Directrices de Compra

Programa de tarjetas de compra (PCard)

La tarjeta de compras de WVC (PCard) es una tarjeta de compras Visa a disposición del personal docente y administrativo, diseñada para reducir el uso de órdenes de compra en transacciones de importe reducido y eliminar el uso de fondos personales. El uso de la PCard se limita exclusivamente a las compras relacionadas con la actividad de WVC, y no puede utilizarse para gastos personales.

Requisitos para convertirse en titular de la tarjeta:

Todos los usuarios de PCard son:

• Cumplir con todas las Regulaciones del Estado de Washington y las políticas y procedimientos de compra de WVC al realizar compras con la PCard de WVC.
• Todos losnuevossolicitantesde la tarjeta PCard deberán realizar la formación sobre la tarjeta PCard una vez que la hayan recibido y, a partir de entonces, deberán realizarla anualmente.
• Sujeto a los requisitos de formación del Estado de Washington. 

Proceso de solicitud de una nueva tarjeta

    Requisitos de admisión

• El personal docente y administrativo de WVC puede solicitar una tarjeta PCard, previa autorización del responsable del presupuesto del departamento correspondiente.

1. Solicite autorización a la autoridad presupuestaria de su departamento para obtener una tarjeta de crédito corporativa.
2. Pida a la autoridad presupuestaria del departamento que envíe una solicitud por correo electrónico al departamento de compras para una PCard nueva.

Si el departamento de compras aprueba la solicitud de una nueva tarjeta de crédito corporativa (PCard), nos pondremos en contacto con el solicitante para recabar algunos datos personales. Asimismo, le pediremos que acuda a una cita presencial para repasar las políticas y los procedimientos relativos a las compras y a la tarjeta de crédito corporativa (PCard).  

Conciliación mensual

Es responsabilidad del titular de la tarjeta PCard conciliar mensualmente los extractos de su tarjeta PCard.

• Los extractos de la tarjeta PCard estarán disponibles y se podrán consultar en la página web de US Bank el primer día laborable tras la fecha de cierre mensual, que suele ser el día 26. Si el día 26 cae en fin de semana o en día festivo, los extractos se enviarán el siguiente día laborable. Los titulares de la tarjeta PCard deben conciliar sus extractos.
• La Fecha límite conciliar las transacciones y cargar toda la documentación justificativa es el primer día laborable tras la recepción del extracto. Por ejemplo, si los extractos se reciben el día 26, toda la documentación deberá cargarse y conciliarse en ctcLink a más tardar el día 27. Una tercera conciliación tardía dará lugar a la suspensión temporal de la tarjeta de crédito de la empresa hasta que se haya completado la nueva formación.
• Para garantizar que el proceso de conciliación se desarrolle sin problemas, se recomienda conciliar las transacciones a lo largo del mes, a medida que se realizan las compras. Las transacciones se actualizan en ctcLink a diario y pueden conciliarse diariamente.
• Los responsables de la aprobación deben completar la aprobación de las transacciones de su personal antes del día 30 del mes.
• Para conciliar una transacción, el usuario debe tener el rol CT_F_A_CC_RECONCILER

Para su conveniencia, los números de cuenta más comunes son:

Lista completa de la correspondencia entre códigos de cuenta y códigos de subobjetos heredados

 

Tarjetas perdidas

Si pierde o le roban una tarjeta, debe comunicarlo de inmediato llamando al servicio de atención al cliente de U.S. Bank Corporate Payment Systems, al número (800) 344-5696, y notificándolo al responsable de compras de la Oficina Administrativa y al encargado de la tarjeta de su departamento.

Siga las regulaciones de compras del estado de Washington

Véase el documento: Política del DES sobre el uso de tarjetas de crédito para la adquisición de bienes y servicios, n.º FO.03.01

• La tarjeta no sustituye a la normativa de compras vigente, sino que es una herramienta destinada a facilitar el proceso de compras, y el contrato estatal que se aplicaría en circunstancias normales sigue siendo de aplicación.
• La tarjeta no podrá utilizarse para adquirir equipos, materiales o suministros sujetos a restricciones establecidas en acuerdos contractuales o en la normativa.

Límites de la tarjeta de compras

Cada tarjeta tiene establecido un límite mensual y un límite por transacción. Si fuera necesario aumentar estos límites por motivos especiales, se requerirá la autorización de su responsable de firmas. Le rogamos que se ponga en contacto con Charlcie Sherrill, en el número 509-682-6823,para coordinar este tipo de situaciones.

