Directrices de Compra

Compras de Fuente Única

Definición

Una compra de fuente única significa que solo un proveedor (fuente), según el mejor conocimiento y creencia del solicitante, basándose en una investigación exhaustiva (es decir, realizando un estudio de mercado), es capaz de entregar el producto o servicio requerido. Pueden existir tipos similares de bienes y servicios, pero solo un proveedor, por razones de experiencia y/o estandarización, calidad, compatibilidad con equipos existentes, especificaciones o disponibilidad, es la única fuente aceptable para satisfacer una necesidad específica.

Directrices

• Una compra de fuente única es un método de adquisición. No debe utilizarse para evitar la competencia.
• Se requiere una justificación de la contratación a un único proveedor para toda compra que supere el límite de compra directa (10 000 dólares), salvo que la compra se realice en virtud de un contrato ya existente, que el proveedor figure expresamente en la Beca / Subsidio, o que la compra se someta a un proceso de licitación.
• Las justificaciones de fuente única deben ser aprobadas por un comprador de Servicios de Adquisiciones antes de que se realice un pedido.
• El precio no puede utilizarse como factor para determinar si existe una fuente única, ya que indica la existencia de un mercado competitivo.

Criterios de Justificación de Fuente Única

La siguiente lista de criterios puede utilizarse para determinar si existe una situación de fuente única o exclusiva:

1. Solo un fabricante produce el artículo que cumple con las especificaciones destacadas; ese fabricante solo vende directamente/exclusivamente a través de un representante regional/nacional;
2. El artículo requerido debe ser idéntico al equipo ya en uso por el usuario final, para asegurar la compatibilidad del equipo, y ese artículo solo está disponible de una fuente; el mismo razonamiento se aplica en la situación de continuación de investigación.
3. Proyecto colaborativo: el proveedor es designado por la Financiamiento , un acuerdo interinstitucional o ensayos clínicos en los que se requiere el mismo equipo para garantizar la compatibilidad y la continuidad de la investigación.
4. Se requieren llamadas de mantenimiento o reparación por parte del fabricante de equipo original (OEM) para una pieza de equipo, y el fabricante no tiene múltiples agentes para realizar estos servicios.
5. Se requieren piezas de repuesto o de recambio del OEM, y el OEM no tiene distribuidores para esas piezas.
6. Artículos patentados o materiales con derechos de autor, que solo están disponibles del titular de la patente o de los derechos de autor.
7. Una decisión médica/quirúrgica por parte de un profesional médico/dental, donde se requiere una marca específica para la atención al paciente, y el fabricante no tiene múltiples distribuidores para el producto.
8. Experiencia única, trayectoria en un campo de actividad reconocido, cuyo resultado puede depender principalmente de la invención, imaginación o talento del individuo. El consultor posee conocimientos avanzados o especializados, o experiencia adquirida durante un período extenso en un campo de experiencia especializado.
9. Se ha realizado un estudio de mercado para determinar si existen otras fuentes potenciales capaces de satisfacer el requisito. Una lista de los proveedores contactados, junto con la razón por la cual cada proveedor no pudo cumplir con los requisitos, puede justificar una compra de fuente única. Definición de estudio de mercado: Un "estudio de mercado" se refiere a los esfuerzos para determinar si existen otras fuentes calificadas capaces de satisfacer el requisito de WVC. La evaluación del mercado puede variar desde contactos telefónicos hasta escritos con expertos de proveedores con respecto a bienes y servicios similares o duplicados. El alcance del estudio de mercado depende de lo que constituya un esfuerzo razonable bajo las circunstancias para asegurar que la competencia no sea factible. Si solo se identifica una fuente como resultado de la investigación de mercado, este hecho puede utilizarse para ayudar a justificar una adquisición no competitiva.

Nota: Que un artículo sea una "marca única" o un "fabricante único" no lo califica automáticamente para ser una "fuente única". Muchos fabricantes venden sus productos a través de distribuidores. Por lo tanto, incluso si una compra se identifica como una "marca única" o un "fabricante único" válido, el solicitante debe verificar si el fabricante tiene múltiples distribuidores. Si el fabricante tiene múltiples distribuidores, se debe buscar la competencia entre ellos.

Compras de Fuente Única Financiadas por el Estado

Las compras de fuente única superiores a $10,000 realizadas con fondos asignados por el estado requieren la aprobación previa del Departamento de Servicios Empresariales (DES) del Estado de Washington. Este proceso de aprobación es adicional al proceso de aprobación de WVC.

El DES requiere un mínimo obligatorio de 10 días para revisar y aprobar una compra de fuente única. El personal de compras de Servicios de Adquisiciones no puede acelerar el proceso de revisión del DES. Prepárese para permitir dos semanas adicionales para el proceso de adquisición si se utilizan fondos estatales. Las fuentes únicas financiadas por el estado también deben anunciarse públicamente en el sitio web de WVC durante 10 días y en el sitio web WEBS del Estado durante cinco días, antes de que se pueda realizar la compra.

Los siguientes son ejemplos de exenciones de las normas de fuente única del Estado. NO son exenciones de las normas de fuente única de WVC:

• Contratos de servicio de mantenimiento de OEM adquiridos del OEM (fabricante de equipos originales)
• Contratos relacionados con el plan de estudios educativo
• Conferencias de desarrollo profesional, seminarios, licencias profesionales
• Si más del 50 % de la Financiamiento una compra procede de fondos no estatales

Intención de Compra de Fuente Única Financiada por el Estado: 

Las adquisiciones de fuente única financiadas por el estado también deben anunciarse públicamente en el sitio web de WVC durante 10 días, y en el sitio web WEBS del Estado durante cinco días, antes de que se pueda realizar la compra.