Oficina de Subvenciones de WVC
Fase previa a la adjudicación
La fase previa a la concesión abarca todas las actividades relacionadas con la preparación de la propuesta hasta que se haya tomado una decisión sobre la financiación. A lo largo de esta fase, el personal docente y administrativo elaborará descripciones convincentes, esbozará planes de proyecto acordes con los criterios de la subvención, elaborará presupuestos realistas y recopilará la documentación justificativa. Esta fase culmina con la presentación de una solicitud meticulosamente elaborada.
Todas las propuestas deben someterse a revisión y aprobación institucional antes de su presentación, con el fin de garantizar que los compromisos que incluyan sean conformes con las políticas federales, estatales y de la universidad. Por lo tanto, no podrá solicitar financiación directamente sin la debida aprobación.
Preparación de propuestas
Una vez identificada una oportunidad y aprobado el concepto para la elaboración de la propuesta, llega el momento de preparar la propuesta. Antes de adentrarse en las complejidades de la redacción de propuestas, es importante comprender los diversos requisitos establecidos por los organismos de financiación. Cada entidad financiadora opera bajo directrices y prioridades únicas, lo que requiere un enfoque personalizado para cada solicitud. Es fundamental que las personas interesadas en preparar propuestas se familiaricen con las expectativas descritas en las solicitudes de propuestas (RFP) y con los requisitos específicos de cada agencia de financiación. A continuación se enumeran algunos componentes comunes de las propuestas de subvención.
Elementos habituales de una propuesta de subvención
- Resumen: breve descripción general del proyecto, incluyendo sus objetivos, su importancia y los resultados previstos.
- Índice
- Introducción/antecedentes: información contextual sobre el problema o la necesidad que el proyecto pretende abordar.
- Exposición de la necesidad: descripción clara del problema o la necesidad que el proyecto pretende abordar, respaldada por pruebas y datos.
- Metas y objetivos del proyecto: objetivos específicos, medibles, alcanzables, pertinentes y con plazos definidos (SMART) que describen lo que el proyecto pretende lograr.
- Descripción del proyecto: explicación detallada de las actividades, los métodos, el calendario y el personal clave que participa en la ejecución del proyecto.
- Cronograma del proyecto
- Plan de evaluación: descripción de cómo se supervisará y evaluará el éxito del proyecto, incluidos los métodos de recopilación de datos, los indicadores y los criterios de evaluación.
- Plan de sostenibilidad: estrategias para garantizar la sostenibilidad a largo plazo del proyecto más allá del periodo de financiación
- Capacidad organizativa:
- Otros componentes:
- Presupuesto
- Justificación presupuestaria
- Cartas de apoyo
- Acuerdo de colaboración
- Bibliografía
- Currículos y/o descripciones de los puestos del personal clave
- Asistencia actual y pendiente
- Plan de difusión
- Recursos e instalaciones
Si desea ver ejemplos de los distintos componentes, póngase en contacto con el coordinador de subvenciones.
Elaboración del presupuesto
Un presupuesto detallado es un elemento clave para el éxito de una propuesta, ya que describe los recursos financieros necesarios para llevar a cabo el proyecto propuesto. Le ayudaremos a elaborar el presupuesto de su solicitud de subvención para garantizar que se ajuste a las políticas de WVC y a las directrices de la entidad financiadora.La Oficina de Administración debe aprobar todos los presupuestos antes de la presentación de la propuesta.
Para evaluar la admisibilidad de los gastos, nos basamos en los principios de costes descritos enla «Guía uniforme sobre subvenciones para ayudas federales» de la Oficina de Gestión y Presupuesto,según la cuallos gastos deben:
Un gasto se considera razonable si su naturaleza y cuantía no superan los gastos en que incurriría una «persona prudente» en circunstancias similares.
Situación: Alex McLabcoat necesita comprar un dron para un proyecto financiado con una subvención. Lo compra al proveedor «OverpricedGizmos Inc», a pesar de sus precios inflados. McLabcoat no compara precios con proveedores más asequibles y de buena reputación para garantizar un uso responsable de los fondos. Esta compra no fue razonable.
Un gasto es deducible si cumple los siguientes criterios:
- «Ser necesarios y razonables para la ejecución de la subvención federal y ser imputables a la misma con arreglo a estos principios.
