Oficina de Subvenciones de WVC
Fase Pre-Adjudicación
La fase previa a la concesión abarca todas las actividades relacionadas con la preparación de la propuesta hasta que se haya tomado Financiamiento . A lo largo de esta fase, el personal docente y administrativo elaborará descripciones convincentes, esbozará planes de proyecto acordes con Beca / Subsidio , elaborará presupuestos realistas y recopilará la documentación justificativa. Esta fase culmina con la presentación de una solicitud elaborada meticulosamente.
Todas las propuestas deben someterse a revisión y aprobación institucional antes de su presentación, con el fin de garantizar que los compromisos que incluyan sean conformes con las políticas federales, estatales y de la universidad. Por lo tanto, no podrá solicitar Financiamiento sin la debida aprobación.
Preparación de Propuestas
Una vez identificada una oportunidad y aprobado el concepto para la elaboración de la propuesta, llega el momento de preparar la propuesta. Antes de adentrarse en los entresijos de la redacción de propuestas, es importante comprender los diversos requisitos establecidos por las agencias Financiamiento . Cada entidad financiadora opera bajo directrices y prioridades únicas, lo que requiere un enfoque personalizado para cada solicitud. Es fundamental que las personas interesadas en preparar propuestas se familiaricen con las expectativas descritas en las solicitudes de propuestas (RFP) y con los requisitos específicos de cada Financiamiento . A continuación se enumeran algunos componentes comunes Beca / Subsidio .
Elementos habituales de una Beca / Subsidio
- Resumen: una breve descripción general del proyecto, incluyendo sus objetivos, importancia y resultados esperados.
- Tabla de Contenidos
- Introducción/antecedentes: información contextual Acerca de problema o la necesidad que el proyecto pretende abordar.
- Declaración de Necesidad: articulación clara del problema o la necesidad que el proyecto busca abordar, respaldada por evidencia y datos.
- Metas y Objetivos del Proyecto: objetivos específicos, medibles, alcanzables, relevantes y con plazos definidos (SMART) que describen lo que el proyecto busca lograr.
- Descripción del Proyecto: explicación detallada de las actividades y métodos del proyecto, el cronograma y el personal clave involucrado en la implementación.
- Cronograma del Proyecto
- Plan de Evaluación: descripción de cómo se monitoreará y evaluará el éxito del proyecto, incluyendo métodos de recopilación de datos, indicadores y criterios de evaluación.
- Plan de sostenibilidad: estrategias para garantizar la sostenibilidad a largo plazo del proyecto más allá del Beca / Subsidio
- Capacidad organizacional:
- Otros componentes:
- Presupuesto
- Justificación del presupuesto
- Cartas de apoyo
- Acuerdo de asociación
- Bibliografía
- Currículums y/o descripciones de puestos del personal clave
- Apoyo actual y pendiente
- Plan de difusión
- Recursos e instalaciones
Para obtener ejemplos de los diferentes componentes, comuníquese con el coordinador de subvenciones.
Preparación de Presupuestos
Un presupuesto detallado es un elemento clave para el éxito de una propuesta, ya que describe los recursos financieros necesarios para llevar a cabo el proyecto propuesto. Le ayudaremos a elaborar su Beca / Subsidio , con el fin de garantizar que se ajuste a las políticas de WVC y a las directrices de la entidad financiadora.La Oficina de Administración debe aprobar todos los presupuestos antes de la presentación de la propuesta.
A la hora de evaluar la justificación de los gastos, nos basamos en los principios de costes descritos en Beca / Subsidio uniforme Beca / Subsidio para subvenciones federales» de la Oficina de Gestión y Presupuesto,según la cuallos gastos deben:
Un costo es razonable si su naturaleza y monto no exceden los costos incurridos por una “persona prudente” en circunstancias similares.
Situación: Alex McLabcoat necesita adquirir un dron para un proyecto Beca / Subsidio . Lo adquiere al proveedor «OverpricedGizmos Inc», a pesar de sus precios inflados. McLabcoat no compara precios con proveedores más asequibles y de buena reputación para garantizar un uso responsable de los fondos. Esta compra no fue razonable.
