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Recursos para empleados de ctcLink
Los recursos de esta página tienen por objeto orientar a los empleados a la hora de realizar algunas tareas esenciales en función de su puesto y departamento. Estos recursos le ayudarán a responder a las preguntas que comienzan con: «¿Cómo puedo...?»
Haga clic en el cuadro desplegable de la categoría correspondiente para obtener instrucciones paso a paso. Seguiremos ampliando y perfeccionando esta información, así que le recomendamos que la consulte con frecuencia si necesita orientación.
Iniciar sesión en ctcLink
Solo tiene que activar su cuenta de ctcLink una vez. Recuerde anotar su nuevo ID de ctcLink (EMPLID). Nota: aquellas personas que activaron sus cuentas en entornos de prueba antes de la puesta en marcha de ctcLink deben reactivarlas. Su ID de ctcLink (EMPLID) seguirá siendo el mismo.
- Active su cuenta ctcLink
- Página web del SBCTC: Activación de tu cuenta de ctcLink
- Restablece tu contraseña de ctcLink
- Desbloquea tu contraseña de ctcLink
- Búsqueda de EMPLID para empleados(Nota: es necesario iniciar sesión; los empleados pueden hacerlo con su nombre de usuario y contraseña habituales de WVC)
Ir a la sección:
Contabilidad, Compras y Finanzas
Asesoramiento
Informes de horas de los empleadosProfesorado
Recursos Humanos Nóminas
Formación
Autoservicio para directivos
Servicios para estudiantes
Contabilidad, Compras y Finanzas
- PU100 Compras: Solicitudes
- PU101 Compras: Órdenes de Compra
- PU102 Compras: Recepción y Mantenimiento
- PU103 Compras: Tarjeta P
Instrucciones paso a paso (los enlaces se abren en una nueva pestaña)
Proceso de viajes y gastos
ctcLink incluye procesos para viajes y gastos.
- Creación de una autorización de viaje ctcLink
- Configurar ID de transporte para el kilometraje de viaje
- Creación de informe de gastos a partir de una autorización de viaje
- Aprobación de autorizaciones de viaje
- Aprobación de informes de gastos
- Delegación de autoridad para aprobar viajes y gastos
- Crear un informe de gastos para reembolso no relacionado con viajes
Tramitar solicitudes
ctcLink incluye un proceso integrado para crear solicitudes y enviarlas para su aprobación.
- Creación de una solicitud de compra
- Realizar una comprobación previa del presupuesto de la solicitud
- Revisar y actualizar una solicitud existente
- Copiar una solicitud de compra
- Envío de solicitudes para su aprobación
- Aprobaciones de procesos para solicitudes de compra
- Realizar comprobación del presupuesto de la solicitud
- Reabrir una solicitud cerrada
Asesoramiento
- AA100 Reglas de asesoramiento académico
- AS100 Estructura académica
- CA100 Asesor
Instrucciones paso a paso (los enlaces se abren en una nueva pestaña)
Asesoramiento
- Añadir una Asesoramiento
- Cómo ver y asignar un código de permiso
- Ver el informe de orientación académica
- Ver y notificar a los alumnos a cargo
- Consultar Expediente Académico no oficial Expediente Académico el historial de asignaturas
- Ver el estado de la matrícula del estudiante
Informes sobre el horario y las bajas de los empleados
Curso de formación relacionado del SBCTC: ES100 HCM Employee Self Service
Instrucciones paso a paso (los enlaces se abren en una nueva pestaña)
Solicitar vacaciones, baja por enfermedad u otras ausencias: personal por horas, estudiantes y personal administrativo
ctcLink Self-Service cuenta con un proceso para que los empleados soliciten permisos.
- Las ausencias que se produzcan entre el 1 y el 15 del mes deben comunicarse antes del día 15.
- Las ausencias que se produzcan entre el día 16 y el final del mes deben comunicarse antes del último día del mes.
Solicitar baja por enfermedad, permiso personal u otro tipo de permiso - Profesorado
ctcLink Self-Service cuenta con un proceso integrado que permite al personal docente solicitar las ausencias con antelación y notificarlas. Le rogamos que notifique cualquier ausencia a más tardar al final del periodo de nómina en el que se produzca.
