Teletrabajo

1500.510 PROCEDIMIENTO DE TELETRABAJO

En la medida en que este procedimiento se refiera a condiciones o disposiciones contempladas en los convenios colectivos para los empleados representados, prevalecerán las condiciones del convenio colectivo para dichos empleados representados.

El régimen de teletrabajo permite a los empleados que cumplan los requisitos realizar algunas o todas sus tareas laborales desde un lugar de trabajo fuera del campus. El objetivo del teletrabajo es garantizar un alto nivel de servicio y asistencia continuados a la universidad y a sus miembros. El presente procedimiento se establece para cumplir los requisitos de la política de teletrabajo adjunta, ofreciendo orientación a los empleados y supervisores en materia de teletrabajo.

A. REQUISITOS DE ADMISIBILIDAD

Los empleados de categoría administrativa, los exentos y los que cobran por horas pueden solicitar trabajar a distancia.

Por lo general, no se establecerán relaciones de teletrabajo durante el período de prueba o de prueba de un empleado.

B. SOLICITUD

Los empleados que deseen trabajar desde un lugar distinto a su lugar de trabajo habitual deben rellenar un formulario de solicitud de teletrabajo y presentarlo a su superior.

1. Un acuerdo de teletrabajo puede establecerse de mutuo acuerdo entre un superior y un empleado, o bien puede ser exigido por el empleador debido a la naturaleza del puesto.
2. Cada horario de teletrabajo debe prever tiempo suficiente en el lugar de trabajo principal para reuniones, acceso a las instalaciones y al material, y comunicación con otros empleados y clientes.
3. El supervisor evaluará la solicitud de un empleado para trabajar a distancia teniendo en cuenta las necesidades operativas y de los clientes del departamento, así como las normas descritas en la sección C que figura a continuación.
4. Por regla general, el supervisor deberá responder a una solicitud de teletrabajo en un plazo de 30 días naturales. Todas las solicitudes están sujetas a la aprobación del supervisor y del administrador correspondiente a nivel ministerial.

C. NORMAS

La universidad reconoce que no todos los puestos ni todas las personas son aptos para el teletrabajo. Las normas sobre teletrabajo exigen que el puesto y el tipo de trabajo, las características del empleado y el lugar de trabajo alternativo cumplan los siguientes requisitos:

1. Puesto y tipo de trabajo
   
   1. El puesto no requiere supervisión presencial diaria ni interacciones diarias con clientes, alumnos, miembros del público o compañeros de trabajo.
   2. El puesto tiene objetivos de rendimiento orientados a los resultados con indicadores de productividad identificables, o bien el puesto conlleva tareas administrativas que pueden realizarse en un lugar de trabajo alternativo.
   3. La necesidad de material o equipo especializado debe ser mínima o flexible.
   4. Por lo general, el trabajador trabaja solo.
2. Características de los empleados
   
   1. El empleado ha demostrado capacidad para trabajar de forma autónoma, con iniciativa propia, de manera independiente, centrado y bien organizado.
   2. El empleado demuestra tener habilidades de comunicación eficaces.
   3. El empleado demuestra un profundo conocimiento de su trabajo.
   4. El empleado tiene un historial de rendimiento laboral satisfactorio o superior, así como evaluaciones de rendimiento satisfactorias.
   5.  El empleado tiene un historial de fiabilidad y demuestra una sólida ética de trabajo.
3. Lugar de trabajo alternativo
   
   1. El lugar de trabajo alternativo está libre de distracciones que puedan interferir con las tareas laborales.
   2. El lugar de trabajo alternativo garantiza la confidencialidad de la información de la universidad.
   3. El equipo tecnológico del que dispone el empleado (ordenador, teléfono, conexión a Internet, fax, etc.) cumple o supera los requisitos del puesto.
   4. El lugar de trabajo alternativo es un entorno de trabajo adecuado, libre de riesgos aparentes de lesiones.

D. CONDICIONES LABORALES

Las modalidades de teletrabajo no modifican los salarios, las prestaciones, las responsabilidades laborales, las políticas de permisos ni otras condiciones básicas de empleo.

