Viajes

1600.115 PROCEDIMIENTO DE VIAJE

A. VIAJES DEL PERSONAL

1.  Autorización previa
   
   1. Las solicitudes de viaje por motivos de trabajo deben ser aprobadas por el supervisor del área correspondiente antes de la fecha del viaje. El empleado debe rellenar un formulario de autorización de viaje (A-40-A), firmarlo, obtener las firmas de autorización pertinentes y presentar el original en la oficina de servicios fiscales antes de viajar por motivos oficiales.
   2. La oficina de servicios fiscales se encarga de tramitar las tasas de inscripción necesarias, los anticipos para gastos de viaje y el alquiler de vehículos.
   3. En algunos casos, se permiten anticipos de gastos de viaje, previa solicitud, por un importe equivalente al 80 % de las dietas estimadas . (Se excluyen los viajes de la ASWVC.) Las solicitudes de anticipos de gastos de viaje deben presentarse al menos una semana antes de la fecha del viaje.
   4. Todos los viajes fuera del estado deben ser autorizados previamente por el presidente.
2. Reembolso
   
   1. Al regresar de un viaje de trabajo, el empleado deberá cumplimentar el formulario de liquidación de gastos de viaje (A-20-A); firmarlo; adjuntar los recibos de alojamiento, alquiler de vehículos, tarjeta de crédito y cualquier otro gasto incurrido; obtener la firma de autorización; y entregar el original a la oficina de servicios fiscales.
   2. La oficina de servicios fiscales tramita los formularios y se avisa al empleado cuando el cheque de reembolso está disponible para su recogida en la caja. (Los reembolsos que deban enviarse por correo directamente al empleado deben indicarse como tales en el formulario de gastos de viaje.)
   3. La oficina de servicios fiscales realiza los pagos directamente a las compañías de transporte, a las agencias de alquiler de vehículos autorizadas por el Estado y a las agencias de viajes.
   4. Se deberá indicar en el formulario de autorización de viaje cuando el reembolso corra a cargo de otro organismo. La oficina de servicios fiscales reclamará entonces los gastos de viaje correspondientes a dicho organismo.
   5. Las tarifas de reembolso por dietas, alojamiento y kilometraje figuran en el reglamento de la Oficina de Gestión Financiera (OFM), del que hay una copia disponible en la oficina de servicios fiscales y en línea en la página web de viajes de la OFM.
3. Cancelaciones
   
   1. Los empleados deberán notificar a la oficina de servicios fiscales lo antes posible cuando se cancele un viaje ya autorizado.
4. Organización del viaje
   
   1. Los gastos de alojamiento se reembolsan según el coste real, hasta el límite de las dietas permitidas. Para obtener el reembolso es necesario presentar un recibo. Los empleados se encargan personalmente de organizar y reservar su alojamiento. Consulte las tarifas de dietas vigentes en http://www.ofm.wa.gov/policy/10.90a.pdf
   2. Para reservas de vuelos, coches de alquiler o trenes, póngase en contacto con la oficina de servicios fiscales para conocer el procedimiento vigente.
5. Comidas
   
   1. De acuerdo con la política de la OFM, las comidas adquiridas durante un desplazamiento son reembolsables si el empleado se encuentra fuera durante todo el horario establecido para la comida y si el viajero se encuentra en situación de desplazamiento durante tres horas más allá de su horario laboral habitual en cualquier día.
   2. Los horarios establecidos para las comidas de los empleados de WVC son:
      
      Desayuno: de 6:00 a. m. a 7:30 a. m.
      Almuerzo: de 11:30 a. m. a 2:00 p. m.
      Cena: de 6:00 p. m. a 7:30 p. m.

B. VIAJES DE ESTUDIANTES

Los fondos para estudiantes pueden utilizarse para sufragar los gastos de viaje de las personas que representen oficialmente a los estudiantes asociados en una actividad que, en general, esté relacionada con el conjunto del alumnado. Los estudiantes deben viajar acompañados de un profesor o tutor. El asesor o entrenador debe presentar una solicitud previa de autorización del viaje al director de programas estudiantiles o a la persona designada, que deberá ser aprobada por el decano académico correspondiente y remitida al senado estudiantil o consejo de actividades correspondiente para su aprobación. Todos los viajes fuera del estado deben ser aprobados con antelación por el rector del Wenatchee Valley College. Los viajes fuera del estado deben financiarse con fondos recaudados al margen de las tasas de S & A. Los asesores deben asegurarse de que los estudiantes que participen en un viaje firmen un formulario de consentimiento de viaje al menos dos semanas antes de la salida y de que dichos formularios se archiven en la oficina de programas estudiantiles. A su regreso del viaje, el asesor o entrenador presentará un informe del viaje al director de programas estudiantiles o a la persona designada para justificar todos los fondos gastados.

Los estudiantes deben firmar el formulario de consentimiento de viaje de la WVC para participar en los viajes patrocinados por la ASWVC.

1. Alojamiento y manutención
   El coste total de alojamiento y manutención no podrá superar los límites establecidos en las políticas del distrito en materia de dietas de viaje.
2. Vehículos particulares y/o de alquiler
   Los estudiantes que decidan no viajar en el vehículo programado, ya sea propiedad de la universidad o alquilado, lo hacen bajo su propia responsabilidad y a su propio cargo.
3. Furgonetas de la ASWVC
   Los conductores de las furgonetas de la ASWVC deben estar en posesión de un permiso de conducir válido del estado de Washington y ser empleados de la universidad.

