Directrices de compra

Programa de tarjetas de compra (PCard)

La tarjeta de compras de WVC (PCard) es una tarjeta de crédito Visa destinada al personal docente y administrativo, diseñada para reducir el uso de órdenes de compra en transacciones de bajo importe y eliminar el uso de fondos personales. El uso de la PCard se limita exclusivamente a las compras relacionadas con la actividad de WVC y no puede utilizarse para gastos personales.

Requisitos para convertirse en titular de la tarjeta:

Todos los usuarios de PCard son:

• Se exige el cumplimiento de toda la normativa del estado de Washington y de las políticas y procedimientos de compras del WVC al realizar compras con la tarjeta PCard del WVC.
• Todos losnuevossolicitantesde la tarjeta PCard deberán realizar la formación sobre la tarjeta PCard una vez que la hayan recibido, y a partir de entonces deberán realizarla cada año.
• Sujeto a los requisitos de formación del estado de Washington. 

Proceso de solicitud de una nueva tarjeta

    Requisitos de admisión

• El personal docente y administrativo de WVC puede solicitar una tarjeta de crédito corporativa, previa autorización del presupuesto del departamento correspondiente.

1. Solicita permiso a la autoridad presupuestaria de tu departamento para obtener una tarjeta de crédito corporativa.
2. Pida a la persona encargada del presupuesto del departamento que envíe una solicitud por correo electrónico al departamento de compras para solicitar una nueva tarjeta de crédito corporativa.

Si el departamento de compras aprueba la solicitud de una nueva tarjeta de crédito corporativa, nos pondremos en contacto con el solicitante para recabar algunos datos personales. Además, le pediremos que acuda a una reunión presencial para repasar las políticas y los procedimientos relativos a las compras y a la tarjeta de crédito corporativa.  

Conciliación mensual

Es responsabilidad del titular de la tarjeta PCard conciliar mensualmente los extractos de su tarjeta.

• Los extractos de las tarjetas PCard estarán disponibles y se podrán consultar en el sitio web de US Bank el primer día hábil tras la fecha de cierre mensual, que suele ser el día 26. Si el día 26 cae en fin de semana o festivo, los extractos se enviarán el siguiente día hábil. Los titulares de tarjetas PCard deben conciliar sus extractos.
• El plazo para conciliar las transacciones y cargar toda la documentación justificativa es el primer día hábil tras la recepción del extracto. Por ejemplo, si los extractos se reciben el día 26, toda la documentación debe cargarse y conciliarse en ctcLink antes del día 27. Una tercera conciliación tardía dará lugar a la suspensión temporal de la tarjeta de crédito corporativa hasta que se complete la nueva formación.
• Para garantizar que el proceso de conciliación se desarrolle sin problemas, se recomienda conciliar las transacciones a lo largo del mes, a medida que se realizan las compras. Las transacciones se actualizan en ctcLink a diario y pueden conciliarse cada día.
• Los responsables de la aprobación deben completar la aprobación de las transacciones de su personal antes del día 30 del mes.
• Para conciliar una transacción, el usuario debe tener el rol CT_F_A_CC_RECONCILER

Para su comodidad, estos son los números de cuenta más habituales:

Lista completa de correspondencias entre códigos de cuenta y códigos de subobjetos heredados

 

Tarjetas perdidas

Si se pierde o le roban una tarjeta, debe comunicarlo inmediatamente llamando al servicio de atención al cliente de U.S. Bank Corporate Payment Systems al (800) 344-5696 y notificándolo al responsable de compras de la Oficina Administrativa y al encargado de las tarjetas de su departamento.

Cumplir con la normativa de contratación pública del estado de Washington

Véase el documento: Política del DES sobre el uso de tarjetas de crédito para la adquisición de bienes y servicios, n.º FO.03.01

• La tarjeta no sustituye a la normativa de compras vigente, sino que es una herramienta destinada a facilitar el proceso de compra, y sigue siendo de aplicación el contrato público que se aplicaría en circunstancias normales.
• La tarjeta no puede utilizarse para adquirir equipos, materiales o suministros sujetos a restricciones establecidas en acuerdos contractuales o en la normativa.

Límites de la tarjeta PCard

Cada tarjeta tiene un límite mensual y un límite por transacción. Si fuera necesario aumentar estos límites por motivos especiales, se requerirá la autorización de su responsable de firmas. Por favor, llame a Sarah Nielsen para coordinar este tipo de situaciones.

Límites de compra: compras que deben gestionarse a través de la Oficina de Administración

• Las adquisiciones de bienes de equipo por un importe igual o superior a 10 000 dólares, incluido TODO el mobiliario, como sillas, estanterías, etc., incluidos impuestos, gastos de envío e instalación, no pueden realizarse con una tarjeta P-CARD.
• Cualquier gasto superior a 10 000 dólares debe someterse a una licitación con tres ofertas, salvo que se trate de un contrato público.
• Cualquier gasto de 100 000 dólares o más debe someterse a licitación mediante el proceso WEBS.

