Directrices de compra

Adquisición a un único proveedor

Definición

Una compra a un único proveedor significa que, según el leal saber y entender del solicitante, y tras una investigación exhaustiva (por ejemplo, la realización de un estudio de mercado), solo un proveedor es capaz de suministrar el producto o servicio requerido. Pueden existir tipos similares de bienes y servicios, pero solo un proveedor, por razones de experiencia y/o normalización, calidad, compatibilidad con el equipo existente, especificaciones o disponibilidad, es la única fuente aceptable para satisfacer una necesidad específica.

Directrices

• La contratación con un único proveedor es un método de adquisición. No debe utilizarse para eludir la competencia.
• Se requiere una justificación de fuente única para toda compra que supere el límite de compra directa (10 000 dólares), salvo que la compra se realice en virtud de un contrato vigente, que el proveedor figure expresamente en la subvención o que la compra se someta a un proceso de licitación.
• Las justificaciones de adjudicación a un único proveedor deben ser aprobadas por un comprador de los Servicios de Adquisiciones antes de realizar el pedido.
• El precio no puede utilizarse como factor para determinar si existe un proveedor único, ya que indica la existencia de un mercado competitivo.

Criterios para justificar la adjudicación a un único licitador

La siguiente lista de criterios puede utilizarse para determinar si se da una situación de proveedor único o exclusivo:

1. Solo hay un fabricante que produce el artículo según las especificaciones clave; dicho fabricante solo vende directamente y en exclusiva a través de un representante regional o nacional;
2. El artículo solicitado debe ser idéntico al equipo que ya utiliza el usuario final, a fin de garantizar la compatibilidad del equipo, y dicho artículo solo está disponible a través de un único proveedor; el mismo razonamiento se aplica en el caso de que la investigación continúe.
3. Proyecto colaborativo: el proveedor es designado por la entidad financiadora, un acuerdo interinstitucional o ensayos clínicos en los que se requiere el mismo equipo para garantizar la compatibilidad y la continuidad de la investigación.
4. Se requieren intervenciones de mantenimiento o reparación por parte del fabricante de equipos originales (OEM) para un equipo, y el fabricante no cuenta con varios agentes que puedan prestar estos servicios.
5. Las piezas de recambio o de repuesto deben solicitarse al fabricante original, y este no cuenta con distribuidores para dichas piezas.
6. Artículos patentados o materiales protegidos por derechos de autor, que solo pueden obtenerse a través del titular de la patente o de los derechos de autor.
7. Una decisión médica o quirúrgica tomada por un profesional médico u odontólogo, en la que se requiere una marca concreta para la atención del paciente y el fabricante no cuenta con varios distribuidores para dicho producto.
8. Conocimientos especializados únicos y experiencia en un ámbito de actividad reconocido, cuyo resultado puede depender principalmente de la inventiva, la imaginación o el talento de la persona. El consultor posee conocimientos avanzados o especializados, o una experiencia adquirida a lo largo de un extenso período de tiempo en un ámbito de especialización concreto.
9. Se ha llevado a cabo un estudio de mercado para determinar si existen otras fuentes potenciales capaces de satisfacer los requisitos. Una lista de los proveedores contactados, junto con la razón por la que cada proveedorno pudo cumplirlos requisitos, puede justificar una compra a un único proveedor. Definición de estudio de mercado: Un «estudio de mercado» se refiere a los esfuerzos realizados para determinar si existen otras fuentes cualificadas capaces de satisfacer los requisitos de WVC. La prospección del mercado puede abarcar desde contactos telefónicos hasta contactos por escrito con expertos de los proveedores en relación con bienes y servicios similares o idénticos. El alcance del estudio de mercado depende de lo que constituya un esfuerzo razonable en las circunstancias del caso para garantizar que la competencia no es viable. Si solo se identifica una fuente como resultado del estudio de mercado, este hecho puede utilizarse para ayudar a justificar una adquisición no competitiva.

Nota:El hecho de que un artículo sea de «marca única» o de un «fabricante único» no lo convierte automáticamente en una «fuente única». Muchos fabricantes venden sus productos a través de distribuidores. Por lo tanto, incluso si una compra se identifica como una «marca única» o un «fabricante único» válidos, el solicitante debe verificar si el fabricante cuenta con varios distribuidores. Si el fabricante cuenta con varios distribuidores, se debe buscar la competencia entre los distribuidores.

Adquisiciones de un único proveedor financiadas con fondos públicos

Las compras a un único proveedor por un importe superior a 10 000 dólares realizadas con fondos asignados por el estado requieren la autorización previa del Departamento de Servicios Empresariales (DES) del estado de Washington. Este proceso de autorización se suma al proceso de autorización de WVC.

El DES exige un plazo mínimo obligatorio de 10 días para revisar y aprobar una compra a un único proveedor. El personal de compras de los Servicios de Adquisiciones no puede acelerar el proceso de revisión del DES. Tenga en cuenta que el proceso de contratación puede prolongarse dos semanas más si se utilizan fondos estatales. Las compras de fuente única financiadas con fondos estatales también deben anunciarse públicamente en el sitio web de la WVC durante 10 días, y en el sitio web WEBS del Estado durante cinco días, antes de que se pueda realizar la compra.

A continuación se presentan algunos ejemplos de excepciones a las normas estatales sobre contratación con un único proveedor. Estas NOconstituyen excepciones a las normas de la WVC sobre contratación con un único proveedor:

• Contratos de servicio de mantenimiento adquiridos al fabricante de equipos originales (OEM)
• Contratos relacionados con los planes de estudios
• Conferencias de desarrollo profesional, seminarios, títulos profesionales
• Si más del 50 % de la financiación de una compra procede de fondos no asignados por el Estado

Intención de adjudicar mediante contratación directa una adquisición financiada con fondos públicos: 

Las contrataciones con un único proveedor financiadas por el Estado también deben anunciarse públicamente en el sitio web de la WVC durante 10 días, y en el sitio web WEBS del Estado durante cinco días, antes de que pueda realizarse la compra.