000.180 Uso de dispositivos personales
000.180 NORMATIVA SOBRE EL USO DE DISPOSITIVOS PERSONALES
El objetivo de esta política es garantizar que todas las comunicaciones relacionadas con el trabajo que se realicen a través de mensajes de texto o dispositivos personales se gestionen de conformidad con la Ley de Registros Públicos de Washington (RCW 42.56), las leyes de conservación de registros del Estado de Washington y los plazos de conservación aplicables de los Archivos del Estado de Washington.
Todos los empleados del Wenatchee Valley College tienen la responsabilidad de garantizar que las comunicaciones relacionadas con las actividades del centro —independientemente del dispositivo utilizado— se conserven adecuadamente, sean accesibles y se faciliten de conformidad con la legislación estatal.
Los mensajes de texto y las comunicaciones creadas o recibidas en dispositivos personales que estén relacionadas con asuntos de la universidad son documentos públicos y deben gestionarse en consecuencia.
Aprobado por el gabinete del presidente: 21/4/26
Aprobado por el Consejo de Educación de la Universidad de Oklahoma ( Junta Directiva): 20/5/26
Última revisión: 20/5/26
Persona de contacto para la política: Recursos Humanos
Políticas y procedimientos relacionados
000.170 Política sobre registros públicos
1000.170 Procedimiento sobre registros públicos
1000.180 Procedimiento sobre dispositivos de uso personal
1000.180 PROCEDIMIENTO DE USO DE DISPOSITIVOS PERSONALES
A. OBJETIVO
El presente procedimiento establece las normas relativas a la creación, conservación y divulgación de mensajes de texto y comunicaciones realizadas a través de dispositivos personales cuando se utilicen para asuntos relacionados con la universidad.
B. DEFINICIONES
- Los términos «registro público» y demás términos definidos en la Ley de Registros Públicos tendrán el mismo significado en el presente procedimiento que el que tienen en dicha Ley. Los registros públicos incluyen cualquier documento escrito, soporte electrónico, correo electrónico, grabación de vídeo y/u otra grabación , y deben ser registros existentes e identificables. Cualquier registro creado por un empleado o representante del Estado en el ejercicio de sus funciones oficiales o utilizando recursos estatales constituye un posible registro público.
- Documento transitorio: una comunicación de corta duración sin valor administrativo, jurídico ni histórico .
- Expediente sustantivo: una comunicación que documenta decisiones, acciones, políticas o que tiene valor histórico.
C. USO DE LOS MENSAJES DE TEXTO PARA ASUNTOS RELACIONADOS CON LA UNIVERSIDAD
- Uso permitido:
- Comunicaciones breves, operativas o urgentes.
- Planificación y coordinación logística.
- Uso restringido:
- Medidas relativas al personal o medidas disciplinarias
- Quejas, investigaciones o asuntos relacionados con reclamaciones
- Decisiones o aprobaciones en materia de políticas.
En caso de que se produzca dicha comunicación, deberá conservarse y transferirse a un sistema oficial de la universidad.
D. REQUISITOS DE CONSERVACIÓN DE DOCUMENTACIÓN
- Los mensajes temporales pueden eliminarse cuando ya no sean necesarios.
- Los mensajes administrativos rutinarios se conservan de acuerdo con los calendarios de conservación.
- Los expedientes sustantivos deben conservarse de acuerdo con los calendarios de conservación de la SBCTC.
E. DISPOSITIVOS PERSONALES Y RESPONSABILIDADES
- Los empleados que utilicen dispositivos personales deben:
- Conserve los mensajes relacionados con el trabajo.
- Garantice que se pueda acceder a la información para su recuperación.
- Transfiera los mensajes de contenido sustantivo a los sistemas oficiales.
- Presente la documentación correspondiente cuando se le solicite.
El uso de un dispositivo personal no exime a una comunicación de los requisitos de divulgación.
F. CUMPLIMIENTO DE LAS SOLICITUDES DE ACCESO A LOS REGISTROS PÚBLICOS
- Los empleados deben:
- Realice registros razonables de los dispositivos personales.
- Facilite la documentación pertinente.
- Presente las declaraciones necesarias, si procede.
G. LITIGIOS Y MEDIDAS DE CONSERVACIÓN
Los empleados deben conservar todos los mensajes de texto pertinentes cuando se les notifique una solicitud de acceso a documentos públicos, un litigio o una investigación.
H. PRÁCTICAS PROHIBIDAS
- Eliminar mensajes para evitar que se hagan públicos.
- Llevar a cabo asuntos importantes por mensaje de texto sin que quede constancia de ello.
- No realizar registros en los dispositivos personales.
- El uso de aplicaciones para eludir la conservación o la divulgación de datos.
I. FORMACIÓN Y CUMPLIMIENTO NORMATIVO
- Los empleados recibirán formación sobre los registros públicos y los requisitos de conservación de documentos.
- Los supervisores son responsables del cumplimiento de la normativa.
- El incumplimiento de esta norma puede dar lugar a medidas disciplinarias y suponer un riesgo jurídico para la universidad.
Aprobado por el gabinete del presidente: 21/04/26
Última revisión: 21/04/26
Persona de contacto para la política: Recursos Humanos
Políticas, procedimientos y otras leyes y recursos pertinentes
000.170 Política sobre registros públicos
000.180 Política sobre dispositivos de uso personal
1000.170 Procedimiento sobre registros públicos
RCW 34.05, 40.14.060, 42.56
WAC 132W-277
Junta Estatal de Centros de Formación Profesional y Técnica