Alquiler de instalaciones universitarias
600.520 POLÍTICA DE ALQUILER DE INSTALACIONES UNIVERSITARIAS
El Wenatchee Valley College se compromete a ofrecer servicios educativos y culturales de calidad a los habitantes del distrito universitario. Con ese fin, las instalaciones del centro podrán ponerse a disposición de organizaciones que realicen actividades educativas, culturales, cívicas o comunitarias. Se dará prioridad en el uso de las instalaciones del centro a las actividades de carácter educativo, cultural o de servicio a la comunidad. Las exenciones de la tarifa de alquiler El rector o la persona designada por él podrán autorizar exenciones de la tarifa de alquiler, si se considera que la excepción redunda en beneficio del centro, de sus estudiantes o de sus empleados.
La universidad se reserva el derecho a denegar la solicitud de cualquier grupo, organización o persona que discrimine en la admisión de sus miembros o limite la participación de una manera incompatible con la política de no discriminación de la universidad.
Las instalaciones de la universidad no podrán utilizarse para el culto religioso, la práctica deportiva ni la enseñanza (Constitución del Estado de Washington, artículo 1, sección 11). Las instalaciones de la universidad no podrán utilizarse de forma que interfieran con la docencia, la investigación, el servicio público o los programas de apoyo de la universidad, ni que obstaculicen el flujo del tráfico peatonal o vehicular.
Las instalaciones de la universidad podrán utilizarse para actividades de carácter comercial o por parte de empresas, siempre que la actividad no entre en conflicto con las funciones de la universidad y que se cobren tarifas que reflejen el coste total del uso de las instalaciones.
La universidad se reserva el derecho a denegar cualquier solicitud o a revocar un acuerdo en cualquier momento si: las acciones derivadas de dicha solicitud o autorización constituyen una actividad ilegal; si, a juicio de la administración, existe un peligro inminente de actividad ilegal; si un posible usuario ha infringido anteriormente las disposiciones o normas y reglamentos de la universidad; o si, a juicio del rector o de la persona designada, las actividades entran en conflicto, compiten directamente o son incompatibles con los programas o la misión de la universidad.
Aprobado por el gabinete del rector: 20/01/15
Aprobado por el consejo de administración: 10/05/00, 18/02/15
Última revisión: 18/10/22
Persona de contacto para la política: Servicios Administrativos
Políticas y procedimientos relacionados
1600.520 Procedimiento para el alquiler de instalaciones de la universidad
1600.525 Procedimiento para la exención o reducción de las tarifas de alquiler
1600.520 PROCEDIMIENTO DE ALQUILER DE INSTALACIONES UNIVERSITARIAS
A. PROGRAMACIÓN
- Las instalaciones de la universidad se ponen a disposición de organismos o particulares externos mediante una reserva
que se gestiona a través del coordinador de reservas de salas de cada campus, previa autorización del director administrativo
. Los grupos de estudiantes solicitan el uso de las instalaciones a través de la oficina de programas estudiantiles.
Las reservas de salas se realizan mediante el proceso de programación de salas del distrito, que
determinará la instalación más adecuada para el evento. Los usuarios de las instalaciones deberán cumplir
con la política de no discriminación y acoso de WVC (000.330). Cualquier organización que desee
utilizar las instalaciones de la universidad en el campus deberá proporcionar la siguiente información:
- Nombre de la organización patrocinadora.
- Nombre de la persona encargada de los preparativos.
- Número de participantes.
- Naturaleza de la reunión propuesta.
- Fechas y horas deseadas.
- Tipo de instalaciones deseadas.
- Equipamiento opcional o disposiciones especiales que desee.
- Justificante del seguro, si se solicita.
- Si se dispone de las instalaciones adecuadas y se aprueba el evento, la oficina del director administrativo redacta un acuerdo de uso de las instalaciones que deberá firmar y devolver el representante del grupo usuario. Las solicitudes de reserva normalmente no se confirmarán con más de dos meses de antelación ni más allá del final del trimestre en el que se presente la solicitud. Todas las solicitudes deberán presentarse con la antelación suficiente para que puedan ser examinadas por el consejo de administración de la universidad, si fuera necesario.
- No se podrá publicar ningún anuncio hasta que la universidad haya recibido una copia del contrato firmado por el usuario y, si se solicita, un justificante del seguro. La publicidad de todos los eventos no patrocinados por la universidad deberá incluir el nombre de la organización patrocinadora. Dicha publicidad no deberá dar a entender que cuenta con el patrocinio de Wenatchee Valley College.
- Queda prohibida la posesión o el consumo de bebidas alcohólicas en las instalaciones de la universidad o en actividades relacionadas con la misma, salvo que lo apruebe previamente el consejo de administración o el rector, de conformidad con la normativa de la Junta Estatal de Control de Bebidas Alcohólicas.
B. PRECIOS DE ALQUILER, GASTOS ADICIONALES, PAGO
Las siguientes tarifas y cargos se aplican a todo uso de las instalaciones de la universidad que no sea con fines académicos:
- Las tarifas de alquiler incluyen los servicios de limpieza habituales durante el horario laboral normal, salvo que el evento incluya servicio de catering, en cuyo caso se aplicará un recargo. Cualquier servicio de limpieza, seguridad o técnico que se requiera además del servicio habitual prestado deberá ser abonado por el usuario según las tarifas vigentes, que pueden incluir horas extras.
