Control de activos fijos y existencias

1600.107 CONTROL DE BIENES DE INMOVILIZADO Y EXISTENCIAS

A. OBJETIVO

Este procedimiento establece las prácticas para el control y la rendición de cuentas de los activos fijos en el Wenatchee Valley College (WVC).

B. LIMITACIONES Y REQUISITOS

Con el fin de proteger los activos, fomentar la eficiencia operativa y garantizar la exactitud y fiabilidad de los datos financieros, WVC mantendrá un sistema de registros de inventario permanente para realizar un seguimiento de los activos fijos inventariables bajo la dirección del director de servicios fiscales y del vicepresidente de servicios administrativos. A efectos de este procedimiento, los activos fijos inventariables incluyen:

1. Activos fijos con un coste unitario (incluidos los gastos de envío, el impuesto sobre las ventas y los gastos accesorios ) de 5.000 dólares o más y una vida útil superior a un año.
2. Activos fijos con un coste unitario (incluidos los gastos de envío y el impuesto sobre las ventas) de entre 300 y 4.999,99 dólares, y que cumplan los criterios de «artículos pequeños y atractivos», tal y como se definen en el Manual Estatal de Administración y Contabilidad (SAAM).
3. Se podrán incluir otros artículos en el inventario con fines de seguimiento.
   El vicepresidente de servicios administrativos asignará las responsabilidades de un especialista en inventario interno, lo que incluye llevar un registro maestro de los equipos etiquetados, documentar todas las transacciones de inventario y proporcionar orientación y asistencia en todos los asuntos relacionados con el inventario.

C. ADQUISICIÓN DE BIENES DE INMOVILIZADO

Al adquirir bienes que cumplan los criterios para ser inventariados, el responsable de compras facilitará al encargado de envíos y recepciones toda la información conocida para el inventario. Una vez recibido el artículo, el encargado de envíos y recepciones asignará y colocará una etiqueta de inventario estatal y completará el registro de inventario. El registro de inventario incluirá, como mínimo, el número de etiqueta estatal, los números de serie, la descripción, la fuente de financiación, el departamento que realiza la compra y la ubicación física (según lo exige la Política del Estado de Washington, SAAM 30.40.30). Se podrá incluir otra información relevante o requerida.

Los bienes donados se inventariarán siguiendo los mismos procedimientos que los bienes adquiridos. Todos los bienes donados serán recibidos por la Fundación WVC o la Fundación WVC en Omak, registrados y cedidos al centro. Es responsabilidad del decano o director correspondiente informar debidamente sobre los bienes donados.

Todos los activos fijos y los artículos inventariables serán recibidos por el departamento de envíos y recepciones de la universidad. Se podrán hacer excepciones en el caso de compras especializadas, previa autorización.

Cada mes, el encargado de envíos y recepciones conciliará los registros de inventario con los registros contables de las compras de activos fijos.

Los administradores de área son responsables de la custodia de los activos de sus departamentos. Al dejar su puesto, los administradores dejarán un registro completo de los activos inventariados que estén bajo su control o responsabilidad.

D. TRANSFERENCIA DE BIENES DE CAPITAL INVENTARIADOS

Una vez asignados a un departamento o centro, los activos fijos inventariables que se transfieran de un departamento a otro, o de un centro a otro, se registrarán en el inventario de activos. El administrador del área responsable del activo se lo comunicará al empleado de la universidad encargado del control interno del inventario para que actualice los registros.

El departamento responsable del equipo llevará un registro de cualquier equipo que se retire temporalmente de su ubicación física asignada. Dicho registro incluirá el número de matrícula estatal, la fecha del traslado y el motivo o razón de dicho traslado temporal. El registro podrá consistir en un registro de préstamos u otro tipo de registro, y se actualizará una vez devuelto el equipo.

E. ALIENACIÓN DE ACTIVOS DE CAPITAL EXCEDENTES

La gestión de todo el equipo, los suministros y los materiales sobrantes se delega en el director de instalaciones y operaciones, quien podrá asignarlos a un empleado del departamento. Ningún otro empleado podrá vender, donar o enajenar bienes estatales, salvo en los casos previstos en la política estatal sobre bienes inmuebles (terrenos y edificios).

Las prácticas de enajenación de bienes se ajustarán a la normativa estatal (capítulo 30 del SAAM).

Los activos fijos con un coste de adquisición de al menos 5.000 dólares y adquiridos con fondos de subvenciones federales serán examinados por la oficina de servicios fiscales del distrito para determinar la distribución adecuada de los ingresos, si los hubiera, derivados de su enajenación.

