Control de activos fijos y existencias

1600.107 CONTROL DE ACTIVOS FIJOS Y EXISTENCIAS

A. OBJETIVO

El presente procedimiento establece las prácticas para el control y la rendición de cuentas de los activos fijos en el Wenatchee Valley College (WVC).

B. LIMITACIONES Y REQUISITOS

Con el fin de proteger los activos, fomentar la eficiencia operativa y garantizar la exactitud y fiabilidad de los datos financieros, WVC mantendrá un sistema de registros de inventario permanente para realizar un seguimiento de los activos fijos inventariables bajo la dirección del director de servicios fiscales y del vicepresidente de servicios administrativos. A efectos del presente procedimiento, los activos fijos inventariables incluyen:

1. Activos fijos cuyo coste unitario (incluidos los gastos de envío, el impuesto sobre las ventas y los gastos accesorios) sea igual o superior a 5.000 dólares y cuya vida útil sea superior a un año.
2. Activos fijos con un coste unitario (incluidos los gastos de envío y el impuesto sobre las ventas) de entre 300 y 4.999,99 dólares, y que cumplan los criterios de productos «pequeños y atractivos», tal y como se definen en el Contabilidad Estatal de Administración y Contabilidad (SAAM).
3. Podrán incluirse otros artículos en el inventario con fines de seguimiento.
   El vicepresidente de servicios administrativos asignará las responsabilidades de un especialista interno en inventario, entre las que se incluyen el mantenimiento de un registro maestro de los equipos etiquetados, la documentación de todas las transacciones de inventario y la prestación de orientación y asistencia en relación con todas las cuestiones relacionadas con el inventario.

C. ADQUISICIÓN DE ACTIVOS FIJOS

Tras la adquisición de bienes que cumplan los criterios para su inclusión en el inventario, el responsable de compras facilitará al encargado de envíos y recepciones toda la información conocida para el inventario. Tras la recepción del artículo, el encargado de envíos y recepciones asignará y colocará una etiqueta de inventario estatal y completará el registro de inventario. El registro de inventario incluirá, como mínimo, el número de etiqueta estatal, los números de serie, la descripción, la fuente de financiación, el departamento que realiza la compra y la ubicación física (tal y como exige la Política del Estado de Washington, SAAM 30.40.30). Se podrá incluir otra información relevante o requerida.

Los bienes donados se inventariarán siguiendo los mismos procedimientos que los bienes adquiridos. Todos los bienes donados serán recibidos por la Fundación de Wenatchee Valley College por Fundación de Wenatchee Valley College Omak, se registrarán y se cederán al centro. Es responsabilidad del decano o director correspondiente informar debidamente sobre los bienes donados.

Todos los activos fijos y los artículos inventariables serán recibidos por el departamento de envíos y recepciones de la universidad. Se podrán hacer excepciones en el caso de compras especializadas, previa autorización.

Cada mes, el encargado de envíos y recepciones conciliará los registros de inventario con los registros fiscales relativos a las compras de activos fijos.

Los administradores de área son responsables de la custodia de los activos de sus departamentos. Al abandonar su cargo, los administradores dejarán un registro completo de los activos inventariados que se encuentren bajo su control o responsabilidad.

D. TRANSFERENCIA DE BIENES DE CAPITAL INVENTARIABLES

Una vez asignados a un departamento o centro, los activos fijos inventariables que se transfieran de un departamento a otro, o de un centro a otro, se registrarán en el inventario de activos. El administrador del área responsable del activo se lo notificará al empleado de la universidad encargado del control interno del inventario para que actualice los registros.

El departamento responsable del equipo llevará un registro de cualquier equipo que se retire temporalmente de su ubicación física asignada. Dicho registro incluirá el número de matrícula estatal, la fecha del traslado y el propósito o motivo de dicho traslado temporal. El registro podrá consistir en un libro de registro de préstamos u otro tipo de registro, y se actualizará una vez devuelto el equipo.

E. ALIENACIÓN DE LOS ACTIVOS DE CAPITAL EXCEDENTES

La gestión de todo el equipo, los suministros y los materiales excedentes se delega en el director de instalaciones y operaciones, quien podrá asignarlos a un empleado del departamento. Ningún otro empleado podrá vender, donar o enajenar bienes del Estado, salvo en los casos previstos en la política estatal sobre bienes inmuebles (terrenos y edificios).

Las prácticas de enajenación de bienes se ajustarán a la normativa estatal (capítulo 30 del SAAM).

Los activos fijos cuyo coste de adquisición sea de al menos 5.000 dólares y que se hayan adquirido con Beca / Subsidio federales Beca / Subsidio serán revisados por la oficina de servicios fiscales del distrito para determinar la distribución adecuada de los ingresos, en su caso, derivados de su enajenación.

