Expedientes académicos

1400.300 PROCEDIMIENTO RELATIVO A LOS EXPEDIENTES ACADÉMICOS

Los expedientes académicos se gestionan de conformidad con la Ley de Derechos Educativos y Privacidad de la Familia. La política de expedientes académicos de WVC se aplica a diversos procedimientos académicos, como la calificación, la asistencia a clase y las deficiencias académicas. Las políticas y procedimientos relacionados con los expedientes académicos se publican periódicamente en documentos como el catálogo de la universidad y el manual del estudiante. Las dudas sobre estos procedimientos pueden dirigirse a un orientador o al responsable correspondiente de los servicios al estudiante. La elegibilidad para la ayuda financiera y las prestaciones para veteranos pueden verse afectadas por la aplicación de algunas de estas políticas y procedimientos.

A. ASISTENCIA A CLASE

Se espera una asistencia regular a clase. El profesor podrá autorizar ausencias justificadas, pero deberá completarse todo el trabajo de clase. Los alumnos son responsables de ponerse de acuerdo con el profesor para completar el trabajo perdido. Algunos programas pueden exigir la asistencia y la participación en prácticas clínicas, prácticas, conferencias y congresos. El transporte de ida y vuelta a estas actividades es responsabilidad del alumno.

B. MENSAJES DE EMERGENCIA

Se entregará un mensaje a un estudiante durante una clase cuando se produzca una emergencia familiar o médica dentro del horario habitual de la universidad. No se pueden atender las solicitudes de entrega de mensajes de carácter más rutinario. Las solicitudes para entregar mensajes de emergencia deben dirigirse a la oficina de admisiones.

C. EXÁMENES FINALES

Los exámenes finales se realizan durante la última semana de cada trimestre. Los horarios de los exámenes finales figuran en el catálogo de la universidad y en su página web. Salvo que se indique lo contrario, las clases se imparten hasta el último día lectivo de cada trimestre. Clases nocturnas (a partir de las 5 de la tarde) o de los sábados: los exámenes finales se realizarán en la última sesión ordinaria de clase, en la misma fecha, hora y lugar.

D. SISTEMA DE CALIFICACIÓN

A continuación se describe el sistema de calificación que se utiliza en el Wenatchee Valley College.

1. Promedio de notas
   Las calificaciones que se utilizan para calcular la nota media son:
   
   

    
   Las calificaciones que no se tienen en cuenta para calcular la nota media son:

   
   Definición de «aprobado»: una nota de C o superior equivale a un aprobado; una nota inferior equivale a un suspenso, o una F.
   
   El promedio de calificaciones (GPA) se calcula dividiendo el número total de puntos de calificación obtenidos entre el número total de créditos cursados. He aquí un ejemplo:
   