- Cumplir con las limitaciones o exclusiones establecidas en estos principios o en la adjudicación federal en lo que respecta a los tipos o el importe de las partidas de gastos.
- Se deben aplicar de manera coherente las políticas y procedimientos que se aplican de forma uniforme tanto a las actividades financiadas con fondos federales como a las demás actividades de la entidad no federal.
- Se le concederá un trato coherente. No se podrá asignar un gasto a una subvención federal como gasto directo si cualquier otro gasto incurrido con el mismo fin en circunstancias similares se ha asignado a la subvención federal como gasto indirecto.
- Se determinarán de conformidad con los principios de contabilidad generalmente aceptados (GAAP), salvo en el caso de los gobiernos estatales y locales y las tribus indígenas, en los que se disponga lo contrario en esta parte.
- No se incluirán como gasto ni se utilizarán para cumplir los requisitos de reparto de costes o de contrapartida de ningún otro programa financiado con fondos federales, ni en el período actual ni en uno anterior. Véase también el apartado § 200.306(b).
- Debe estar debidamente documentado. Véanse también los apartados 200.300 a 200.309 de esta parte.
- Los gastos deben haberse incurrido durante el período presupuestario aprobado. El organismo federal responsable de la concesión de la subvención está autorizado, a su discreción, a eximir de la obligación de obtener autorizaciones previas por escrito para prorrogar los saldos no comprometidos a períodos presupuestarios posteriores, de conformidad con el artículo 200.308(e)(3).
Un coste es imputable si los bienes o servicios en cuestión se asignan de forma razonable al proyecto en función de su utilidad y uso para los fines de dicho proyecto.
Situación: Alex McLabcoat dirige un proyecto financiado por una subvención centrado en la retención de alumnos. Mientras elaboran el presupuesto, incluyen en él un costoso equipo de DJ con la esperanza de mejorar el ánimo de los alumnos. Esta compra no es imputable.
Se considera que un gasto se «trata de manera coherente» cuando todos los gastos incurridos con el mismo fin en circunstancias similares se tratan de manera uniforme.
Categorías presupuestarias habituales
La mayoría de los presupuestos constarán de dos elementos de financiación: gastos directos e indirectos. Los gastos directos son aquellos necesarios para llevar a cabo las metas y los objetivos específicos de los proyectos subvencionados, mientras que los gastos indirectos tienen por objeto reembolsar a WVC los costes derivados del apoyo a la actividad subvencionada.
El personal docente que tenga previsto dedicar un esfuerzo considerable a un proyecto subvencionado podrá optar a solicitar el salario de verano, tiempo reasignado (exención de clases) u otras formas de apoyo. Nota. La mayoría del personal docente del WVC tiene un contrato de 9 meses que abarca el año académico. Las subvenciones de la NSF limitan los gastos salariales a un máximo de 2/9 del salario por profesor.
Para recibir ayuda en el cálculo de los salarios financiados con subvenciones, cada miembro del personal docente o administrativo debe firmar el formulario de «Autorización para divulgar información salarial» y enviarlo firmado a la Oficina de Subvenciones. A continuación, esta remitirá el formulario a la Oficina de Recursos Humanos (RR. HH.). La información salarial facilitada por RR. HH. corresponde al año en curso; si la subvención se ejecutará en ejercicios fiscales posteriores, es necesario incorporar un ajuste por el coste de la vida (COLA) para cada año.
El equipo es un bien material con una vida útil de al menos un año y un coste de adquisición por unidad igual o superior a 5.000 dólares. Algunas entidades financiadoras tienen definiciones diferentes de lo que se considera equipo.
Nota: A partir del 1 de octubre de 2024, el umbral del coste de adquisición por unidad pasará de 5.000 $ a 10.000 $.Los gastos de viaje se definen como cualquier coste que requiera desplazarse a un destino nacional o extranjero y que esté directamente relacionado con el proyecto del patrocinador. Los gastos admisibles incluyen la asistencia a conferencias (incluidas las cuotas de inscripción y los gastos de viaje asociados), los desplazamientos para reuniones de planificación, la colaboración en materia de investigación, los gastos de viaje de los consultores del proyecto, los billetes de avión, el alojamiento, el kilometraje, el transporte terrestre y las comidas.