Los ingresos procedentes de la venta de todos los activos que no estén totalmente amortizados se devolverán al fondo que adquirió el activo, una vez deducidos los gastos de enajenación. Los ingresos procedentes de activos totalmente amortizados podrán devolverse al fondo original para su sustitución o reinversión, o bien registrarse en un fondo auxiliar para financiar la gestión de los bienes excedentes u otras necesidades del distrito .

La enajenación de los activos inventariados que no se consideren activos fijos se regirá por los mismos procedimientos que los activos fijos, salvo en los casos previstos en el capítulo 30 del SAAM.

Todo el material sobrante deberá registrarse en un formulario de eliminación de equipos (https://commons.wvc.edu/SitePages/Forms.aspx) por parte del administrador correspondiente o la persona designada. Se requiere un formulario para cada activo etiquetado. Se acordarán los detalles con el director de instalaciones y operaciones o la persona designada para programar la eliminación de los activos.

El administrador correspondiente o la persona que este designe es responsable de mantener los objetos en un lugar seguro hasta que el personal de instalaciones y operaciones los recoja. El director de instalaciones y operaciones o la persona que este designe es responsable de los objetos desde el momento de su recogida hasta su eliminación.

F. INVENTARIO FÍSICO

Cada bienio se llevará a cabo un inventario físico completo de los activos fijos o cuando así lo exija la fuente de financiación utilizada para adquirir dichos activos.

Se notificará a los administradores de área antes de la realización de un inventario físico programado y estos designarán a un miembro del personal para que colabore en la verificación de que el equipo se encuentra en su lugar correspondiente.

Cuando se realice el inventario físico, cualquier equipo que se encuentre fuera de su ubicación asignada será devuelto a su ubicación correcta o se le asignará de nuevo su ubicación actual en la base de datos de inventario de activos. Se informará de cualquier equipo que no se encuentre y se tomarán las medidas oportunas para localizarlo o eliminarlo de la base de datos de inventario.

Se remitirá un informe resumido al administrador correspondiente en un plazo de 30 días a partir de la finalización del inventario físico, en el que se detallarán los artículos que faltan, las discrepancias y los ajustes realizados para corregir los errores de inventario.

1. El administrador correspondiente dispondrá de 30 días para localizar el equipo perdido, emitir la documentación de eliminación correspondiente o adoptar las medidas correctivas adicionales que sean necesarias.
2. La documentación relativa a la baja incluirá una descripción de los hechos relacionados con la desaparición del activo, a quién se notificó la pérdida y las medidas adoptadas para localizarlo.

En caso de que la conciliación tras un inventario físico no se complete dentro del plazo establecido de 30 días, se notificará al director de servicios fiscales y a los administradores correspondientes, incluido el presidente. Una vez que se determine que se ha perdido o robado un activo de capital propiedad del Estado, el vicepresidente de servicios administrativos comunicará la pérdida a la oficina del auditor del Estado de manera oportuna.

G. INVENTARIO DE COLECCIONES DE ARTE

1. No es necesario contabilizar las colecciones de arte como activos fijos ni amortizarlas si se cumplen todas las condiciones siguientes (SAAM 30.20.22):
   
   1. La colección se conserva con fines de exposición pública, educación o investigación en pro del servicio público, y no con fines lucrativos; y
   2. La colección está protegida, libre de cargas, bien cuidada y conservada; y
   3. La colección está sujeta a una política de la agencia que exige que los ingresos obtenidos de la venta de los objetos de la colección se destinen a la adquisición de otros objetos para la colección.
2. 2. El WVC elaborará y mantendrá un registro de las obras de arte que posea, incluyendo una descripción, el coste de adquisición y el motivo por el que no se contabilizan como activos fijos, tal y como exige la normativa estatal (SAAM 30.40.10).

Aprobado por el gabinete del presidente: 17/05/16
Presentado al consejo de administración: 30/11/16
Última revisión: __/__/__
Persona de contacto para el procedimiento: Servicios Administrativos

Políticas, procedimientos y otros documentos relacionados
600.107 Política de control de activos fijos e inventario
RCW 43.88.160, Gestión fiscal: facultades y obligaciones de los funcionarios y organismos
RCW 43.19.1917, Registros del equipo propiedad del estado: definición de «equipo estatal»
OFM SAAM, Capítulo 30: Políticas de activos de capital
OFM SAAM, Capítulo 35: Inventarios
OFM SAAM, Capítulo 30.40.20: Definición de «pequeño y atractivo»