Viajes

1600.115 PROCEDIMIENTO DE DESPLAZAMIENTO

A. VIAJES DE LOS EMPLEADOS

1.  Autorización previa
   
   1. Las solicitudes de viaje por motivos de la universidad deben ser aprobadas por el supervisor del área correspondiente antes de la fecha del viaje. El empleado debe cumplimentar un formulario de autorización de viaje (A-40-A), firmarlo, obtener las firmas de autorización pertinentes y presentar el original en la oficina de servicios fiscales antes de viajar por motivos oficiales.
   2. La oficina de servicios fiscales se encarga de tramitar las tasas de inscripción necesarias, los anticipos para gastos de viaje y el alquiler de vehículos.
   3. En algunos casos, se permiten anticipos de gastos de viaje, previa solicitud, por un importe equivalente al 80 % de la dieta estimada. (Quedan excluidos los viajes de la ASWVC.) Las solicitudes de anticipos de gastos de viaje deben presentarse al menos una semana antes de la fecha del viaje.
   4. Todos los viajes fuera del estado deben ser autorizados previamente por el presidente.
2. Reembolso
   
   1. Al regresar de un viaje de trabajo, el empleado deberá cumplimentar un formulario de liquidación de gastos de viaje (A-20-A); firmarlo; adjuntar los recibos correspondientes a los servicios comerciales, el alquiler de vehículos, la tarjeta de crédito y cualquier otro gasto incurrido; obtener la firma de autorización; y presentar el original en la oficina de servicios fiscales.
   2. La oficina de servicios fiscales tramita los formularios y se notifica al empleado cuando el cheque de reembolso está disponible para su recogida en el mostrador Cajero. (Los reembolsos que deban enviarse por correo directamente al empleado deben indicarse como tales en el formulario de liquidación de gastos de viaje.)
   3. La oficina de servicios fiscales realiza los pagos directamente a las empresas de transporte, a las agencias de alquiler de vehículos autorizadas por el Estado y a las agencias de viajes.
   4. Se deberá indicar en el formulario de autorización de viaje cuando el reembolso vaya a ser abonado por otro organismo. La oficina de servicios fiscales se encargará entonces de reclamar los gastos de viaje correspondientes a dicho organismo.
   5. Las tarifas de reembolso por gastos de manutención, alojamiento y kilometraje figuran en el reglamento de la Oficina de Gestión Financiera (OFM), del que se puede obtener una copia en la oficina de servicios fiscales y en línea, en la página web de la OFM dedicada a los viajes.
3. Cancelaciones
   
   1. Los empleados deberán notificar a la oficina de servicios fiscales lo antes posible en caso de que se cancele un viaje ya autorizado.
4. Organización del viaje
   
   1. Los gastos de alojamiento se reembolsan según el coste real, hasta el límite de la dieta diaria establecida. Se requiere un recibo para el reembolso. Los empleados se encargan personalmente de organizar y realizar las reservas de alojamiento. Consulte las tarifas actuales de las dietas en http://www.ofm.wa.gov/policy/10.90a.pdf
   2. Para reservas de vuelos, coches de alquiler o billetes de tren, póngase en contacto con la oficina de servicios fiscales para conocer el procedimiento vigente.
5. Comidas
   
   1. De acuerdo con la política de la OFM, las comidas adquiridas durante un desplazamiento son reembolsables si el empleado se encuentra fuera durante todo el periodo de comida establecido y el viajero se encuentra en situación de desplazamiento durante tres horas más allá de su horario laboral habitual en cualquier día.
   2. Los horarios establecidos para las comidas de los empleados de WVC son los siguientes:
      
      Desayuno: de las 6:00 a. m. a las 7:30 a. m.
      Almuerzo: de las 11:30 a. m. a las 2:00 p. m.
      Cena: de las 6:00 p. m. a las 7:30 p. m.