Los gastos que no se incluyan en las partidas anteriores se denominan «otros costes directos».
Entre los ejemplos de partidas presupuestarias incluidas en esta categoría se encuentran el servicio y mantenimiento de equipos, el alquiler de espacios e instalaciones, los gastos de franqueo , los servicios de Internet , las subvenciones subcontratadas, etc.
Nota: Consulte las directrices específicas de la subvención para determinar si sus partidas presupuestarias son gastos admisibles.Los costes indirectos son gastos destinados a reembolsar a las universidades los gastos generales en que incurren para apoyar los proyectos subvencionados. Se trata de costes relacionados con la misión que no pueden identificarse fácilmente ni asignarse directamente a un proyecto o actividad concreta con un alto grado de precisión. La recuperación de los costes indirectos es importante porque permite a WVC reinvertir en infraestructuras que impulsan los programas y servicios.
Ejemplos: Gastos de biblioteca
Póngase en contacto con la Oficina de Subvenciones para conocer el porcentaje actual de los costes indirectos.
Aprobación y presentación institucional
Así pues, su propuesta, que ya ha sido revisada por pares, está lista para su presentación, ¿y ahora qué? Es el momento de la revisión y aprobación institucional. Este proceso de revisión interna comienza con la cumplimentación del Formulario de revisión de subvenciones y garantiza que las subvenciones que se solicitan en nombre de WVC estén en consonancia con la misión y las prioridades estratégicas de la universidad. Tal y como se describe en el Procedimiento1200.220 de WVC,«Procedimiento de desarrollo y aprobación de subvenciones», toda persona que solicite una subvención en nombre de WVC o de sus fundaciones asociadas (Fundación WVC y Fundación WVC at Omak) debe obtener la aprobación institucional, y esto se aplica a todo tipo de fuentes de financiación (estatal, federal, privada, etc.)
Necesitamos al menos 10 días hábiles antes de la fecha límite de presentación para revisar a fondo todas las propuestas. Si el formulario de revisión de subvenciones se recibe fuera de plazo, no podemos garantizar la aprobación institucional y, por lo tanto, la presentación de la propuesta. Las solicitudes o propuestas que contengan errores tipográficos importantes, faltas ortográficas, información incompleta o que no se ajusten a las directrices de la subvención se devolverán al investigador principal para que las revise antes de que se apruebe su presentación.
Proceso de aprobación institucional
El Equipo de Evaluación de Subvenciones examina todas las propuestas, pero solo tiene competencia para aprobar aquellas que:
- Cuestan 49 999 dólares o menos
- No hay requisitos de contrapartida ni de aportación en especie
- No se exige a la universidad que se comprometa a incorporar al personal del proyecto al finalizar el período de la subvención
- No redefinir ni reclasificar la categoría de un puesto concreto
- No implican asociaciones importantes ni requisitos de sostenibilidad
- Solo el último ejercicio fiscal o menos
El Equipo de Evaluación de Subvenciones examina primero la propuesta para estas subvenciones y formula una recomendación al Consejo de Ministros.
El Consejo de Ministros del presidente examina las propuestas que:
- Son 50 000 dólares o más
- Tener requisitos de contrapartida o de aportación en especie
- Exigir a la universidad que se comprometa a incorporar al personal del proyecto de forma permanente al término del período de financiación
- Redefinir o reclasificar la categoría de un puesto determinado
- Implica colaboraciones importantes o requisitos de sostenibilidad
- Implica una actividad subvencionada que se prolongará durante más de un ejercicio fiscal.
Nota: Una vez que se haya aprobado el borrador final para su presentación, la persona promotora solo podrá realizar revisiones menores en la solicitud. No deben realizarse cambios significativos en el plan del proyecto que afecten al presupuesto o a los resultados esperados. Cualquier cambio que se realice en la propuesta o en el presupuesto debe comunicarse de inmediato al coordinador de subvenciones. Esto ayuda a mantener la transparencia y permite realizar los ajustes necesarios.
Una vez que se haya aprobado su propuesta para su presentación, el representante autorizado de la organización (AOR) dará su visto bueno a la presentación y enviará la solicitud al organismo financiador.