Directrices de Compra
Tarjetas de combustible WEX (Wcards)
Las tarjetas de combustible WEX pueden utilizarse para adquirir lo siguiente:
- Gasolina sin plomo normal (a menos que el coche requiera un octanaje superior)
- Combustible diésel (más cualquier aditivo)
- Petróleo
- Servicio de urgencias
- Accesorios necesarios para el vehículo, como las escobillas del limpiaparabrisas
- Lavado de coches (siempre que lo aprueben las instalaciones)
El uso indebido de una tarjeta de crédito para combustible incluye, entre otros, la compra de:
- Comida o bebidas
- Operaciones clasificadas como «varias»
- Mapas
- Servicio integral
- Gasolina sin plomo «Premium» o «Super»
- Aditivos para combustibles
El Servicio de Flota facturará a los departamentos el uso indebido de las tarjetas de crédito. Los conductores son responsables de reembolsar dichos gastos al departamento.
Las tarjetas de combustible WEX están asignadas a vehículos concretos; no utilice la tarjeta para repostar ningún otro vehículo ni para llenar bidones de gasolina. Las copias de todos los recibos de las transacciones realizadas con las tarjetas de combustible WEX, incluidos los de aceite, reparaciones y lavado de vehículos, deben entregarse junto con la documentación de la flota y las llaves en el departamento de Instalaciones.
Si no puede utilizar la tarjeta de combustible WEX y se ve obligado a utilizar sus propios medios para pagar una compra de combustible, podrá solicitar el reembolso a la Oficina de Cuentas por Pagar. Guarde todos los recibos y entréguelos en la Oficina de Cuentas por Pagar(junto con un informe de gastos debidamente cumplimentado), situada en el edificio Wenatchi Hall.
Cómo utilizar las tarjetas de combustible WEX
- Pase la tarjeta de combustible WEX del mismo modo que lo haría con cualquier otra tarjeta de crédito.
- Introduzca su número de identificación de conductor de seis dígitos. Se trata de los cinco primeros dígitos del número de matrícula del vehículo más un «0». Por ejemplo, si su matrícula es 12345E, su número de identificación de conductor es 123450.
- Cuando se le solicite, introduzca el kilometraje actual del vehículo (no la lectura del cuentakilómetros parcial).
- Reposte combustible en el vehículo.
Todos los recibos de combustible correspondientes a las compras realizadas con la tarjeta de combustible WEX deben presentarse enel departamento de Compras lo antes posible.
¿Tiene algún problema con su tarjeta? Póngase en contacto con el servicio de atención al cliente de WEX, disponible las 24 horas del día, los 7 días de la semana, llamando al 1-800-492-0669. Si tiene alguna duda sobre cómo obtener una tarjeta WEX, escriba a purchasing@wvc.edu.