   
2. Aprobado/Suspenso
   Los estudiantes pueden matricularse en clases en régimen de aprobado/suspenso presentando una solicitud por escrito a la oficina de admisiones antes del décimo día del trimestre. La finalización satisfactoria de un curso se califica con una «P»; si no se completa satisfactoriamente, se califica con una «F».
   Se desaconseja a los estudiantes cursar asignaturas de su especialidad o de su especialidad secundaria en régimen de aprobado/suspenso . En la mayoría de los casos, se puede aplicar un máximo de 10 créditos de aprobado/suspenso a los requisitos de titulación en WVC.
3. Modificación de calificaciones
   La modificación de una calificación debe realizarse en el plazo de dos trimestres, excluyendo el verano, a partir de la fecha en que se haya obtenido dicha calificación. Es responsabilidad del estudiante iniciar el proceso de modificación de la calificación. Los formularios de recurso están disponibles en la oficina de matriculación. El curso podrá repetirse para obtener una calificación diferente incluso una vez transcurrido el plazo para la modificación de calificaciones.
4. En curso
   La designación «Y» indica que un estudiante está matriculado en una asignatura en curso. Puede utilizarse cuando el ritmo de trabajo depende en gran medida del estudiante en asignaturas como las clases de proyectos independientes o las clases de laboratorio o clínica de libre acceso. El trabajo debe completarse en el plazo de un año desde la matriculación.
5. Baja
   La letra «W» indica que un estudiante ha abandonado una asignatura. El último día de cada trimestre para darse de baja de las asignaturas se especifica en el calendario oficial de la universidad. La información sobre la baja de una asignatura está disponible en la oficina de admisiones y en el catálogo en línea de WVC.
   El procedimiento de baja administrativa de WVC permite la baja de una asignatura sin el consentimiento del estudiante, cuando este no haya asistido a clase ni haya notificado al profesor antes de que finalice la segunda sesión lectiva. Una vez cumplida esta condición, la baja podrá tramitarse.
6. Asistencia como oyente
   La designación «N» indica que un estudiante ha optado por asistir a una clase con el entendimiento de que no obtendrá créditos ni se le asignará una calificación. Los estudiantes que elijan asistir como oyentes a una clase no están obligados a realizar los exámenes, pero el profesor puede exigir un nivel razonable de asistencia y participación en clase. Se cobrará la matrícula y las tasas completas por las clases cursadas en régimen de oyente. Se permite el cambio de crédito a oyente hasta el final del trigésimo día de clase. Se requiere la aprobación por escrito del profesor después del quinto día de clase. La calificación de oyente no aparece en el expediente académico oficial de WVC.
7. Incompleto
   La calificación «I» indica que el profesor ha concedido al estudiante un plazo adicional para completar el trabajo requerido del curso. Las condiciones para la finalización se especifican en un contrato firmado por el estudiante y el profesor. Es responsabilidad del estudiante iniciar este contrato. Los formularios del contrato están disponibles en la oficina de admisiones. La duración máxima de un contrato es de dos trimestres, sin contar el verano. La calificación «I» se cambia a una «F» si no se cumplen las condiciones del contrato en el plazo especificado.
8. Aprobado/No aprobado
   La calificación «P» o «NP» se aplica únicamente a las clases de ABE, de inglés como segunda lengua (ESL) de nivel básico y de enfermería. Una nota de C o superior se considera «aprobado»; cualquier nota inferior se considera «no aprobado».
9. Exclusión de calificaciones bajas
   Esta disposición permite a los estudiantes eliminar los resultados académicos deficientes que ya no reflejan su rendimiento académico actual. Solo se tendrán en cuenta las solicitudes para excluir todas las calificaciones de un trimestre concreto. Esta opción no está disponible para asignaturas individuales dentro de un trimestre. Las calificaciones excluidas no se eliminan del expediente académico del estudiante. En su lugar, se coloca un asterisco («*») junto a la calificación, lo que indica que el curso ya no se tendrá en cuenta a la hora de calcular una nueva nota media acumulada. Los créditos que se anulan no pueden utilizarse para cumplir ningún requisito de graduación. Tenga en cuenta que la normativa federal sobre ayudas económicas no reconoce las calificaciones «anuladas». Los programas de matrícula limitada pueden incluir las calificaciones anuladas en el cálculo del GPA para la admisión. Los estudiantes solo pueden solicitar la disposición de anulación dos veces durante su estancia en WVC. Los estudiantes pueden solicitar la reserva de un trimestre que tenga al menos una calificación de C- o inferior, o en el que el GPA trimestral sea inferior a 2,0.
   
   Se requieren dos trimestres consecutivos de estudios a tiempo completo con un GPA de 2,0 o superior como prueba del cambio en el rendimiento académico del estudiante. Los estudiantes a tiempo parcial pueden optar a la eliminación de calificaciones bajas completando 30 créditos consecutivos de nivel universitario con un promedio de calificaciones (GPA) de al menos 2,0. Deben transcurrir al menos dos años naturales antes de que se pueda modificar una calificación en virtud de esta disposición. Se pueden solicitar excepciones a estos procedimientos mediante una petición al comité de normativa académica. Los formularios de petición también están disponibles en la oficina de desarrollo estudiantil . Los formularios de petición cumplimentados deben entregarse al director de desarrollo estudiantil .
   