- Las ausencias que se produzcan entre el 1 y el 15 del mes deben comunicarse antes del día 15.
- Las ausencias que se produzcan entre el día 16 y el final del mes deben comunicarse antes del último día del mes.
- Cómo solicitar permisos y bajas para el personal docente
- Modificar o cancelar una solicitud de ausencia
Consultar el saldo de vacaciones
Los empleados pueden consultar directamente sus saldos de vacaciones.
Introducir horas trabajadas: por horas y para estudiantes
Los empleados por horas y los estudiantes deben utilizar ctcLink para registrar las horas trabajadas a fin de que se les pueda abonar su salario. Recomendamos encarecidamente a los empleados por horas y a los estudiantes que registren sus horas trabajadascada díaparagarantizar que todas ellas sean revisadas y aprobadas antes del proceso de nómina.
Introducir horas trabajadas: personal clasificado con derecho a horas extras y personal exento con derecho a horas extras
Los empleados con derecho a horas extras, tanto los clasificados como los exentos, utilizan ctcLink para registrar las horas trabajadas.
- Registro de horas: empleados clasificados con derecho a horas extras o empleados exentos con derecho a horas extras
- Los empleados exentos no suelen registrar las horas trabajadas, a menos que se les haya designado como aptos para cobrar horas extras. Si se trabaja menos de jornada completa durante la semana (40 horas en la mayoría de los casos), se debe presentar una solicitud de ausencia (por enfermedad, vacaciones, permiso sin sueldo, etc.).
Introducir la hora cuando haya un día festivo
En el caso de los empleados clasificados con derecho a horas extras y de los empleados exentos con derecho a horas extras, es importante que sigan las siguientes directrices a la hora de registrar las horas trabajadas en un día festivo (póngase en contacto con RR. HH. si tiene alguna duda):
- en construcción
Profesorado
- CF100: Autoservicio para el profesorado
- CA100 Asesor
Instrucciones paso a paso (los enlaces se abren en una nueva pestaña)
Ver un contrato de profesor a tiempo parcial o un contrato de trabajo complementario (también conocido como «contratos»)
Los contratos para el personal docente a tiempo parcial y los puestos complementarios ya no se imprimen ni se envían por correo a los profesores. (Los contratos del personal docente a tiempo completo seguirán enviándose por correo.) Esta guía le mostrará cómo consultar y aceptar o rescindir su(s) contrato(s) en ctcLink.
Buscar cursos
Esta guía explica al profesorado cómo buscar cursos.
Consultar las listas de alumnos
Esta guía explica al profesorado cómo buscar las listas de alumnos.
Introducir notas
Estadocumentación guía al profesorado en el proceso de introducir calificaciones en ctcLink.
Ver restricciones de los estudiantes
En esta documentación se explica cómo consultar las restricciones de los alumnos.
Permisos para Beca / Subsidio
En esta documentación se explica cómo solicitar las autorizaciones Beca / Subsidio .
Proceso de baja automática por no cumplir los requisitos previos
En esta documentación se explica cómo gestionar las bajas por no presentarse y las bajas por no cumplir los requisitos previos.
Ver listas de espera
En esta documentación se explica cómo consultar las listas de espera.
Ver horario de clases
Esta documentación le mostrará cómo consultar su horario lectivo. El vídeo también le explicará cómo localizar la lista de alumnos de su clase y el registro de calificaciones.
Recursos Humanos Nóminas
Añada, modifique o actualice la información de los empleados a través del autoservicio para empleados.
Curso de formación relacionado del SBCTC: ES100 HCM Employee Self Service
Instrucciones paso a paso (los enlaces se abren en una nueva pestaña)
Gestionar datos personales
Utilice el Detalles personales para ver y actualizar información personal como direcciones, números de teléfono y contactos de emergencia en ctcLink.
Cambiar mi dirección particular
ctcLink incluye herramientas integradas que permiten a los empleados actualizar su propia información personal, como su dirección particular, su número de teléfono y otros datos.
Cambiar mi número de teléfono del trabajo y/o de casa
ctcLink incluye herramientas integradas que permiten a los empleados actualizar su propia información personal, como su dirección particular, su número de teléfono y otros datos.
