Directrices de Compra

Programa de Tarjeta de Compra (PCard)

La Tarjeta de Adquisiciones de WVC (PCard) es una tarjeta de compra Visa disponible para el personal docente y administrativo, diseñada para reducir el uso de compras de bajo valor mediante órdenes de compra y eliminar el uso de fondos personales. El uso de la PCard está restringido únicamente a compras comerciales de WVC y no puede utilizarse para gastos personales.

Requisitos para ser titular de una tarjeta:

Todos los usuarios de la PCard deben:

• Cumplir con todas las Regulaciones del Estado de Washington y las políticas y procedimientos de compra de WVC al realizar compras con la PCard de WVC.
• Todos los solicitantes NUEVOS de la PCard deberán realizar la Capacitación de la PCard una vez que reciban su PCard, y luego deberán realizar la capacitación anualmente a partir de entonces.
• Sujeto a los requisitos de capacitación del Estado de Washington. 

Proceso de solicitud de una nueva tarjeta

    Elegibilidad

• El personal docente y administrativo de WVC es elegible para solicitar una PCard, con la autoridad presupuestaria del departamento para su aprobación.

1. Solicite permiso a la autoridad presupuestaria de su departamento para una PCard.
2. Pida a la autoridad presupuestaria del departamento que envíe una solicitud por correo electrónico al departamento de compras para una PCard nueva.

Si el departamento de compras aprueba la solicitud para una PCard nueva, nos pondremos en contacto con el solicitante para recopilar información personal. También solicitaremos una cita en persona para revisar las políticas y procedimientos de Compras y de la PCard.  

Conciliación mensual

Es responsabilidad del titular de la PCard conciliar sus estados de cuenta de la PCard mensualmente.

• Los estados de cuenta de la PCard estarán disponibles y se podrán acceder en el sitio web de US Bank el primer día hábil después de la fecha de cierre mensual, que suele ser el día 26. Si el día 26 cae en fin de semana o feriado, los estados de cuenta se enviarán el siguiente día hábil. Los titulares de la PCard deben conciliar sus estados de cuenta.
• La Fecha límite conciliar las transacciones y cargar toda la documentación justificativa es el primer día hábil tras la recepción del extracto. Por ejemplo, si los extractos se reciben el día 26, toda la documentación deberá cargarse y conciliarse en ctcLink a más tardar el día 27. Una tercera conciliación tardía dará lugar a la suspensión temporal de la tarjeta de crédito de la empresa hasta que se haya completado la nueva formación.
• Para asegurar un proceso de conciliación fluido, se recomienda conciliar las transacciones a lo largo del mes a medida que se realizan las compras. Las transacciones se actualizan diariamente en ctcLink y pueden conciliarse a diario.
• Los aprobadores deben completar la aprobación de las transacciones de su personal antes del día 30 del mes.
• Para conciliar una transacción, un usuario debe tener el rol CT_F_A_CC_RECONCILER.

Para su conveniencia, los números de cuenta más comunes son:

Lista completa de correspondencia de códigos de cuenta con códigos de subobjeto heredados

 

Tarjetas perdidas

Una tarjeta perdida o robada debe reportarse inmediatamente llamando al Servicio al Cliente de U.S. Bank Corporate Payment Systems al (800) 344-5696 y notificando al oficial de compras de la Oficina de Negocios y al custodio de la tarjeta de su departamento.

Siga las regulaciones de compras del estado de Washington

Consulte el documento: Política de uso de tarjetas de crédito del DES para la compra de bienes y servicios n.º FO.03.01

• La tarjeta no reemplaza las regulaciones de compra existentes; es una herramienta para facilitar el proceso de compra, y el uso de un contrato estatal que normalmente aplicaría sigue siendo aplicable.
• La tarjeta no puede utilizarse para comprar equipos, materiales o suministros restringidos por acuerdos contractuales o políticas.

Límites de la tarjeta de compras

Cada tarjeta tiene un límite mensual y un límite por transacción individual. Si estos límites necesitan aumentarse por razones especiales, se requerirá la aprobación de su Autoridad de Firma. Por favor, llame a Sarah Nielsen para coordinar este tipo de situaciones.

Límites de compra - Compras que deben gestionarse a través de la Oficina de Negocios

• Las adquisiciones de equipo capital de $10,000 o más, incluyendo TODO el mobiliario (sillas, estanterías, etc.), así como impuestos, flete e instalación, no pueden comprarse con una tarjeta P-CARD.
• Cualquier compra superior a $10,000 requiere al menos tres ofertas, a menos que exista un contrato gubernamental.
• Cualquier compra de $100,000 o más debe someterse a un proceso de licitación a través del sistema WEBS.