Ejemplos de compras destinadas a este programa

• Material de oficina
• Libros
• Materiales de mantenimiento y reparación
• Suscripciones (que no sean mensuales recurrentes ni automáticas)
• Inscripciones a la conferencia (se requiere autorización de viaje)
• Material de consumo

Artículos que NO se pueden comprar con una tarjeta PCard

• Anuncios y ofertas de empleo que no se realicen a través de las relaciones con la comunidad y el departamento de recursos humanos
• Alcohol
• Bebidas/comida
• Bienes de capital (más de 10 000 $ por unidad)
• Adelantos en efectivo
• Gastos de graduación o ceremonia de graduación
• Ordenadores, hardware, software y accesorios solo a través de nuestro departamento de TI
• Consultores/ponentes/honorarios/artistas/contratistas independientes
• Sustancias controladas (medicamentos con receta, narcóticos, etc.)
• Depósitos para el alquiler de instalaciones para reuniones (alojamiento, etc.)
• Donaciones
• Gastos de ocio: entradas, visitas guiadas, etc.
• Equipamiento, incluido TODO el mobiliario de oficina, monitores, sillas y estanterías
• Multas, recargos por demora o sanciones/intereses/gastos financieros
• Flores
• Gases; comprimidos o líquidos
• Animales vivos
• Costes de los grupos de presión
• Contratos de mantenimiento
• Mobiliario de oficina
• Compras personales
• Dividir transacciones (dividir la compra para evitar alcanzar el límite por artículo o por transacción )
• Teléfonos: móviles o fijos
• Viajes (alojamiento, restaurantes, billetes de avión, etc.)
• Alquiler de vehículos
• Sin cargos recurrentes (suscripciones facturadas mensualmente, anualmente, etc.)

Artículos en stock

Los siguientes artículos deben etiquetarse y/o registrarse e incluirse en nuestro inventario, por lo que no se permite su compra con tarjetas PCARD. Todas las compras de estos artículos deben realizarlas la Oficina de Administración (o el departamento de TI) para que se puedan seguir los procedimientos de inventario.

• Ordenadores
• Ordenadores portátiles
• Tabletas y iPads
• Discos duros externos
• Teléfonos inteligentes
• Dispositivos ópticos (prismáticos, telescopios, visores de infrarrojos, telémetros)
• Cámaras y equipos de proyección
• Televisores
• Reproductores de DVD y Blu-ray
• Cámaras de vídeo
• Micrófonos
• Microscopios
• Otros artículos «pequeños y atractivos»

Adquisición de hardware, software y productos electrónicos

Todas las compras de hardware, software y otros recursos de información electrónica (EIR) deben ser aprobadas y realizadas a través del Departamento de TI. Póngase en contacto con el Departamento de TI si necesita adquirir productos o servicios relacionados con las tecnologías de la información.

No divida las transacciones

Se aplicarán los límites de crédito de la tarjeta, así como los límites de compra estatales, tanto a las compras individuales como a las compras acumuladas; las transacciones fraccionadas (en las que se dividen las compras para evitar alcanzar el límite de una sola compra) constituyen una infracción de estos procedimientos.

Códigos MCC

Existen restricciones de categoría de comerciante (MCC) en todas las tarjetas PCARD que impiden específicamente la compra de alquileres de vehículos, billetes de avión, adelantos en efectivo y gastos de viaje (alojamiento, restaurantes, etc.). Por favor, no intente utilizar la tarjeta para este tipo de compras. En ocasiones, es posible que una compra no sea aprobada. Póngase en contacto con la Oficina de Administración para comprobar si el código MCC puede ser el problema y corregirlo, si es posible.

Responsabilidades del administrador de tarjetas

Si su departamento dispone de una tarjeta de crédito corporativa (PCard) de «préstamo», el responsable de la tarjeta se asegurará de que los empleados que la utilicen conozcan las restricciones impuestas a su uso, y se encargará de los siguientes procedimientos para controlar el uso de la tarjeta:

• Guarda la tarjeta en un lugar seguro y bajo llave, y trátala como si fuera dinero en efectivo.
• Consigue un formulario de autorización de compra con tarjeta de compras debidamente cumplimentado para cada compra.
• Lleve un registro de salidas para anotar la siguiente información:
• Fecha y hora de salida.
• Descripción de la compra/coste aproximado.
• Código de cuenta presupuestaria.
• Fecha y hora de llegada.
• El registro de entrada ha sido rubricado por el responsable de la tarjeta.

Situación fiscal

WVC NO está exenta de impuestos, por lo que no debe marcar ninguna casilla ni indicar que la compra está exenta de impuestos. Existen algunas excepciones en cuanto a los artículos exentos de impuestos, pero son limitadas. Si tiene alguna duda, póngase en contacto con la oficina administrativa.

Impuesto estatal

Si el proveedor no incluye el impuesto sobre las ventas en la transacción, deberás añadir dicho impuesto como «impuesto sobre el uso» durante el proceso de conciliación. Los tipos impositivos del impuesto sobre el uso del estado de Washington son los mismos que los tipos impositivos correspondientes al lugar de entrega del artículo solicitado.

Este importe total se reflejará en el presupuesto, así que tenlo en cuenta a la hora de supervisarlo.

Cuenta corporativa

WVC tiene cuentas corporativas convarios proveedores, y la cuenta corporativa debe utilizarse al realizar pedidos en línea, por ejemplo: Amazon.com y Office Depot. Los responsables de las tarjetas deben ponerse en contacto con el responsable de compras para que la tarjeta de su departamento quede registrada en estas cuentas y obtener acceso en línea.

Todas las entregas deben realizarse en el departamento de recepción del campus de Wenatchee u Omak

Bajo ninguna circunstancia se debe realizar ningún envío a su domicilio particular ni a ningún otro lugar que no sea la universidad. De acuerdo con la legislación del estado de Washington, debemos confirmar que todos los artículos han llegado al campus.

Al recibir la mercancía, conserve todas las cajas, envases, embalajes especiales, albaranes, etc., hasta que esté seguro de que el pedido no presenta ningún problema y de que va a quedarse con la mercancía. El comprador es responsable de inspeccionar la mercancía en el momento de su recepción.

Cancelación de la tarjeta PCard

La Oficina Administrativa se reserva el derecho de cancelar una tarjeta PCard en cualquier momento si determina que el titular no la está utilizando de conformidad con la normativa del estado de Washington y las políticas y procedimientos de WVC.