Directrices de Compra

Órdenes de compra marco

¿Qué es una orden de compra general?

Una orden de compra marco (BPO) es el método preferido para realizar pedidos que requieran varios pagos a lo largo de un periodo de tiempo. Algunos ejemplos de BPO son: los pedidos permanentes, los contratos de mantenimiento o servicio y los pedidos abiertos.

Cuándo utilizarlo:

• Los bienes o servicios son compras recurrentes.
• El pedido incluye importes en dólares y/o cantidades variables.
• Los productos o servicios incluidos en un pedido pueden variar con el tiempo.
• Es posible que sea necesario ajustar el importe máximo de los pedidos con el paso del tiempo.
• El pedido tiene fechas concretas de inicio y finalización del contrato.

Buenas prácticas

• Consulte la página«Cómo comprar » para obtener orientación sobre cómo planificar su compra.

• Asegúrese de haber elegido al proveedor adecuado antes de presentar una solicitud de BPO para su aprobación.
• Asegúrese de que los plazos de los contratos, los presupuestos, los códigos contables, los importes en dólares, los números de referencia, etc., sean correctos.
• Nota: Si una orden de compra (BPO) supera el límite de compra directa y se remite al departamento de compras, los cambios que el comprador deba realizar en la información introducida por el responsable de la preparación (del departamento) reiniciarán el proceso de aprobación.
• Introduzca un título y una descripción significativos y fáciles de entender para su BPO.
• Al escanear un documento para adjuntarlo a un BPO, tenga en cuenta la resolución de la imagen y el tamaño del documento que utilice.
• Si es necesario que el departamento de Compras revise un contrato:
• Si el pedido está por debajo del límite de compra directa, seleccione la opción «Revisión del contrato» en la pantalla «Resumen» de la solicitud de contrato (recuerde incluir el nombre, el correo electrónico y el número de teléfono de la persona de contacto de la empresa) 
• Si el pedido supera el límite de compra directa, adjunte el contrato a la solicitud de contrato y añada un comentario para notificar al comprador que lo revise.
• Oculte la información confidencial de los archivos adjuntos, como los números de la Seguridad Social, la información de cuentas bancarias, etc.
• Para facilitar la comunicación entre los departamentos y los compradores en relación con una nota de reclamación, añada un comentario a dicha nota.  
• Si realiza algún cambio en la orden de compra (BPO), añada un comentario a la orden indicando qué cambios ha realizado y por qué.
• No divida las órdenes de compra con el fin de eludir el proceso de licitación.

Otras consideraciones:

• La recepción es obligatoria para las empresas de externalización de procesos empresariales (BPO). Los usuarios deben confirmar que los bienes o servicios se han recibido en buen estado y tramitar el albarán de recepción para que se puedan abonar las facturas.
• Las órdenes de compra (BPO) que superen ellímite de compra directa se remitirán al departamento de Compras para que un comprador las revise y apruebe.