Ejemplos de compras destinadas a este programa

• Suministros de oficina
• Libros
• Materiales de mantenimiento y reparación
• Suscripciones (no mensuales recurrentes o de renovación automática)
• Inscripciones a conferencias (se requiere autorización de viaje)
• Suministros consumibles

Artículos que NO pueden comprarse con una tarjeta PCard

• Anuncios o procesos de selección que no se realicen a través de Relaciones con la Comunidad y Recursos Humanos
• Alcohol
• Bebidas/alimentos
• Equipo capital (>$10,000 por artículo)
• Anticipos en efectivo
• Gastos de graduación o de convocatoria
• Computadoras/hardware/software/accesorios solo a través de nuestro departamento de TI
• Consultores/ponentes/honorarios/artistas/contratistas independientes
• Sustancias controladas (medicamentos recetados, narcóticos, etc.)
• Depósitos para el alquiler de instalaciones para reuniones (alojamiento, etc.)
• Donaciones
• Costos de entretenimiento - entradas, excursiones, etc.
• Equipo, incluyendo TODO el mobiliario de oficina, monitores, sillas, estanterías
• Multas, recargos por mora o sanciones/intereses/cargos financieros
• Flores
• Gases; comprimidos o líquidos
• Animales vivos
• Costos de cabildeo
• Acuerdos de mantenimiento
• Mobiliario de oficina
• Compras personales
• Transacciones divididas (dividir una compra para evitar alcanzar el límite de un solo artículo o transacción)
• Teléfonos - celulares o de escritorio
• Viajes (alojamiento, restaurantes, boletos de avión, etc.)
• Alquiler de vehículos
• Cargos recurrentes regulares (suscripciones facturadas mensual o anualmente, etc.)

Artículos de inventario

Los siguientes artículos deben ser etiquetados y/o documentados e incluidos en nuestro inventario, por lo que no está permitido comprarlos con tarjetas PCARD. Todas las compras de estos artículos deben ser realizadas por la Oficina de Negocios (o TI) para que se puedan seguir los procedimientos de inventario.

• Computadoras
• Computadoras portátiles y notebooks
• Tabletas y iPads
• Discos duros externos
• Teléfonos inteligentes
• Dispositivos ópticos (binoculares, telescopios, visores infrarrojos, telémetros)
• Cámaras y equipos de proyección
• Televisores
• Reproductores de DVD y Blu-Ray
• Cámaras de video
• Micrófonos
• Microscopios
• Otros artículos “pequeños y atractivos”

Adquisición de hardware, software y productos electrónicos

Todas las compras de hardware, software y otros recursos de información electrónica (EIR) deben ser aprobadas y adquiridas a través del Departamento de TI.  Por favor, póngase en contacto con el Departamento de TI si necesita adquirir bienes o servicios relacionados con TI.

No divida las transacciones

Los límites de crédito de la tarjeta, así como los límites de compra estatales, se aplicarán a las compras individuales y agregadas, y las transacciones divididas (dividir las compras para evitar alcanzar un límite de compra único) constituyen una violación de estos procedimientos.

Códigos MCC

Existen restricciones de Categoría de Comerciante (MCC) en todas las PCARD que impiden específicamente la compra de alquiler de vehículos, billetes de avión, adelantos en efectivo y viajes (alojamiento, restaurantes, etc.). Por favor, no intente utilizar la tarjeta para este tipo de compras. Ocasionalmente, una compra puede no ser aprobada. Póngase en contacto con la Oficina de Negocios para ver si el código MCC podría ser el problema y corregirlo si es posible.

Responsabilidades del custodio de la tarjeta

Si su departamento tiene una PCard de “préstamo”. El custodio de la tarjeta se asegurará de que los empleados que la utilicen conozcan las limitaciones impuestas a su uso, y será responsable de los siguientes procedimientos para controlar el uso de la tarjeta:

• Guarde la tarjeta en un lugar seguro y bajo llave, y trátela como dinero en efectivo.
• Obtenga un Formulario de Autorización de Compra con Tarjeta de Adquisiciones completado para cada compra.
• Mantenga un registro de préstamo para anotar la siguiente información:
• Fecha/hora del préstamo.
• Descripción de la compra/costo aprox.
• Código de cuenta presupuestaria.
• Fecha y hora de devolución.
• Devolución inicializada por el custodio de la tarjeta.

Estado fiscal

WVC NO está exenta de impuestos, por lo que no debe marcar ninguna casilla ni designar la compra como exenta de impuestos. Existen ciertas excepciones para artículos que están exentos de impuestos, pero son limitadas. Póngase en contacto con la oficina de negocios si tiene alguna pregunta.

Impuesto estatal

Si el proveedor no incluye el impuesto sobre las ventas en su transacción, deberá añadir el impuesto como un "Impuesto de Uso" durante el proceso de conciliación. Las tasas del impuesto de uso del estado de Washington son las mismas que las tasas de impuestos para la ubicación de entrega del artículo solicitado.

Este importe total afectará el presupuesto, así que téngalo en cuenta al monitorear el presupuesto.

Cuenta corporativa

WVC tiene cuentas corporativas con varios proveedores y la cuenta corporativa debe usarse al realizar pedidos en línea, por ejemplo: Amazon.com y Office Depot. Los custodios de tarjetas deben ponerse en contacto con el oficial de compras para registrar la tarjeta de su departamento con estas cuentas y obtener acceso en línea.

Todas las entregas deben realizarse en campus de Wenatchee o Omak

Bajo ninguna circunstancia se debe realizar ningún envío a su domicilio particular ni a ningún otro lugar que no sea la universidad. De conformidad con la legislación del estado de Washington, debemos confirmar que todos los artículos han llegado al campus.

Al recibir la mercancía, conserve todas las cajas, contenedores, embalajes especiales, albaranes, etc., hasta que esté seguro de que no hay ningún problema con el pedido y de que va a quedarse con la mercancía. El comprador es responsable de inspeccionar la mercancía a su llegada.

Terminación de la PCard

La Oficina de Negocios se reserva el derecho de cancelar una PCard en cualquier momento, si determinamos que el titular de la tarjeta no está utilizando su PCard de acuerdo con las Regulaciones del Estado de Washington y las Políticas y Procedimientos de WVC.