Directrices de compra

Órdenes de compra marco

¿Qué es una orden de compra marco?

Una orden de compra marco (BPO) es el método preferido para realizar pedidos que requieran varios pagos a lo largo de un periodo de tiempo. Algunos ejemplos de BPO son: los pedidos permanentes, los contratos de mantenimiento o servicio y los pedidos abiertos.

Cuándo utilizarlo:

• Los productos o servicios son compras recurrentes.
• El pedido incluye importes en dólares y/o cantidades variables.
• Los productos o servicios incluidos en un pedido pueden variar con el tiempo.
• Es posible que sea necesario ajustar el importe máximo de los pedidos con el paso del tiempo.
• El pedido tiene fechas específicas de inicio y finalización del contrato.

Buenas prácticas

• Consulte la página«Cómo comprar » para obtener orientación sobre cómo planificar su compra.

• Asegúrese de haber elegido al proveedor adecuado antes de enviar una solicitud de BPO para su aprobación.
• Asegúrese de que los plazos de los contratos, los presupuestos, los códigos contables, los importes en dólares, los números de referencia, etc., sean correctos.
• Nota: Si una orden de compra (BPO) supera el límite de compra directa y se remite al departamento de compras, los cambios que el comprador deba realizar en la información introducida por el responsable de la preparación (del departamento) reiniciarán el proceso de aprobación.
• Introduce un título y una descripción claros y fáciles de entender para tu BPO.
• Cuando escanees un documento para adjuntarlo a un BPO, ten en cuenta la resolución de la imagen y el tamaño del documento que utilices.
• Si es necesario que el departamento de Compras revise un contrato:
• Si el pedido está por debajo del límite de compra directa, seleccione la opción «Revisión del contrato» en la pantalla de resumen de la solicitud de contrato (recuerde incluir el nombre, el correo electrónico y el número de teléfono del contacto de la empresa) 
• Si el pedido supera el límite de compra directa, adjunte el contrato a la solicitud de contrato y añada un comentario para avisar al comprador de que lo revise.
• Oculta la información confidencial de los archivos adjuntos, como los números de la Seguridad Social, la información bancaria, etc.
• Para facilitar la comunicación entre los departamentos y los compradores en relación con una solicitud de cambio, añada un comentario a dicha solicitud.  
• Si realiza algún cambio en la orden de compra, añada un comentario a la orden indicando qué cambios ha realizado y por qué.
• No divida los pedidos de compra para eludir el proceso de licitación.

Otras consideraciones:

• La confirmación de recepción es obligatoria para los proveedores de servicios de externalización de procesos empresariales (BPO). Los usuarios deben confirmar que los bienes o servicios se han recibido en buen estado y tramitar la recepción para que se puedan pagar las facturas.
• Las solicitudes de compra que superen ellímite de compra directa se remitirán al departamento de compras para que un comprador las revise y apruebe.