E. RENDIMIENTO LABORAL Y HORAS EXTRAORDINARIAS

Los criterios de rendimiento para los empleados que trabajen en los centros de trabajo alternativos deberán ser equivalentes a los criterios que se aplican cuando los empleados trabajan en el centro de trabajo del campus.

El empleado y el supervisor tienen un entendimiento mutuo de las tareas o el alcance del trabajo que debe realizarse en el lugar de trabajo alternativo, los plazos para su finalización y cómo se revisará, comunicará, evaluará y/o medirá el trabajo.

Los empleados que ocupen puestos en los que se permita realizar horas extras deben contar con la autorización previa de su supervisor para realizar dichas horas.

F. MEDIOS DE COMUNICACIÓN/EXPECTATIVAS DE DISPONIBILIDAD

El empleado y el supervisor deciden cómo se gestionará la comunicación entre el teletrabajador y el lugar de trabajo.

Se pueden establecer horarios fijos (horario de atención) en los que el teletrabajador deba estar disponible en el lugar de trabajo alternativo, de modo que sus compañeros y clientes puedan interactuar con él.

El supervisor u otros responsables de la universidad podrán realizar visitas o evaluaciones en el lugar de trabajo en horarios acordados de mutuo acuerdo.

Se espera que el empleado que teletrabaja mantenga una actitud flexible para responder a las necesidades de la empresa, lo que puede incluir asistir a reuniones, conferencias o sesiones de formación relacionadas con el trabajo, según lo solicite su supervisor. Además, es posible que se le pida al teletrabajador que trabaje en las instalaciones de la empresa durante una jornada normal de teletrabajo.

G. SEGURIDAD Y ERGONOMÍA

El empleado es responsable de mantener el lugar de trabajo alternativo en condiciones que no supongan riesgos para la salud o la seguridad. El supervisor, la persona designada o el responsable de seguridad de la universidad podrán realizar visitas o evaluaciones del lugar de trabajo en horarios acordados mutuamente.

El empleado tiene la obligación de informar inmediatamente al supervisor o al responsable de cualquier problema relacionado con la seguridad o la ergonomía en el lugar de trabajo alternativo. Los riesgos para la salud o la seguridad en el lugar de trabajo alternativo pueden dar lugar a la suspensión inmediata del acuerdo de teletrabajo.

H. INDEMNIZACIÓN POR ACCIDENTES DE TRABAJO

Los empleados que teletrabajan están cubiertos por el seguro de accidentes de trabajo en caso de lesiones relacionadas con el trabajo que se produzcan en el ejercicio de sus funciones. Cuando el lugar de trabajo alternativo se encuentra en el domicilio del empleado, el seguro de accidentes de trabajo no se aplica a las lesiones no relacionadas con el trabajo que se produzcan en el domicilio. Además, la universidad no se hace responsable de las lesiones que puedan sufrir los familiares, visitantes y otras personas que se encuentren en el domicilio del empleado.

Los empleados que trabajen fuera del estado o del país en un mismo lugar durante más de 30 días necesitan una cobertura de seguro de accidentes de trabajo específica para ese lugar. Póngase en contacto con la oficina de recursos humanos para obtener información sobre la cobertura.

I. RESPONSABILIDAD

La escuela no asume responsabilidad alguna por la seguridad o la idoneidad de cualquier lugar de trabajo alternativo. La escuela tampoco asume responsabilidad alguna por los objetos personales de ningún empleado.

J. EQUIPOS, INCLUIDOS EL HARDWARE Y EL SOFTWARE INFORMÁTICOS

El equipo necesario para cada situación de teletrabajo se identificará y determinará caso por caso.

En la mayoría de los casos, el empleado deberá proporcionar todo el equipo necesario para el teletrabajo, incluyendo un ordenador, acceso a Internet y el software necesario, así como mantener dicho equipo en buen estado de funcionamiento mientras se utilice en el marco del acuerdo de teletrabajo.