B. DESPLAZAMIENTOS DE LOS ESTUDIANTES

Los fondos estudiantiles podrán utilizarse para sufragar los gastos de viaje de aquellas personas que representen oficialmente al colectivo estudiantil en una actividad que, en general, esté relacionada con el conjunto del cuerpo estudiantil. Los estudiantes deberán viajar acompañados de unAsesor. El Asesor deberá presentar una solicitud previa de autorización del viaje al responsable de programas estudiantiles o a la persona que este designe, que deberá ser aprobada por el decano académico correspondiente y remitida al Senado Estudiantil al consejo de actividades pertinente para su aprobación. Todos los viajes fuera del estado deben ser aprobados con antelación por el rector del Wenatchee Valley College. Los viajes fuera del estado deben financiarse con Cuota al margen de Cuota S & A. Los asesores deberán asegurarse de que los estudiantes que participen en un viaje firmen un formulario de consentimiento de viaje al menos dos semanas antes de la salida y de que dichos formularios se archiven en la oficina de programas estudiantiles. A su regreso del viaje, el Asesor presentará un informe del viaje al responsable de programas estudiantiles o a la persona designada para dar cuenta de todos los fondos gastados.

Los estudiantes deben firmar el formulario de autorización de viaje de la WVC para poder participar en los viajes patrocinados por la ASWVC.

1. Manutención y alojamiento
   : El coste total de la manutención y el alojamiento no podrá superar los límites establecidos en las políticas del distrito en materia de dietas de viaje.
2. Vehículos particulares y/o de alquiler
   Los estudiantes que decidan no viajar en el vehículo programado, ya sea propiedad de la universidad o alquilado, lo hacen por su cuenta y riesgo.
3. Furgonetas de la ASWVC
   Los conductores de las furgonetas de la ASWVC deben estar en posesión de un permiso de conducir válido del estado de Washington y ser empleados de la universidad.

C. EXCURSIONES DIDÁCTICAS

1. Las excursiones educativas se organizan a través del responsable correspondiente a principios de cada Trimestre, si es posible, pero a más tardar dos semanas antes de la fecha en que se vaya a realizar la excursión.
2. El profesor debe cumplimentar un formulario de solicitud de excursión didáctica, firmarlo y presentarlo al responsable correspondiente para su aprobación.
3. Una excursión didáctica está concebida como una actividad de clase, y los estudiantes están obligados a viajar con el profesor. Los estudiantes que decidan no viajar en el vehículo programado, ya sea propiedad de la universidad o alquilado por esta, lo hacen bajo su propia responsabilidad y a su propio cargo.
4. El Wenatchee Valley College cuenta con un seguro en virtud de la Ley de Reclamaciones por Responsabilidad Civil, el cual no cubre los vehículos particulares de los empleados.

D. USO DE VEHÍCULOS DEL ESTADO

1. Los vehículos del Estado solo podrán utilizarse para asuntos autorizados relacionados con la universidad.
2. Los vehículos adquiridos o alquilados con fondos de la universidad o de la ASWVC son propiedad del Estado y son responsabilidad de la universidad.
3. Para poder utilizar los vehículos propiedad de la universidad, los empleados y los estudiantes deben presentar una copia de su permiso de conducir válido (adecuado para el vehículo que vayan a conducir) en la que figure un número de identificación estatal, el nombre de su compañía de seguros y el número de póliza que acredite la contratación del seguro de responsabilidad civil exigido por el Estado. Además, se recomienda encarecidamente que todos los conductores cuenten con la cobertura de «conductor de otro vehículo» en su póliza de responsabilidad civil para vehículos particulares.
4. El uso de cualquier vehículo de la universidad para actividades estudiantiles debe programarse y autorizarse a través del director de desarrollo estudiantil o la persona que este designe en el campus de Wenatchee campus o del campus en el campus de Omak.
5. Para el uso de las furgonetas adquiridas por la ASWVC se seguirán los siguientes procedimientos:
   
   1. El uso de los vehículos adquiridos por la ASWVC debe autorizarse con antelación mediante el proceso oficial de autorización previa de desplazamientos.
      
