Alquiler de instalaciones universitarias

1600.520 PROCEDIMIENTO PARA EL ALQUILER DE INSTALACIONES UNIVERSITARIAS

A. PLANIFICACIÓN

1. Las instalaciones de la universidad se ponen a disposición de organismos o particulares externos mediante una reserva a través del coordinador de reservas de salas de cada campus autorización del director administrativo . Los grupos de estudiantes solicitan el uso de las instalaciones a través de la oficina de programas estudiantiles. Las reservas de salas se realizan mediante el proceso de programación de salas del distrito, que determinará las instalaciones más adecuadas para el evento. Los usuarios de las instalaciones deberán cumplir con la política de no discriminación y acoso de WVC (000.330). Cualquier organización que desee utilizar las instalaciones de la universidad en el campus facilitar la siguiente información:
   
   1. Nombre de la organización patrocinadora.
   2. Nombre de la persona encargada de los preparativos.
   3. Número de participantes.
   4. Naturaleza de la reunión propuesta.
   5. Fechas y horas deseadas.
   6. Tipo de instalaciones deseadas.
   7. Equipamiento opcional especial o disposiciones que desee.
   8. Justificante del seguro, si se solicita.
2. Si se dispone de las instalaciones adecuadas y se aprueba el evento, la oficina del director administrativo elaborará un acuerdo de uso de las instalaciones que deberá firmar y devolver el representante del grupo usuario. Las solicitudes de reserva normalmente no se confirmarán con más de dos meses de antelación ni más allá del final del Trimestre en el que se presente la solicitud. Todas las solicitudes deberán presentarse con la antelación suficiente para que puedan ser examinadas por la Junta Directiva de la universidad, Junta Directiva fuera necesario.
3. No se podrá publicar ningún anuncio hasta que el centro haya recibido una copia del contrato firmado por el usuario y, en caso de que se solicite, un justificante del seguro. La publicidad de todos los eventos no patrocinados por el centro deberá incluir el nombre de la organización patrocinadora. Dicha publicidad no deberá dar a entender que cuenta con el patrocinio del Wenatchee Valley College.
4. Queda prohibida la posesión o el consumo de bebidas alcohólicas en las instalaciones de la universidad o en actividades relacionadas con la misma, salvo que cuenten con la autorización previa de la Junta Directiva del rector, de conformidad con la normativa de la Junta Estatal de Control de Bebidas Alcohólicas.

B. TARIFAS DE ALQUILER, GASTOS ADICIONALES Y PAGO

Las siguientes tarifas y tasas se aplican a cualquier uso de las instalaciones de la universidad que no esté relacionado con la actividad académica:

1. Las tarifas de alquiler incluyen los servicios de limpieza rutinarios durante el horario laboral habitual, salvo que el evento incluya servicio de catering, en cuyo caso Cuota aplicará una Cuota . Cualquier servicio de limpieza, seguridad o técnico que se requiera además del servicio rutinario prestado habitualmente deberá ser abonado por el usuario según las tarifas vigentes, que pueden incluir horas extras.
2. A las organizaciones que utilicen campus fuera del horario habitual, los fines de semana o durante los días festivos de la universidad se les cobrarán tarifas adicionales por los servicios de limpieza, seguridad y asistencia técnica, a fin de reflejar las horas adicionales de personal necesarias.
3. Cuota alquiler es aprobada por el gabinete del presidente y se aplicará a todos los grupos no universitarios. Se permiten exenciones y/o reducciones de las tarifas con arreglo al procedimiento 1600.525. El director administrativo está facultado para fijar y negociar las tarifas de alquiler y de los servicios relacionados.
4. La oficina de servicios fiscales se encarga de preparar y emitir las facturas correspondientes a las tarifas de alquiler y a cualquier fianza o garantía que se requiera (véase la sección E.1). Todas las tarifas deberán abonarse a nombre de Wenatchee Valley College antes de hacer uso de las instalaciones.

C. SERVICIOS OPCIONALES

1. En el campus de Wenatchee, los usuarios deberán coordinar los servicios de comida y bebida con antelación con el responsable de servicios de restauración. No se permite el uso de servicios de restauración externos sin la previa autorización por escrito del responsable de servicios de restauración.
2. Cualquier grupo campus utilice las instalaciones de la universidad podrá hacer uso del equipo audiovisual propiedad de la misma en campus , siempre que se haya concertado con antelación. Se aplicarán tarifas por el uso del equipo.
3. Es posible que haya plazas de aparcamiento disponibles para eventos durante el horario habitual de apertura, con un coste adicional.