   Atención: Aunque WVC establece disposiciones para dejar de lado calificaciones anteriores a efectos del cálculo del GPA, es posible que otras universidades no calculen el GPA de la misma manera. Pueden aceptar o no los créditos y utilizar las calificaciones «dejadas de lado» para sus cálculos. WVC solo puede dejar de lado las calificaciones obtenidas en WVC. WVC no puede dejar de lado calificaciones de otras universidades.
10. Repetición de una asignatura
    : la repetición de una asignatura solo otorga créditos y afecta al promedio académico (GPA) en el último intento. El promedio académico que figura en los expedientes académicos con asignaturas repetidas no se actualizará a menos que se notifique a la oficina de admisiones .
11. Distinciones
    Cada trimestre se elaboran las listas del rector y del decano para reconocer los logros académicos más destacados de los estudiantes. Los nombres de los galardonados se dan a conocer públicamente. Para poder optar a la lista de honor, deben cumplirse los siguientes criterios:
    1. Obtener al menos 12 créditos en asignaturas con número 100 o superior. (Las calificaciones «I», «P», «PP» y «Y» no cuentan para el mínimo de 12 créditos.)
    2. Mantén una nota media de 4,0 para entrar en la lista del rector.
    3. Mantén una nota media de entre 3,5 y 3,99 para entrar en la lista de honor.

En la ceremonia de graduación se mencionan los honores de los estudiantes con una nota media acumulada de 3,5 o superior.

Los estudiantes que cursen al menos 12 créditos y mantengan un promedio académico (GPA) de 3,2 o superior pueden formar parte de la sección local de Phi Theta Kappa, la sociedad nacional de honor de los centros de formación profesional. Phi Theta Kappa fomenta la excelencia académica, el liderazgo y el servicio. Los miembros de Eta Rho (campus de Wenatchee) y Alpha Kappa Eta (campus de Omak) participan activamente a nivel local, estatal, regional e internacional.

E. RENDIMIENTO ACADÉMICO INSUFICIENTE

Las normas académicas del Wenatchee Valley College se han establecido para garantizar que los recursos del centro se utilicen en beneficio de todos los estudiantes actuales y futuros. Esta política también garantiza que los estudiantes con dificultades académicas conozcan los numerosos recursos educativos que tienen a su disposición. Se anima a los estudiantes a asumir la responsabilidad de su propio progreso académico.

1. Primer trimestre – Advertencia
   : Un estudiante que curse seis o más créditos calificados recibe una advertencia académica cuando su promedio acumulado (GPA) es inferior a 2,0. Todos los estudiantes bajo advertencia académica reciben una carta del departamento de admisiones en la que se les informa de su situación académica y de los pasos a seguir. En el expediente académico se indica «advertencia académica». Los estudiantes permanecen en situación de advertencia académica en los trimestres siguientes hasta que su GPA acumulado sea de 2,0 o superior.
2. Segundo trimestre – Periodo de prueba
   Si un estudiante que se encuentra en situación de advertencia académica cursa seis o más créditos calificados por segunda vez y su promedio de calificaciones trimestral (GPA) es inferior a 2,0, se le coloca en periodo de prueba académica. Todos los estudiantes en período de prueba académica reciben cartas del departamento de admisiones en las que se les informa de su situación académica y de los siguientes pasos a seguir. El expediente académico lleva la anotación «período de prueba académica». Los estudiantes permanecen en período de prueba académica en los trimestres siguientes hasta que su promedio acumulado sea de 2,0 o superior.
3. Tercer trimestre – Suspensión
   Si un estudiante en período de prueba académica intenta cursar seis o más créditos calificados por tercera vez y su promedio de calificaciones trimestral (GPA) es inferior a 2,0, se le impondrá una suspensión académica. Todos los estudiantes en suspensión académica reciben cartas del departamento de admisiones en las que se les informa de su situación académica y de los siguientes pasos a seguir. En el expediente académico se hace constar la «suspensión académica». Los estudiantes suspendidos no pueden matricularse en ninguna asignatura durante un trimestre. Los estudiantes que regresan tras una suspensión académica deben presentar un formulario de solicitud de readmisión debidamente cumplimentado en la oficina de desarrollo estudiantil y concertar una entrevista de readmisión con un orientador. El estudiante permanece en situación de suspensión académica en los trimestres siguientes hasta que su nota media acumulada sea de 2,0 o superior.
4. Indulgencia académica
   Si un estudiante deja de asistir a WVC mientras se encuentra en situación de advertencia académica, período de prueba o suspensión, permanecerá en ese nivel durante un período de al menos tres años (12 trimestres académicos). Si durante ese tiempo no regresa a WVC, se actualizarán sus expedientes académicos para eliminar su situación de deficiencia académica.

