable de registros públicos, quien normalmente la facilitará al responder a una solicitud de registros que se haya determinado que están total o parcialmente exentos de inspección o copia.
3. Determinación de las exenciones aplicables. El responsable de registros públicos podrá solicitar al solicitante la información necesaria para determinar si alguna otra ley prohíbe la divulgación de los registros solicitados. Por ejemplo, los expedientes académicos de los alumnos no suelen poder divulgarse a terceros sin el consentimiento por escrito del alumno.

H. REVISIÓN DE LAS DENEGACIONES DE SOLICITUDES DE ACCESO A DOCUMENTOS PÚBLICOS.

1. Cualquier persona que se oponga a la denegación de una solicitud de acceso a un documento público podrá solicitar la revisión inmediata de dicha decisión mediante la presentación de una solicitud de revisión por escrito. La solicitud por escrito deberá hacer referencia específica a la declaración escrita que motivó o acompañó a la denegación.
2. La solicitud por escrito de una persona en la que se exija la revisión inmediata de una decisión por la que se deniega el acceso a un documento público deberá presentarse al rector de la universidad o a la persona que este designe.
3. En el plazo de dos días hábiles a partir de la recepción de la solicitud por escrito de una persona que solicite una revisión inmediata de una decisión por la que se deniega el acceso a un documento público, el presidente o la persona designada deberá llevar a cabo dicha revisión.
4. Durante el proceso de revisión, el presidente o la persona designada deberá tener en cuenta las obligaciones de la universidad de cumplir con el espíritu del capítulo 42.56 del RCW, en la medida en que este exige facilitar el acceso público completo a los registros oficiales, pero deberá tener en cuenta asimismo las excepciones previstas en el artículo 42.56.210 del RCW u otras leyes pertinentes, así como las disposiciones de la ley que exigen que el distrito proteja los registros públicos contra daños o desorganización, evite una interferencia excesiva en las funciones esenciales de la agencia y prevenga cualquier invasión irrazonable de la privacidad personal mediante la supresión de datos identificativos.

I. PROTECCIÓN DE LOS REGISTROS PÚBLICOS

El responsable de los registros públicos se encargará de facilitar dichos registros y de habilitar un lugar para su consulta. Dichos registros no podrán retirarse del lugar designado. Se podrán solicitar copias de dichos registros de conformidad con lo dispuesto en la sección I anterior.

J. PROTECCIÓN JUDICIAL DE LOS REGISTROS PÚBLICOS.

1. Notificación a las personas interesadas. La universidad, según lo exija o permita la ley o un contrato, incluido cualquier convenio colectivo, y en otras circunstancias pertinentes, podrá notificar a las personas mencionadas en un expediente público, o a quienes dicho expediente se refiera específicamente, que se ha solicitado la divulgación del expediente y que dichas personas pueden solicitar al tribunal superior una orden de protección con arreglo al RCW 42.56.540.
2. Solicitud de protección judicial. El colegio, en las circunstancias pertinentes, podrá solicitar al tribunal superior una orden de protección que prohíba el examen de cualquier registro público específico, de conformidad con los procedimientos establecidos en el RCW 42.56.540. Nada de lo dispuesto en este capítulo se interpretará en el sentido de exigir o prohibir que el colegio solicite al tribunal dicha orden.

K. ÍNDICE DE REGISTROS

1. El distrito pone a disposición de todo el mundo un índice actualizado que contiene información identificativa sobre los siguientes documentos emitidos, aprobados o promulgados por el distrito con posterioridad al 14 de marzo de 2001:
   1. Las sentencias definitivas, incluidas las opiniones concurrentes y discrepantes, así como las resoluciones dictadas en la resolución de los asuntos;
   2. Las declaraciones de política y las interpretaciones de la política, la legislación y la Constitución que haya adoptado el organismo;
   3. Manuales administrativos e instrucciones dirigidas al personal que afecten a un miembro del público;
   4. Las políticas y los objetivos de planificación, así como las decisiones de planificación provisionales y definitivas;
   5. Informes y estudios objetivos del personal, informes y estudios objetivos de consultores, informes y estudios científicos, así como cualquier otra información objetiva derivada de pruebas, estudios, informes o encuestas, ya sean realizados por funcionarios públicos o por terceros; y
   6. La correspondencia y los documentos a los que se hace referencia en ella, emitidos por el organismo o en relación con él, en relación con cualquier responsabilidad reguladora, de supervisión o de ejecución del organismo, en virtud de los cuales el organismo determine, emita un dictamen o se le solicite que determine o emita un dictamen sobre los derechos del Estado, del público, de una subdivisión del Gobierno estatal o de cualquier parte privada.
2. El índice actual que mantiene el distrito estará a disposición de todas las personas con arreglo a las mismas normas y en las mismas condiciones que se aplican a los registros públicos disponibles para su consulta.

Aprobado por el gabinete del rector: 8 de abril de 2025
Presentado al consejo de administración: 16 de abril de 2025
Última revisión: 8 de abril de 2025
Persona de contacto para la política: Recursos Humanos

Políticas, procedimientos y otras leyes y recursos pertinentes

000.170 Política sobre documentos públicos

RCW 34.05, 40.14.060, 42.56
; WAC 132W-177

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