Los ingresos procedentes de la venta de todos los activos que no estén totalmente amortizados se devolverán al fondo que adquirió el activo, una vez deducidos los gastos de enajenación. Los ingresos procedentes de activos totalmente amortizados podrán devolverse al fondo original para su sustitución o reinversión, o bien podrán consignarse en un fondo auxiliar destinado a la gestión de los bienes excedentes o a otras necesidades del distrito.

La enajenación de los activos inventariados que no se consideren activos fijos se regirá por los mismos procedimientos que los aplicables a los activos fijos, salvo en los casos previstos en el capítulo 30 del SAAM.

Todos los bienes excedentes deberán registrarse en un formulario de enajenación de equipos (https://commons.wvc.edu/SitePages/Forms.aspx) por parte del administrador correspondiente o la persona designada. Se requiere un formulario para cada activo etiquetado. Se acordarán los detalles con el director de instalaciones y operaciones o la persona designada para programar la enajenación de los activos.

El administrador correspondiente o la persona que este designe es responsable de velar por la seguridad de los objetos hasta que sean recogidos por el personal de instalaciones y operaciones. El director de instalaciones y operaciones, o la persona que este designe, es responsable de los objetos desde el momento de su recogida hasta su eliminación.

F. INVENTARIO FÍSICO

Durante cada bienio se llevará a cabo un inventario físico completo de los activos fijos o cuando así lo exija la fuente de financiación utilizada para la adquisición de dichos activos.

Se notificará a los administradores de área con antelación a la realización de un inventario físico programado, y estos designarán a un miembro del personal para que colabore en la verificación de que el equipo se encuentra en su lugar correspondiente.

Cuando se lleve a cabo el inventario físico, cualquier equipo que se encuentre fuera de su ubicación asignada será devuelto a su ubicación correcta o se le asignará de nuevo su ubicación actual en la base de datos de inventario de activos. Se informará de cualquier equipo que no se encuentre y se tomarán las medidas oportunas para localizarlo o eliminarlo de la base de datos de inventario.

Se remitirá un informe resumido al responsable correspondiente en un plazo de 30 días a partir de la finalización del inventario físico, en el que se detallarán los artículos que faltan, las discrepancias y los ajustes realizados para corregir los errores de inventario.

1. El administrador correspondiente dispondrá de 30 días para localizar el equipo desaparecido, expedir la documentación de eliminación correspondiente o adoptar medidas correctoras adicionales, según proceda.
2. La documentación relativa a la baja incluirá una descripción de los hechos relacionados con la desaparición del activo, a quién se notificó la pérdida y las medidas adoptadas para localizarlo.

En caso de que la conciliación posterior a un inventario físico no se complete dentro del plazo asignado de 30 días, se notificará al director de servicios fiscales y a los administradores correspondientes, incluido el presidente. Una vez que se determine que se ha perdido o sustraído un activo de capital propiedad del Estado, el vicepresidente de servicios administrativos comunicará la pérdida a la oficina del auditor del Estado de forma oportuna.

G. INVENTARIO DE COLECCIONES DE ARTE

1. No es necesario capitalizar las colecciones de arte a Contabilidad ni amortizarlas si se cumplen todas las condiciones siguientes (SAAM 30.20.22):
   
   1. La colección se conserva con fines de exposición pública, educación o investigación, en pro del servicio público, y no con fines lucrativos; y
   2. La colección está protegida, libre de cargas, se cuida y se conserva; y
   3. La colección está sujeta a una política de la agencia que exige que los ingresos procedentes de la venta de los objetos de la colección se destinen a la adquisición de otros objetos para la misma.
2. 2. WVC elaborará y mantendrá un registro de las obras de arte de su propiedad, incluyendo una descripción, el coste de adquisición y el motivo por el que no se contabilizan como activos fijos, tal y como exige la normativa estatal (SAAM 30.40.10).

Aprobado por el gabinete del presidente: 17/05/16
Presentado a la Junta Directiva: 30/11/16
Última revisión: __/__/__
Contacto para el procedimiento: Servicios Administrativos

Políticas, procedimientos y otros documentos relacionados
600.107 Política de control de activos fijos e inventario
RCW 43.88.160, Gestión fiscal: facultades y obligaciones de los funcionarios y organismos
RCW 43.19.1917, Registros del equipo propiedad del estado: definición de «equipo estatal»
OFM SAAM, Capítulo 30: Políticas sobre activos de capital
OFM SAAM, Capítulo 35: Inventarios
OFM SAAM, Capítulo 30.40.20: Definición de «pequeño y atractivo»