El Comité de Normativa Académica de WVC examina las solicitudes de los estudiantes para la exención de las normas de la universidad. Todas las solicitudes deben presentarse por escrito, y los solicitantes pueden comparecer en persona ante el comité. El comité formula recomendaciones sobre las solicitudes y las remite al administrador correspondiente para que tome las medidas oportunas.

F. REINCORPORACIÓN ANTICIPADA TRAS UNA SUSPENSIÓN O DESPIDO

Un orientador del Wenatchee Valley College aprueba las solicitudes de readmisión anticipada tras una suspensión o expulsión. El estudiante debe presentar un formulario de solicitud de readmisión deberá entregarse en la oficina de desarrollo estudiantil. La solicitud debe presentarse por escrito y debe exponer circunstancias atenuantes que justifiquen una consideración especial. Los formularios de solicitud de readmisión pueden obtenerse en la oficina de matriculación.

Además de la solicitud, el estudiante deberá realizar una entrevista de readmisión con un orientador. Durante la entrevista, el estudiante deberá estar preparado para explicar las razones de su bajo rendimiento académico, presentar un plan para subsanar dichas razones, exponer un objetivo educativo realista y presentar un plan de estudios que incluya las asignaturas que el estudiante desea cursar durante los próximos uno a tres trimestres.

En caso de que el asesor no apruebe la solicitud de readmisión, el estudiante puede recurrir dicha decisión ante el comité de normativa académica.

La Secretaría de Matriculación examina las solicitudes de exención de prácticamente cualquier norma o procedimiento de la universidad, excepto las solicitudes de readmisión, las exenciones de matrícula o tasas y los asuntos relacionados con el profesorado (por ejemplo, calificaciones impugnadas). Tras el examen, la Secretaría de Matriculación tomará una decisión sobre la solicitud, solicitará más información al estudiante o remitirá la solicitud al administrador correspondiente para que tome las medidas oportunas. Las solicitudes de los estudiantes pueden incluir, entre otras cosas, lo siguiente:

1. Exceso de créditos en un trimestre concreto.
2. Eliminación o exclusión de las calificaciones bajas de un trimestre concreto.
3. Sustitución de los requisitos de graduación.
4. Cambios de última hora en la situación de las clases (baja, cambio a oyente).

Todas las solicitudes deben presentarse por escrito. Los formularios de solicitud están disponibles en la oficina de matriculación. Si se deniega una solicitud, el estudiante puede recurrir la decisión ante el comité de normativa académica.

Aprobado inicialmente por el gabinete del rector: 23/08/05
Revisado y aprobado por el gabinete del rector: 24/10/06, 26/02/13
Presentado al consejo de administración: 15/11/06, 20/03/13
Última revisión: 27/01/26
Persona de contacto para el procedimiento: Servicios al Estudiante

Políticas y procedimientos relacionados:
400.300 Política sobre expedientes académicos