Añadir o actualizar mis datos de contacto de emergencia
ctcLink incluye herramientas integradas para que los empleados puedan añadir y actualizar sus datos de contacto de emergencia. Su información de contacto de emergencia será visible para el Recursos Humanos y su supervisor directo.
Añadir o actualizar mis datos de domiciliación bancaria
ctcLink permite a los empleados añadir directamente una cuenta de ingreso directo para que su nómina se ingrese directamente en ella. Si no se añade ninguna información de ingreso directo, ctcLink creará una cuenta en U.S. Bank y se le enviará su pago por correo en una tarjeta de débito FOCUS.
- Añadir una cuenta para el ingreso directo
- Comprueba tu código de identificación bancaria en el autoservicio para empleados
Añadir o actualizar mi información sobre retenciones fiscales (formulario W-4)
ctcLink permite a los empleados configurar o actualizar directamente la información sobre retenciones fiscales del formulario W-4.
Dar o retirar mi consentimiento para recibir el formulario W-2 en formato electrónico
ctcLink ofrece a los empleados la posibilidad de dar o retirar su consentimiento para recibir formularios W-2 electrónicos.
Añadir o actualizar mis datos sobre raza o origen étnico
ctcLink permite a los empleados actualizar directamente sus propios datos sobre raza u origen étnico. El formato de la autoidentificación y las categorías disponibles son gestionados por SBCTC. Podemos solicitar cambios en las opciones de identificación disponibles.
Solicitar un nombre preferido
ctcLink permite a los empleados solicitar que se añada un nombre de preferencia. Envíe un correo electrónico a RR. HH. si ha solicitado un nombre de preferencia a través de ctcLink, ya que no se trata de un proceso automatizado.
Instrucción
- FW100 Carga de Trabajo del Profesorado
- FW200 Carga de Trabajo Intermedia del Profesorado
Instrucciones paso a paso (los enlaces se abren en una nueva pestaña)
Pagar a un profesor por impartir clases a tiempo parcial o en un segundo empleo
ctcLink cuenta con un proceso integrado para gestionar la remuneración de los puestos docentes a tiempo parcial denominado «Faculty Workload» o FWL. Este proceso permite a los docentes consultar y firmar sus contratos de trabajo en línea.
Si desea recibir formación sobre este proceso, póngase en contacto con Cecilia Escobedo, directora de Servicios Educativos.
Autoservicio para gerentes
Aprobar hojas de horas
Los responsables deben aprobar las hojas de asistencia (es decir, el tiempo remunerable) de sus empleados fijos, los empleados exentos con derecho a horas extras, los empleados por horas, los estudiantes (y los voluntarios). A los empleados por horas y a los estudiantes solo se les remunera por el tiempo registrado a través de ctcLink y aprobado por su responsable.
Plazos:
| Periodo de pago | Fecha habitual de pago | Hoja de horas - Fecha límite |
| Del 1 al 15 del mes | día 25 del mes | Antes del mediodía del primer día laborable tras el periodo de pago |
| Del 16 al final del mes | Día 10 del mes | Antes del mediodía del primer día laborable tras el periodo de pago |
Nota:
- Las hojas de asistencia de un período de nómina pueden enviarse y aprobarse varias veces si es necesario realizar modificaciones.
- El departamento de Recursos Humanos anima a los empleados por horas y a los estudiantes a que registren las horas trabajadas cada día. Los responsables pueden aprobar las horas a medida que se registran o de forma semanal, y no es necesario que esperen hasta el final del periodo de nómina para hacerlo.
- Aprobar el tiempo de pago (Fluid)
- Aprobar las horas a pagar como jefe o supervisor
Aprobar solicitudes de permiso
Los responsables deben aprobar las solicitudes de vacaciones de los empleados. Las solicitudes de vacaciones no aprobadas no se deducirán del saldo de vacaciones de los empleados.
Servicios para estudiantes
Cursos, programas y alumnos de programación en ctcLink
Existen directrices a nivel estatal sobre cómo se codifican los distintos cursos, programas y alumnos en ctcLink. Estas se recogen en el Manual de codificación de alumnos y cursos de la SBCTC. En cada ámbito, el manual describe cómo se codificaban en el antiguo Sistema de Gestión de Alumnos (SMS), así como la forma en que deben codificarse en ctcLink.