Un costo es admisible si cumple con los siguientes criterios:
- “Ser necesario y razonable para el desempeño del premio federal y ser asignable a este bajo estos principios.
- Conformarse a cualquier limitación o exclusión establecida en estos principios o en el premio federal en cuanto a los tipos o la cantidad de los elementos de costo.
- Ser consistente con las políticas y procedimientos que se aplican uniformemente tanto a las actividades financiadas con fondos federales como a otras actividades de la entidad no federal.
- Recibir un tratamiento consistente. Un costo no puede asignarse a un premio federal como costo directo si cualquier otro costo incurrido para el mismo propósito en circunstancias similares ha sido asignado al premio federal como costo indirecto.
- Se determinará de conformidad con Contabilidad generalmente aceptados (GAAP), salvo, únicamente en el caso de los gobiernos estatales y locales y las tribus indígenas, en la medida en que se disponga lo contrario en la presente parte.
- No incluirse como costo ni utilizarse para cumplir con los requisitos de participación en los costos o de contrapartida de ningún otro programa financiado con fondos federales, ya sea en el período actual o en uno anterior. Véase también § 200.306(b).
- Estar adecuadamente documentado. Véanse también los §§ 200.300 a 200.309 de esta parte.
- El costo debe incurrirse durante el período presupuestario aprobado. La agencia federal que otorga el premio está autorizada, a su discreción, a eximir las aprobaciones escritas previas para transferir saldos no obligados a períodos presupuestarios subsiguientes de conformidad con el § 200.308(e)(3).”
Un costo es asignable si los bienes o servicios involucrados se asignan razonablemente al proyecto, basándose en su beneficio y uso para el propósito de dicho proyecto.
Situación: Alex McLabcoat dirige un proyecto Beca / Subsidio centrado en la retención de estudiantes. Al elaborar el presupuesto, se incluye en el mismo un costoso equipo de DJ con la esperanza de mejorar el ánimo de los estudiantes. Esta adquisición no es imputable.
Un costo se considera “tratado de manera consistente” cuando todos los costos incurridos para el mismo propósito en circunstancias similares se tratan de manera uniforme.
Categorías Presupuestarias Comunes
La mayoría de los presupuestos constarán de dos Financiamiento : los gastos directos y los indirectos. Los gastos directos son aquellos necesarios para llevar a cabo las metas y los objetivos específicos de los proyectos subvencionados, mientras que los gastos indirectos tienen por objeto reembolsar a WVC los costes derivados del apoyo a la actividad subvencionada.
El personal docente que tenga la intención de dedicar un esfuerzo significativo a un proyecto patrocinado puede ser elegible para solicitar un salario de verano, tiempo reasignado (liberación de curso) u otras formas de apoyo. Nota: La mayoría del personal docente de WVC tiene un contrato de 9 meses que representa el año académico. Las subvenciones de la NSF restringen los gastos de salario a no más de 2/9 del salario por miembro del personal docente.
Para recibir ayuda en el cálculo de los salarios Beca / Subsidio , cada miembro del personal docente o administrativo debe firmar el formulario de «Autorización para la divulgación de información salarial» y remitir el formulario firmado a la Oficina de Subvenciones. A continuación, esta oficina remitirá el formulario a la Oficina Recursos Humanos RR. HH.). La información salarial facilitada por RR. HH. corresponde al año en curso; si la Beca / Subsidio materializa en ejercicios fiscales posteriores, es necesario incorporar un ajuste por el coste de la vida (COLA) para cada año.
El equipo es un bien tangible con una vida útil de al menos un año y un costo de adquisición por unidad igual o superior a $5,000. Algunos financiadores tienen diferentes definiciones para el equipo.
Nota: A partir del 1 de octubre de 2024, el umbral de costo de adquisición por unidad aumentará de $5,000 a $10,000.Los gastos de viaje se definen como cualquier costo que requiera un desplazamiento a un destino nacional o extranjero que se relacione directamente con el proyecto patrocinado. Los gastos permitidos incluyen la asistencia a conferencias (incluyendo la inscripción y los gastos de viaje asociados), viajes para reuniones de planificación, colaboración en investigación, gastos de viaje para consultores del proyecto, pasajes aéreos, alojamiento, kilometraje, transporte terrestre y comidas.