D. INCUMPLIMIENTO DE LAS OBLIGACIONES

1. Las autoridades de la universidad tienen derecho a rescindir un contrato de forma inmediata y sin previo aviso en caso de que se detecte el incumplimiento de cualquier término, condición o disposición del presente procedimiento.
2. Los contratos se rescindirán de inmediato si, a juicio de la administración de la universidad, existe un peligro inminente o la organización usuaria lleva a cabo actividades ilícitas.

E. RESPONSABILIDAD

1. El director administrativo podrá exigir a cualquier usuario que presente una fianza adecuada, un depósito o un certificado de seguro antes de que se formalice cualquier contrato de alquiler.
2. El importe del seguro de responsabilidad civil y daños materiales queda a discreción del director administrativo. Se deberá presentar un justificante de la cobertura al menos 14 días antes de la fecha del evento. La universidad podrá solicitar que se la incluya como asegurada adicional en dicha póliza o certificado de seguro de responsabilidad civil.
3. A cambio del permiso concedido al usuario para hacer uso de las instalaciones de la universidad, el usuario exime a la universidad y a sus agentes, empleados o directivos de toda responsabilidad por deudas, reclamaciones, demandas, daños y perjuicios, acciones y causas de acción de cualquier naturaleza que puedan surgir como consecuencia del uso de las instalaciones de la universidad. El usuario se compromete además a proteger, indemnizar y eximir de responsabilidad al distrito, a la universidad y a sus agentes, empleados y directivos frente a cualquier reclamación, exigencia, acción, daño o causa de acción que surja, directa o indirectamente, del uso de las instalaciones o los locales. Cualquier grupo o persona física que solicite el uso de una instalación de la universidad asume la responsabilidad financiera y civil. La solicitud de uso de las instalaciones de la universidad constituye la aceptación por parte de dicho grupo o persona de la responsabilidad anteriormente mencionada, así como la voluntad de cumplir con todas las normas y reglamentos relativos al uso de las instalaciones de la universidad.

F. INDEMNIZACIÓN POR DAÑOS Y PERJUICIOS

La organización usuaria es responsable de cualquier reparación o sustitución que se produzca o que resulte necesaria como consecuencia de la negligencia o el uso indebido de las instalaciones. Los daños causados al equipamiento de la universidad, incluido el equipamiento escénico, audiovisual o de iluminación, durante y como consecuencia de la ocupación de las instalaciones por parte del usuario, se deducirán del depósito de garantía. El saldo restante, si lo hubiera, se devolverá a la organización que haya realizado el depósito. Si el depósito de garantía no fuera suficiente para cubrir los daños, se facturará la diferencia al grupo que utilice las instalaciones .

G. CANCELACIONES

1. Las cancelaciones del alquiler de las instalaciones deben realizarse con 7 días de antelación. La notificación de cancelación debe dirigirse al coordinador de eventos del WVC, al número de teléfono 509.682.6780, y/o a la oficina de servicios administrativos, al 509-682-6514. Si no se cancela con al menos 7 días de antelación, se podría perder el importe del alquiler.
2. Las cancelaciones de los servicios de catering son responsabilidad del solicitante y deben realizarse con 7 días de antelación, comunicándolas al coordinador de eventos del WVC y a la cafetería del WVC u otro proveedor, de acuerdo con sus respectivas políticas.
3. Las cancelaciones de los servicios audiovisuales son responsabilidad del solicitante y deben realizarse con al menos 7 días de antelación. La notificación de las cancelaciones debe dirigirse al coordinador de eventos del WVC, al número de teléfono 509.682.6780. Si no se cancela con al menos 7 días de antelación, se podrá perder el derecho al reembolso de las tarifas de alquiler.

Aprobado por el gabinete del presidente el 31/10/00, el 20/01/15 y el 01/11/16
Presentado a la Junta Directiva: el 18/02/15 y el 30/11/16
Última revisión: __/__/__
Persona de contacto para el procedimiento: Servicios Administrativos

Normas y procedimientos relacionados
600.520 Norma sobre el alquiler de instalaciones de la universidad
1600.620 Procedimiento de exención o reducción de las tarifas de alquiler