C. EXCURSIONES ESCOLARES

1. Las excursiones educativas se organizan a través del responsable correspondiente al comienzo de cada trimestre, si es posible, pero a más tardar dos semanas antes de la fecha en que se vaya a realizar la excursión.
2. El profesor debe rellenar un formulario de solicitud de excursión educativa, firmarlo y presentarlo al responsable correspondiente para su aprobación.
3. Una excursión educativa está concebida como una actividad de clase, y los alumnos deben viajar acompañados del profesor. Los alumnos que decidan no viajar en el vehículo programado, ya sea propiedad de la universidad o alquilado, lo hacen bajo su propia responsabilidad y a su propio cargo.
4. El Wenatchee Valley College está asegurado en virtud de la Ley de Reclamaciones por Responsabilidad Civil y no cubre los vehículos particulares de los empleados.

D. USO DE VEHÍCULOS DEL ESTADO

1. Los vehículos oficiales solo pueden utilizarse para asuntos universitarios autorizados.
2. Los vehículos adquiridos o alquilados con fondos de la universidad o de la ASWVC son propiedad del Estado y son responsabilidad de la universidad.
3. Para poder utilizar los vehículos propiedad de la universidad, los empleados y los estudiantes deben presentar una copia de su permiso de conducir válido (adecuado para el vehículo que vayan a conducir) junto con un número de identificación estatal, el nombre de su compañía de seguros y el número de póliza que acredite la contratación del seguro de responsabilidad civil exigido por el estado. Además, se recomienda encarecidamente que todos los conductores cuenten con la cobertura de «conductor de otro vehículo» en su póliza de responsabilidad civil para vehículos particulares.
4. El uso de cualquier vehículo de la universidad para actividades estudiantiles debe programarse y autorizarse a través del director de desarrollo estudiantil o la persona que este designe en el campus de Wenatchee o del administrador del campus en el campus de Omak.
5. Para el uso de las furgonetas adquiridas por la ASWVC se seguirán los siguientes procedimientos:
   
   1. El uso de los vehículos adquiridos por la ASWVC debe autorizarse previamente mediante el proceso oficial de autorización previa de desplazamientos.
      
      1. Las solicitudes de viaje de todos los clubes y organizaciones de la ASWVC deben ser aprobadas por el consejo de actividades del campus correspondiente y el administrador del campus correspondiente.
      2. Las solicitudes de desplazamiento para todas las actividades del gobierno estudiantil deben ser aprobadas por el consejo estudiantil del campus correspondiente y el responsable administrativo del campus correspondiente.
      3. Todos los viajes fuera del estado que realicen los clubes estudiantiles, las organizaciones, los equipos deportivos y el gobierno estudiantil deben ser aprobados previamente por el responsable administrativo correspondiente del campus y el rector de la universidad.
   2. Los vehículos adquiridos por la ASWVC podrán utilizarse para desplazamientos de grupos y/o estudiantes autorizados por la universidad, tales como visitas a la universidad o excursiones educativas. El director de servicios de desarrollo estudiantil o la persona que este designe y/o el administrador del campus de Omak se reservan el derecho a restringir el uso de los vehículos adquiridos por la ASWVC cuando las circunstancias puedan dar lugar a daños indebidos.
   3. Las tarifas por el uso de los vehículos adquiridos por la ASWVC son revisadas anualmente por el consejo estudiantil correspondiente de cada campus y deben ser aprobadas por el gabinete del rector. La lista de tarifas vigente para las furgonetas de pasajeros de la ASWVC está disponible en la oficina de programas estudiantiles.
      Si los vehículos adquiridos por la ASWVC no están disponibles, el responsable de servicios estudiantiles del campus correspondiente podrá autorizar el uso de un vehículo de alquiler conforme al contrato estatal.
6. La responsabilidad del uso y control del vehículo asignado recaerá en el empleado o estudiante autorizado desde el momento y la fecha en que se recoja el paquete de viaje del administrador correspondiente del campus hasta que dicho paquete se devuelva a ese administrador. El paquete de viaje incluye las llaves del vehículo asignado, una tarjeta de crédito estatal para combustible y un formulario de informe de kilometraje. El formulario de informe de kilometraje debe firmarse y completarse antes de devolver el paquete de viaje.
7. El Wenatchee Valley College está asegurado en virtud de la Ley estatal de responsabilidad civil por daños y perjuicios. El estado de Washington podrá, en determinadas circunstancias y de conformidad con la política de la OFM, intentar cobrar en primer lugar cualquier reclamación derivada de la conducción de un vehículo del centro a la compañía de seguros privada del conductor.

E. UTILIZACIÓN DE MEDIOS DE TRANSPORTE PÚBLICO (AVIÓN, AUTOBÚS, TREN)

El uso de contratos estatales para la compra de billetes de avión es obligatorio siempre que sea posible. (La oficina de servicios fiscales y las agencias de viajes disponen de la lista de destinos aprobada por la OFM.) Los empleados deben consultar a la oficina de servicios fiscales para obtener información actualizada sobre los viajes y asistencia antes de realizar las reservas de viaje.

Aprobado inicialmente por el gabinete del rector el 13 de noviembre de 2001
Revisado y aprobado por el gabinete del rector el 23 de septiembre de 2004 y el 2 de abril de 2013
Presentado al consejo de administración el 20 de octubre de 2004 y el 15 de mayo de 2013
Última revisión: __/__/__
Persona de contacto para el procedimiento: Servicios Administrativos

Políticas, procedimientos y materiales relacionados
600.115 Política de viajes
Formulario de solicitud de autorización previa de viaje de la ASWVC
Formulario de solicitud de autorización previa de viaje de la ASWVCO
Formulario de solicitud de excursión educativa
Formulario de autorización de viaje (A-40-A)
Formulario de consentimiento de viaje
Formulario de comprobante de gastos de viaje (A-20-A)