Reembolso de los gastos de entrevista

1500.515 REEMBOLSO DE GASTOS DE ENTREVISTA

El reembolso de los gastos de entrevista y de desplazamiento debe ajustarse a las directrices establecidas en el RCW 43.03.130; dicho artículo no reembolsa a los candidatos el 100 % de los gastos admisibles en los que incurran como parte del proceso de selección, salvo en el caso del rector de la universidad.

A. REQUISITOS

Si un candidato procede de fuera del estado y se presenta a una entrevista para un puesto administrativo de alto nivel, de supervisión exento o de profesor a tiempo completo, podrá tener derecho al siguiente reembolso de los gastos de desplazamiento, siempre que se apruebe por la autoridad presupuestaria a nivel del Consejo de Ministros, con sujeción a las siguientes condiciones:

1. No se abonará ningún reembolso por las entrevistas realizadas de forma virtual.
2. Los gastos de desplazamiento campus en campus , hasta el reembolso íntegro, podrán autorizarse siempre que se respeten las limitaciones establecidas por la Oficina de Gestión Financiera (OFM). Cualquier gasto de desplazamiento que supere el límite máximo permitido de 1.500 dólares requerirá la autorización por escrito del rector o de la persona designada por él.

B. DIRECTRICES SOBRE LA ORGANIZACIÓN DE LOS VIAJES PARA ENTREVISTAS Y EL REEMBOLSO DE GASTOS

Todos los trámites relacionados con el viaje correrán a cargo del viajero, quien también se hará cargo de su coste. El viajero deberá conservar todos los recibos pertinentes, siguiendo las siguientes directrices:

1. Billete de avión: el reembolso se realizará según la tarifa más baja de clase económica, sin incluir las tasas por equipaje.
2. Alojamiento: se reembolsará el coste de una noche de alojamiento según la tarifa vigente del Gobierno .
   1. Si se requiere más de una noche de alojamiento para ajustarse al calendario de entrevistas, deberá obtenerse una autorización previa de la autoridad presupuestaria a nivel de ministerio correspondiente al puesto para el que se presenta a la entrevista.
3. Vehículos particulares (POV): el reembolso por el uso de un vehículo particular se efectuará según la tarifa establecida por la OFM.
4. Dietas (subsidio para comidas): se reembolsarán las comidas consumidas durante los desplazamientos , en los casos en que no se proporcionen, según los siguientes horarios de comida:
   1. Subsidio para comidas en caso de pernoctación:
      1. Desayuno antes de las 7:30 de la mañana.
      2. Almuerzo a las 11:30 y a las 13:30.
      3. Cena a partir de las 18:30 h.
   2. Indemnización por comidas en desplazamientos sin pernoctación:
      1. El viajero deberá encontrarse en situación de desplazamiento durante tres horas más allá de la jornada laboral habitual, que va de las 8:00 a. m. a las 5:00 p. m.
      2. El viajero debe encontrarse en situación de viaje durante todo el periodo o periodos de comida indicados anteriormente para tener derecho al reembolso de las comidas.
         El reembolso de las comidas en viajes sin pernoctación se considera una prestación complementaria sujeta a impuestos por parte del IRS.
         Los límites diarios vigentes pueden consultarse en: https://www.gsa.gov/travel/plan-book/per-diem-rates
   3. Los gastos adicionales derivados del desplazamiento en taxi, autobús, servicio de transporte compartido, vehículo de alquiler, etc., al desplazarse desde y hacia el domicilio del candidato, el aeropuerto, el alojamiento temporal y/o el lugar de la entrevista podrán reembolsarse únicamente previa autorización del presidente o de la persona que este designe.

Los candidatos que necesiten adaptaciones conforme a la ADA que supongan un coste adicional deberán ponerse en contacto con la oficina de recursos humanos.

C. DIRECTRICES DE REEMBOLSO

1. El viajero deberá entregar a la oficina de recursos humanos los recibos originales, ya sea en formato impreso o por correo electrónico.
2. Una vez que Recursos Humanos haya recibido todos los recibos, se tramitará la documentación y se remitirá a la oficina de servicios fiscales para que se abone el importe al viajero.
3. No se permite el pago por adelantado de los gastos de viaje.
4. Se hará todo lo posible por tramitar la documentación para el reembolso con la mayor celeridad posible, aunque no se garantiza el plazo de tramitación.
    

Aprobado por el gabinete del presidente: 4 de octubre de 2005, 2 de julio de 2024
Presentado a la Junta Directiva: 19 de octubre de 2005
Última revisión: 31 de enero de 2026
Persona de contacto para este procedimiento: Recursos Humanos

Políticas y procedimientos relacionados:
500.515 Política de reembolso de gastos de entrevistas