Reembolso de gastos de entrevista

1500.515 REEMBOLSO DE GASTOS DE ENTREVISTA

El reembolso de los gastos de entrevista y desplazamiento debe ajustarse a las directrices establecidas en el RCW 43.03.130, que no reembolsa a los candidatos el 100 % de los gastos admisibles incurridos como parte del proceso de selección, con la excepción del rector de la universidad.

A. REQUISITOS

Si un candidato reside fuera del estado y se presenta a una entrevista para un puesto administrativo de nivel ejecutivo, de supervisión exento o de profesor a tiempo completo, podrá tener derecho al siguiente reembolso de los gastos de viaje, previa aprobación de la autoridad presupuestaria a nivel del gabinete, con sujeción a las siguientes condiciones:

1. No se reembolsarán los gastos de las entrevistas realizadas de forma virtual.
2. Los gastos de desplazamiento para entrevistas en el campus, hasta su reembolso íntegro, podrán ser autorizados siempre que se respeten las limitaciones establecidas por la Oficina de Gestión Financiera (OFM). Cualquier gasto de desplazamiento que supere el límite máximo permitido de 1.500 dólares requerirá la autorización por escrito del rector o de la persona designada por él.

B. DISPOSICIONES PARA LOS DESPLAZAMIENTOS RELACIONADOS CON LAS ENTREVISTAS Y DIRECTRICES PARA EL REEMBOLSO

El viajero se encargará de organizar y pagar todos los gastos de viaje. El viajero debe conservar todos los recibos pertinentes, siguiendo estas instrucciones:

1. Billete de avión: el reembolso se realizará según la tarifa más baja de clase turista, sin incluir los gastos de equipaje.
2. Alojamiento: se reembolsará una noche de alojamiento según la tarifa vigente del Gobierno .
   1. Si se necesita más de una noche de alojamiento para ajustarse al calendario de entrevistas, se deberá obtener una autorización previa de la autoridad presupuestaria de rango ministerial correspondiente al puesto para el que se realiza la entrevista.
3. Vehículos particulares (POV): el reembolso por el uso de un vehículo particular se efectuará según la tarifa establecida por la OFM.
4. Dietas (subsidio para comidas): se reembolsarán las comidas consumidas durante los desplazamientos cuando no se proporcionen, según los siguientes horarios:
   1. Subsidio para comidas en caso de pernoctación:
      1. Desayuno antes de las 7:30 de la mañana
      2. Almuerzo a las 11:30 y a las 13:30
      3. Cena a partir de las 18:30 h.
   2. Subsidio de manutención para estancias sin pernoctación:
      1. El viajero debe encontrarse en situación de viaje durante tres horas más allá de la jornada laboral habitual, que va de las 8:00 a. m. a las 5:00 p. m.
      2. El viajero debe encontrarse en situación de viaje durante todo el periodo o periodos de comida indicados anteriormente para tener derecho al reembolso de las comidas.
         El reembolso de las comidas en viajes sin pernoctación se considera una prestación complementaria sujeta a impuestos por el IRS.
         Los límites diarios actuales se pueden consultar en: https://www.gsa.gov/travel/plan-book/per-diem-rates
   3. Los gastos adicionales derivados del desplazamiento en taxi, autobús, vehículos compartidos, vehículos de alquiler, etc., al desplazarse desde y hacia el domicilio del candidato, el aeropuerto, el alojamiento temporal y/o el lugar de la entrevista solo podrán reembolsarse previa autorización del presidente o de la persona que este designe.

Los candidatos que necesiten adaptaciones conforme a la ADA y que supongan un coste adicional deberán ponerse en contacto con la oficina de recursos humanos.

C. DIRECTRICES DE REEMBOLSO

1. El viajero deberá entregar a la oficina de recursos humanos los recibos originales, ya sea en papel o por correo electrónico.
2. Una vez que el departamento de recursos humanos haya recibido todos los recibos, se tramitará la documentación y se remitirá a la oficina de servicios fiscales para que se efectúe el pago al viajero.
3. No se permite el pago por adelantado de los gastos de viaje.
4. Haremos todo lo posible por tramitar la documentación para el reembolso con la mayor brevedad posible, aunque no podemos garantizar el tiempo de tramitación.
    

Aprobado por el gabinete del rector: 4 de octubre de 2005, 2 de julio de 2024
Presentado al consejo de administración: 19 de octubre de 2005
Última revisión: 31 de enero de 2026
Persona de contacto para el procedimiento: Recursos Humanos

Políticas y procedimientos relacionados
500.515 Política de reembolso de gastos de entrevistas