Uso de las listas de distribución de correo electrónico

1700.120 PROCEDIMIENTO DE USO DE LAS LISTAS DE DISTRIBUCIÓN DE CORREO ELECTRÓNICO

A. OBJETIVO

El propósito de este procedimiento es garantizar que todos los usuarios del correo electrónico de la universidad respeten las normas de etiqueta adecuadas al enviar mensajes a listas de distribución masivas. El objetivo de la moderación del correo electrónico en las listas de distribución masivas es gestionar el flujo y el contenido adecuado de la información enviada por correo electrónico. Siguiendo estas directrices, podemos mantener una comunicación eficaz, evitar el exceso de mensajes innecesarios y mejorar la productividad y la profesionalidad generales de nuestra organización.

B. USO DE LISTAS DE DISTRIBUCIÓN

1. Contenido relevante: Las listas de distribución solo deben utilizarse cuando el mensaje sea relevante y de interés para la mayoría de los destinatarios de la lista. Valora si tu mensaje es necesario para la mayoría de los destinatarios antes de enviarlo a una lista de distribución.
2. Uso de la copia oculta (CCO): Utiliza el campo CCO para proteger la privacidad de los destinatarios y evitar una avalancha de respuestas a todos.
3. Identificación de los destinatarios: Todos los correos electrónicos incluirán una indicación de «enviado a». Por ejemplo: «Este correo electrónico se ha enviado a todo el distrito» o «A todo el distrito».
4. Accesibilidad: Todas las comunicaciones cumplirán los requisitos de accesibilidad que se describen aquí.

C. MODERACIÓN DEL CORREO ELECTRÓNICO

1. Objetivo de la moderación: La universidad aplicará medidas de moderación del correo electrónico en las listas de distribución masivas para gestionar el flujo de información y garantizar que solo se comparta contenido adecuado con los destinatarios.
2. Equipo de moderación: Un equipo específico o personas designadas por el gabinete del presidente se encargarán de moderar los correos electrónicos enviados a la lista de distribución. Este equipo revisará y aprobará los mensajes para garantizar que cumplan las directrices establecidas en este procedimiento.
3. Proceso de aprobación: Los empleados que deseen enviar un correo electrónico a una lista de distribución amplia, como «All Campus – Omak», «All Campus – Wenatchee», «All District» u otras listas designadas por el gabinete del rector, no verán sus mensajes publicados hasta que un moderador los apruebe . El equipo de moderación revisará el contenido para comprobar su pertinencia, claridad y cumplimiento de las directrices de etiqueta del correo electrónico antes de aprobar el correo para su distribución.
4. Revisión oportuna: El equipo de moderación se esforzará por revisar y aprobar o rechazar los correos electrónicos de manera oportuna para evitar retrasos innecesarios en la comunicación. No obstante, los empleados deben enviar sus mensajes con suficiente antelación para tener en cuenta cualquier posible proceso de revisión.
5. Exención de moderación: Algunos departamentos o personas quedarán exentos de la moderación debido a la necesidad de una comunicación rápida o urgente. La lista de departamentos o personas exentos será gestionada por el gabinete del rector e incluirá, entre otros, a los departamentos de tecnología, instalaciones, los miembros del gabinete, recursos humanos y relaciones con la comunidad.

D. COMUNICACIÓN CLARA Y CONCISA

1. Asunto: Utiliza asuntos claros y descriptivos que resuman el contenido de tu correo electrónico. Esto ayuda a los destinatarios a comprender rápidamente el propósito del mensaje y a organizar su bandeja de entrada de forma eficaz.
2. Contenido relevante: Asegúrate de que el contenido de tu correo electrónico sea relevante para la lista de distribución y se ajuste al propósito para el que se creó. Evita compartir información que no tenga relación con el tema o que se desvíe del mismo, ya que podría confundir o frustrar a los destinatarios.
3. Resume y destaca: en el caso de los correos electrónicos largos, plantéate incluir un resumen conciso al principio del mensaje para ofrecer a los destinatarios una visión general rápida. Utiliza viñetas, encabezados o texto en negrita para resaltar la información importante y facilitar la lectura del contenido.

E. TONO Y LENGUAJE PROFESIONALES

1. Cortesía y respeto: Mantenga un tono profesional y utilice un lenguaje cortés al dirigirse a los destinatarios. Evite el sarcasmo, los comentarios ofensivos o cualquier forma de acoso. Trate a todos los destinatarios con respeto y respete el código de conducta de nuestra organización.
2. Evita el uso excesivo de mayúsculas: escribir todo en mayúsculas puede interpretarse como un grito o un comportamiento agresivo. Utiliza las mayúsculas de forma adecuada y con moderación para resaltar palabras o frases concretas.

F. ANEXOS

1. Archivos adjuntos: Se recomienda evitar el uso de archivos adjuntos. Se recomienda utilizar enlaces a archivos accesibles almacenados en SharePoint. Los archivos adjuntos pueden provocar problemas de entrega o ocupar un espacio de almacenamiento excesivo en los buzones de correo de los destinatarios. Siempre que sea posible, utilice enlaces en su lugar.

G. CUMPLIMIENTO DE LAS NORMAS LEGALES Y LAS POLÍTICAS DE LA ORGANIZACIÓN

1. Confidencialidad: Respete la confidencialidad, las normas de privacidad y el cumplimiento de la ley FERPA al comunicarse por correo electrónico. No se permitirá compartir información de carácter sensible o confidencial en listas de distribución masivas, salvo que se cuente con autorización expresa para hacerlo.
2. Cumplimiento de las políticas: Cumplir todas las políticas pertinentes de la organización, incluidas las relacionadas con la seguridad de la información, la protección de datos y el uso adecuado de los recursos tecnológicos.

H. EVENTOS

1. Anuncio de eventos: La universidad pondrá a disposición una dirección de correo electrónico para los anuncios de eventos. La información sobre eventos que se envíe a esta dirección antes del mediodía de un día laborable determinado se recopilará y se enviará a la lista de distribución correspondiente antes de las 7:00 a. m. del siguiente día laborable. Los anuncios de eventos independientes serán moderados.

I. FORMACIÓN PERIÓDICA Y ACTUALIZACIONES

La organización facilitará el acceso a las «Prácticas recomendadas de Microsoft para el protocolo del correo electrónico», incluidas directrices específicas sobre el uso de listas de distribución extensas y la moderación del correo electrónico. Las actualizaciones de este procedimiento se comunicarán sin demora para garantizar el cumplimiento continuo.

J. CUMPLIMIENTO

El incumplimiento de este procedimiento por parte de los grupos de distribución de gran tamaño, incluido el cumplimiento de los procedimientos de moderación del correo electrónico, dará lugar a la denegación del acceso a la lista de distribución y podría acarrear medidas disciplinarias de conformidad con nuestro código de conducta.

Aprobado por el gabinete del presidente: 3 de octubre de 2023
Última revisión: 3 de octubre de 2023
Contacto para consultas sobre la política: Tecnología y Relaciones con la Comunidad

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