En ocasiones, la universidad puede proporcionar equipos o programas informáticos no estándar necesarios para el teletrabajo. Si la universidad proporciona el equipo, será responsable de su mantenimiento y suministrará los programas informáticos necesarios para los equipos informáticos. El empleado deberá devolver el equipo para su mantenimiento y reparación. El empleado asume la responsabilidad por la pérdida del equipo de la universidad y por cualquier daño resultante de un uso o manejo negligente. Cualquier equipo suministrado por la universidad deberá devolverse a la universidad al finalizar el acuerdo de teletrabajo. El uso del equipo proporcionado por la universidad es únicamente para fines aprobados y debe cumplir con las políticas de uso de la universidad y las leyes de ética del estado de Washington.

K. SEGURIDAD/CONFIDENCIALIDAD

La información y los datos de la universidad que se almacenen en el lugar de trabajo alternativo deberán conservarse en un lugar seguro. En el caso de trabajos que impliquen cuestiones de seguridad o confidencialidad, deberán establecerse contraseñas para el acceso a los ordenadores. Los empleados tomarán todas las precauciones necesarias para proteger la información confidencial y evitar el acceso no autorizado a cualquier sistema de la universidad desde el lugar de trabajo alternativo.

L. INVENCIONES Y DERECHOS DE AUTOR

Salvo que exista un acuerdo formal por escrito que establezca lo contrario, todos los derechos de autor derivados del trabajo del empleado, incluso aquellos realizados en régimen de teletrabajo, son propiedad de la universidad.

M. MANTENIMIENTO/SERVICIOS PÚBLICOS

Si el empleado trabaja desde su domicilio, la universidad no se hace responsable de los gastos de suministros ni del mantenimiento de la vivienda. Del mismo modo, la universidad no se hace responsable de los gastos de mantenimiento relacionados con el equipo personal del empleado utilizado para el teletrabajo.

N. REPERCUSIONES FISCALES

Los empleados son responsables de atender y resolver cualquier duda sobre su derecho a deducir los gastos relacionados con el teletrabajo.

O. ACUERDO

Los siguientes pasos describen el proceso de acuerdo de teletrabajo:

1. El empleado y su superior hablan sobre la posibilidad de que el empleado trabaje desde casa.
2. El empleado rellena el formulario de solicitud de teletrabajo de la universidad para justificar la viabilidad de la solicitud.
3. Si se determina que el teletrabajo es viable, el empleado y su superior deben cumplimentar un formulario de acuerdo de teletrabajo.
4. Los formularios debidamente cumplimentados se envían al responsable de nivel ministerial del departamento para su revisión y aprobación.
5. Si la propuesta no se aprueba, el supervisor se lo comunicará al empleado.
6. Si todas las partes aprueban la propuesta, se entrega una copia del acuerdo al empleado y se envía el original al departamento de recursos humanos para que lo archive en el expediente personal del empleado.
7. Se ha puesto en práctica el acuerdo de teletrabajo aprobado.
8. El acuerdo de teletrabajo se revisa antes de su fecha de vencimiento.
9. Si se determina que el teletrabajo no es viable, se comunicarán al empleado los motivos de la denegación, basándose en los criterios de elegibilidad establecidos en este procedimiento.
10. Si se considera que el acuerdo de teletrabajo ha tenido éxito, se deberá rellenar y firmar o aprobar un nuevo formulario de acuerdo de teletrabajo.

P. REVERSIBILIDAD

El empleador podrá rescindir el acuerdo en cualquier momento. Tanto el empleado como el empleador podrán rescindir un acuerdo de teletrabajo voluntario, por lo general con un preaviso de al menos una semana. Las partes podrán acordar un plazo de preaviso más largo para garantizar una transición fluida.

P. HECHOES INCIDENTALES

En caso de circunstancias imprevistas, como condiciones meteorológicas adversas, cierre de la universidad o una emergencia familiar, no es necesario un acuerdo formal de teletrabajo. El empleado debe obtener la autorización de su superior antes de trabajar desde un lugar de trabajo alternativo.

Aprobado por el gabinete del rector: 20/7/10
Presentado al consejo de administración: 22/9/10
Última revisión: 20/5/23
Persona de contacto para el procedimiento: Recursos Humanos

Políticas y procedimientos relacionados
500.115 Política sobre conducta ética y normas de conducta de interés 500.510 Política sobre teletrabajo