      1. Las solicitudes de viaje de todos los clubes y organizaciones de la ASWVC deben ser aprobadas por el consejo campus correspondiente y por el campus correspondiente.
      2. Las solicitudes de desplazamiento para todas las actividades del gobierno estudiantil deben ser aprobadas por el correspondiente Senado Estudiantil campus Senado Estudiantil por el campus correspondiente campus .
      3. Todos los viajes fuera del estado que realicen los clubes estudiantiles, las organizaciones, los equipos deportivos y el gobierno estudiantil deberán ser aprobados previamente por el campus correspondiente campus y por el rector de la universidad.
   2. Los vehículos adquiridos por la ASWVC podrán utilizarse para desplazamientos de grupos y/o de estudiantes autorizados por la universidad, tales como visitas a la universidad o excursiones educativas. El responsable de servicios de desarrollo estudiantil o la persona que este designe y/o el campus de Omak se reservan el derecho a restringir el uso de los vehículos adquiridos por la ASWVC cuando las circunstancias puedan dar lugar a daños indebidos.
   3. Las tarifas por el uso de los vehículos adquiridos por la ASWVC se revisan anualmente por el correspondiente Senado Estudiantil campus Senado Estudiantil deben ser aprobadas por el Gabinete del Presidente. La lista de tarifas vigente para las furgonetas de pasajeros de la ASWVC está disponible en la oficina de programas estudiantiles.
      En caso de que los vehículos adquiridos por la ASWVC no estén disponibles, el responsable de servicios campus correspondiente podrá autorizar el uso de un vehículo de alquiler en virtud de un contrato estatal.
6. La responsabilidad sobre el uso y el control del vehículo asignado recaerá en el empleado o en el estudiante autorizado desde la fecha y hora en que se recoja el paquete de viaje del campus correspondiente campus hasta que dicho paquete se devuelva a dicho administrador. El paquete de viaje consta de las llaves del vehículo asignado, una tarjeta de crédito estatal para combustible y un formulario de informe de kilometraje. El formulario de informe de kilometraje deberá firmarse y cumplimentarse antes de devolver el paquete de viaje.
7. El Wenatchee Valley College está asegurado en virtud de la Ley estatal de responsabilidad civil por daños y perjuicios. El estado de Washington podrá, en determinadas circunstancias y de conformidad con la política de la OFM, intentar cobrar en primer lugar cualquier reclamación derivada de la conducción del vehículo del centro a la compañía de seguros privada del conductor.

E. UTILIZACIÓN DE MEDIOS DE TRANSPORTE PÚBLICO (AVIÓN, AUTOBÚS, TREN)

El uso de contratos estatales para los billetes de avión es obligatorio siempre que sea posible. (La oficina de servicios fiscales y las agencias de viajes disponen de la lista de destinos aprobada por la OFM.) Los empleados deben consultar con la oficina de servicios fiscales para obtener información actualizada sobre los viajes y asistencia antes de realizar las reservas de viaje.

Aprobado inicialmente por el gabinete del presidente el 13/11/01
Revisado y aprobado por el gabinete del presidente el 23/09/04 y el 02/04/13
Presentado a la Junta Directiva y el 15/05/13
Última revisión: __/__/__
Persona de contacto para este procedimiento: Servicios Administrativos

Políticas, procedimientos y materiales relacionados
600.115 Política de viajes
Formulario de solicitud de autorización previa de viaje de la ASWVC
Formulario de solicitud de autorización previa de viaje de la ASWVCO
Formulario de solicitud de excursión educativa
Formulario de autorización de viaje (A-40-A)
Formulario de consentimiento de viaje
Formulario de justificante de gastos de viaje (A-20-A)