Cualquier gasto no aplicable a los apartados anteriores se denomina "otros costos directos".
Ejemplos de partidas presupuestarias en esta categoría incluyen servicio/mantenimiento de equipos, alquiler de espacios e instalaciones, franqueo, servicios de internet, subadjudicaciones, etc.
Nota: Le rogamos que consulte las Beca / Subsidio específicas Beca / Subsidio para determinar si sus partidas constituyen gastos admisibles.Los costos indirectos son gastos utilizados para reembolsar a las universidades por los gastos generales incurridos para apoyar proyectos patrocinados. Son costos relacionados con la misión que no pueden identificarse fácilmente o asignarse directamente a un proyecto o actividad principal con un alto grado de precisión. La recuperación de costos indirectos es importante porque permite a WVC reinvertir en infraestructura que impulsa programas y servicios.
Ejemplos: Gastos de biblioteca
Póngase en contacto con la Oficina de Subvenciones para conocer la tasa actual de costos indirectos.
Aprobación y Presentación Institucional
Así pues, su propuesta, que ha superado la revisión por pares, está lista para su presentación, ¿y ahora qué? Es el momento de la revisión y aprobación institucional. Este proceso de revisión interna comienza con la cumplimentación del Formulario de revisión de subvenciones y garantiza que las subvenciones que se solicitan en nombre de WVC estén en consonancia con la misión y las prioridades estratégicas de la universidad. Tal y como se describe en el Procedimiento1200.220 de WVC,«Procedimiento Beca / Subsidio y aprobación Beca / Subsidio , toda persona que presente una solicitud en nombre de WVC o de sus fundaciones asociadas (Fundación de Wenatchee Valley College Fundación WVC at Omak) debe obtener la aprobación institucional, y esto se aplica a todo tipo de Financiamiento (estatal, federal, privada, etc.)
Necesitamos al menos 10 días hábiles antes de Fecha límite de presentación Fecha límite revisar a fondo todas las propuestas. Si el formulario de revisión de subvenciones se recibe fuera de plazo, no podemos garantizar la aprobación institucional y, por lo tanto, la presentación de la propuesta. Las solicitudes o propuestas que contengan errores tipográficos importantes, faltas ortográficas, información incompleta o que no se ajusten a Beca / Subsidio se devolverán al investigador principal para que las revise antes de que se apruebe su presentación.
Proceso de aprobación institucional
El Equipo de Revisión de Subvenciones revisa todas las propuestas, pero solo tiene autoridad para aprobar aquellas que:
- Sean de $49,999 o menos
- No tengan requisitos de contrapartida o en especie
- No se exige a la Facultad que se comprometa a incorporar al personal del proyecto al finalizar el Beca / Subsidio de Beca / Subsidio
- No redefinan ni reclasifiquen el estado de un puesto determinado
- No implican asociaciones significativas ni requisitos de sostenibilidad
- Solo duran un año fiscal o menos
El Equipo Beca / Subsidio examina en primer lugar la propuesta relativa a estas ayudas y formula una recomendación al Consejo de Ministros.
El Gabinete del Presidente revisa las propuestas que:
- Son de $50,000 o más
- Tienen requisitos de contrapartida o en especie
- Exigir a la universidad que se comprometa a incorporar de forma permanente al personal del proyecto al término del Beca / Subsidio de Beca / Subsidio
- Redefinen o reclasifican el estado de una posición determinada
- Implican asociaciones significativas o requisitos de sostenibilidad
- Se trata de Beca / Subsidio relacionada con Beca / Subsidio que se prolongará durante más de un ejercicio fiscal.
Nota: Una vez que se haya aprobado el borrador final para su presentación, la persona promotora solo podrá realizar revisiones menores en la solicitud. No deben realizarse cambios significativos en el plan del proyecto que afecten al presupuesto o a los resultados esperados. Cualquier cambio que se realice en la propuesta o en el presupuesto deberá comunicarse sin demora al coordinador de subvenciones. Esto contribuye a mantener la transparencia y permite realizar los ajustes necesarios.
Una vez que su propuesta haya sido aprobada para su presentación, el representante autorizado de la organización (AOR) dará su visto bueno a la presentación y remitirá la solicitud al organismo financiador.