- A las organizaciones que utilicen las instalaciones del campus fuera del horario habitual, durante los fines de semana o en días festivos de la universidad se les cobrarán tarifas adicionales por los servicios de limpieza, seguridad y técnicos, a fin de reflejar las horas de trabajo adicionales del personal que ello requiera.
- La tabla de tarifas de alquiler es aprobada por el gabinete del rector y se aplicará a todos los grupos ajenos a la universidad. Se permiten exenciones y/o reducciones de las tarifas con arreglo al procedimiento 1600.525. El director administrativo tiene competencia para fijar y negociar las tarifas de alquiler y de los servicios relacionados.
- La oficina de servicios fiscales se encarga de preparar y emitir las facturas correspondientes a las tarifas de alquiler y a cualquier fianza o garantía que se requiera (véase la sección E.1). Todas las tarifas deberán abonarse a nombre de Wenatchee Valley College antes de hacer uso de las instalaciones.
C. SERVICIOS OPCIONALES
- En el campus de Wenatchee, los usuarios deberán coordinar los servicios de comida y bebida con antelación con el responsable de servicios de restauración. No se permite el uso de servicios de restauración externos sin la autorización previa por escrito del responsable de servicios de restauración.
- Cualquier grupo que utilice las instalaciones de la universidad podrá hacer uso del equipo audiovisual propiedad de la misma dentro del campus, siempre que se haya concertado con antelación. El uso del equipo estará sujeto al pago de una tarifa.
- Es posible que haya plazas de aparcamiento disponibles para eventos durante el horario habitual, con un coste adicional.
D. INCUMPLIMIENTO DE LAS OBLIGACIONES
- Las autoridades de la universidad tienen derecho a rescindir un contrato de forma inmediata y sin previo aviso en caso de que se detecte el incumplimiento de cualquier término, condición o disposición del presente procedimiento.
- Los contratos se rescindirán de inmediato si, a juicio de la administración de la universidad, existe un peligro inminente o la organización usuaria lleva a cabo actividades ilegales.
E. RESPONSABILIDAD
- El director administrativo podrá exigir a cualquier usuario que presente una fianza adecuada, un depósito o un certificado de seguro antes de formalizar cualquier contrato de alquiler.
- El importe del seguro de responsabilidad civil y daños materiales queda a discreción del director administrativo. Se deberá presentar un justificante de la cobertura al menos 14 días antes de la fecha del evento. La universidad podrá solicitar que se la incluya como asegurada adicional en dicha póliza o certificado de seguro de responsabilidad civil.
- A cambio del permiso concedido al usuario para utilizar las instalaciones del centro, el usuario exime al centro y a sus agentes, empleados o directivos de toda responsabilidad por deudas, reclamaciones, demandas, daños y perjuicios, acciones y causas de acción de cualquier tipo que puedan surgir como consecuencia del uso de las instalaciones del centro. El usuario se compromete además a proteger, indemnizar y eximir de responsabilidad al distrito, a la universidad y a sus agentes, empleados y directivos frente a cualquier reclamación, demanda, acción, daño o causa de acción que surja directa o indirectamente del uso de las instalaciones o locales. Cualquier grupo o persona que solicite el uso de una instalación de la universidad acepta la responsabilidad financiera y civil. La solicitud de uso de las instalaciones de la universidad constituye la aceptación por parte de dicho grupo o persona de la responsabilidad anteriormente mencionada y la voluntad de cumplir con todas las normas y reglamentos relativos al uso de las instalaciones de la universidad.
F. DAÑOS Y PERJUICIOS
La organización usuaria es responsable de cualquier reparación o sustitución que se derive o sea necesaria como consecuencia de la negligencia o el uso indebido de las instalaciones. Los daños causados al equipamiento del centro, incluido el equipamiento escénico, audiovisual o de iluminación, durante y a causa de la ocupación de las instalaciones por parte del usuario, se sufragarán con cargo al depósito de garantía. El saldo restante, si lo hubiera, se devolverá a la organización que haya realizado el depósito. Si el depósito de garantía no fuera suficiente para cubrir los daños, se facturará la diferencia al grupo que utilice las instalaciones .
G. CANCELACIONES
- Las cancelaciones del alquiler de las instalaciones deben realizarse con 7 días de antelación. La notificación de cancelación debe dirigirse al coordinador de eventos del WVC, al número de teléfono 509.682.6780, y/o a la oficina de servicios administrativos, al 509-682-6514. Si no se cancela con al menos 7 días de antelación, se podrá perder el derecho al reembolso de las tarifas de alquiler.
- Las cancelaciones de los servicios de catering son responsabilidad del solicitante y deben comunicarse con 7 días de antelación al coordinador de eventos del WVC y a la cafetería del WVC u otro proveedor, de acuerdo con sus respectivas políticas.
- Las cancelaciones de los servicios audiovisuales son responsabilidad del solicitante y deben realizarse con al menos 7 días de antelación. Las notificaciones de cancelación deben dirigirse al coordinador de eventos del WVC, al número de teléfono 509.682.6780. Si no se cancela con al menos 7 días de antelación, se podrá perder el derecho al reembolso de las tarifas de alquiler.
Aprobado por el gabinete del rector el 31/10/00, el 20/01/15 y el 01/11/16
Presentado al consejo de administración: el 18/02/15 y el 30/11/16
Última revisión: __/__/__
Persona de contacto para el procedimiento: Servicios Administrativos
Normas y procedimientos relacionados
600.520 Norma sobre el alquiler de instalaciones de la universidad
1600.620 Procedimiento de exención o reducción de las tarifas de alquiler