Gestión de la impresión

1600.170 PROCEDIMIENTO DE GESTIÓN DE IMPRESIÓN

Los procedimientos estándar de gestión de la impresión para todos los centros de WVC tienen por objeto ofrecer opciones de impresión eficientes a los empleados y estudiantes, al tiempo que se garantiza que los gastos de impresión se reduzcan al mínimo. Estos procedimientos deben aplicarse junto con las directrices emitidas por el Departamento Estatal de Servicios Empresariales y las disposiciones pertinentes del Código de Leyes Revisadas de Washington (RCW).

A. LOS PROCEDIMIENTOS INCLUYEN:

1. La adquisición y el alquiler de impresoras serán gestionados por el director de tecnología de WVC y requerirán un análisis de las necesidades y de la forma más eficaz de satisfacerlas.
2. Se utilizarán dispositivos multifunción situados en zonas céntricas para todas las impresiones del departamento, salvo que una persona no pueda alejarse de su puesto de trabajo, ya sea por motivos legales o de privacidad, o por razones de eficiencia.
3. Los dispositivos de impresión se configurarán de forma predeterminada para imprimir en blanco y negro y a doble cara.
4. Los estudiantes deberán pagar por las impresiones que superen el número estándar de páginas «gratuitas» en los laboratorios de informática y las aulas; dicho número lo fijará la administración de la universidad.
5. Las impresiones de gran volumen y especializadas solo se realizarán en impresoras centralizadas de gran volumen. El servicio central de impresión de la universidad pondrá a disposición de los empleados impresoras de gran volumen, así como equipos especializados de impresión y encuadernación para garantizar una impresión especializada eficiente. Las impresoras de gran volumen serán designadas por el administrador de los servicios de impresión centralizados de WVC. Los pedidos de impresión de gran volumen con un coste superior a 10 000 dólares anuales deben gestionarse a través del responsable de compras de WVC para garantizar el cumplimiento de las políticas estatales vigentes. Se requieren licitaciones competitivas.
6. Se puede recurrir a proveedores externos de impresión para trabajos de gran volumen o especializados, con el fin de garantizar el menor coste, la mejor calidad y los mejores plazos de entrega.
7. Se estudiarán y adoptarán soluciones de flujo de trabajo y gestión documental cuando estas permitan aumentar la eficiencia y reducir las necesidades de impresión. Se requiere la aprobación del administrador jefe de tecnología del WVC.
8. Siempre que sea posible y no afecte a la calidad, se utilizará papel reciclado.
9. Las impresoras y fotocopiadoras que funcionan con monedas están exentas de estos requisitos, pero se espera que los cumplan en la medida de lo posible. Algunos departamentos pueden quedar exentos de la configuración predeterminada si así lo aprueban el director de tecnología y/o el director administrativo. Los programas autosuficientes y los servicios auxiliares están exentos, salvo que utilicen impresoras compartidas con otros departamentos.

Los procedimientos de impresión se revisarán periódicamente, en la medida en que lo permitan los recursos, al final de la vida útil de las impresoras propiedad de WVC y en la fecha de renovación del equipo de impresión alquilado.

Aprobado por el gabinete del rector: 22/11/16
Aprobado por el consejo de administración: 30/11/16
Última revisión: __/__/__
Persona de contacto para el procedimiento: Servicios Administrativos

Políticas y procedimientos relacionados
600.170 Política de gestión de la impresión