Límites de compra - Compras que deben gestionarse a través de la Oficina de Negocios

• Las adquisiciones de bienes de equipo por un importe igual o superior a 10 000 dólares, incluido TODO el mobiliario —como sillas, estanterías, etc.—, incluidos los impuestos, los gastos de transporte y la instalación, no pueden realizarse con una tarjeta P-CARD.
• Cualquier importe superior a 10 000 dólares debe someterse a una licitación con tres ofertas, salvo que se trate de un contrato público.
• Cualquier gasto de 100 000 dólares o más debe someterse a licitación mediante el proceso WEBS.

Ejemplos de compras destinadas a este programa

• Material de oficina
• Libros
• Materiales de mantenimiento y reparación
• Suscripciones (que no sean mensuales recurrentes ni suscripciones automáticas)
• Inscripciones a la conferencia (se requiere autorización de viaje)
• Material de consumo

Artículos que NO pueden comprarse con una tarjeta PCard

• Anuncios o ofertas de empleo que no se realicen a través de Relaciones con la Comunidad y Recursos Humanos
• Alcohol
• Bebidas/comida
• Bienes de equipo (más de 10 000 dólares por unidad)
• Anticipos en efectivo
• Gastos de la ceremonia de graduación o de la sesión de entrega de títulos
• Ordenadores, hardware, software y accesorios únicamente a través de nuestro departamento de TI
• Consultores/ponentes/honorarios/artistas/colaboradores autónomos
• Sustancias controladas (medicamentos con receta, estupefacientes, etc.)
• Depósitos para el alquiler de instalaciones para reuniones (alojamiento, etc.)
• Donaciones
• Gastos de ocio: entradas, visitas guiadas, etc.
• Equipamiento, incluido TODO el mobiliario de oficina, monitores, sillas y estanterías
• Multas, recargos por demora o sanciones, intereses o gastos financieros
• Flores
• Gases; comprimidos o líquidos
• Animales vivos
• Costes de las actividades de presión
• Contratos de mantenimiento
• Mobiliario de oficina
• Compras personales
• Transacciones fraccionadas (dividir una compra para evitar alcanzar el límite por artículo o por transacción )
• Teléfonos: móviles o fijos
• Viajes (alojamiento, restaurantes, billetes de avión, etc.)
• Alquiler de vehículos
• No hay cargos recurrentes (suscripciones facturadas mensualmente, anualmente, etc.)

Artículos de inventario

Los siguientes artículos deben etiquetarse y/o documentarse e incluirse en nuestro inventario, por lo que no está permitido adquirirlos con tarjetas PCARD. Todas las compras de estos artículos deben realizarlas la Oficina de Administración (o el departamento de TI) para que se puedan seguir los procedimientos de inventario.

• Ordenadores
• Ordenadores portátiles y ordenadores de bolsillo
• Tabletas y iPads
• Discos duros externos
• Teléfonos inteligentes
• Dispositivos ópticos (prismáticos, telescopios, visores de infrarrojos, telémetros)
• Cámaras y equipos de proyección
• Aparatos de televisión
• Reproductores de DVD y Blu-ray
• Cámaras de vídeo
• Micrófonos
• Microscopios
• Otros artículos «pequeños y atractivos»

Adquisición de hardware, software y productos electrónicos

Todas las compras de hardware, software y otros recursos de información electrónica (EIR) deben ser aprobadas y adquiridas a través del Departamento de TI.  Por favor, póngase en contacto con el Departamento de TI si necesita adquirir bienes o servicios relacionados con TI.

No divida las transacciones

Se aplicarán los límites de crédito de la tarjeta, así como los límites de compra estatales, tanto a las compras individuales como a las compras acumuladas; además, las transacciones fraccionadas (en las que se dividen las compras para evitar alcanzar el límite de una sola compra) constituyen una infracción de estos procedimientos.

Códigos MCC

Existen restricciones relacionadas con la categoría comercial (MCC) en todas las tarjetas PCARD que impiden específicamente la compra de alquileres de vehículos, billetes de avión, adelantos en efectivo y gastos de viaje (alojamiento, restaurantes, etc.). Le rogamos que no intente utilizar la tarjeta para este tipo de compras. En ocasiones, es posible que una compra no sea aprobada. Póngase en contacto con la Oficina de Administración para comprobar si el código MCC podría ser el motivo del problema y, si es posible, corregirlo.

Responsabilidades del custodio de la tarjeta

Si su departamento dispone de una tarjeta de crédito corporativa (PCard) «de préstamo», el responsable de la tarjeta se asegurará de que los empleados que la utilicen conozcan las restricciones impuestas a su uso, y se encargará de los siguientes procedimientos para controlar el uso de la tarjeta:

• Guarde la tarjeta en un lugar cerrado con llave y seguro, y trátela como si fuera dinero en efectivo.
• Obtenga un formulario de autorización de compra con tarjeta de compras debidamente cumplimentado para cada compra.
• Lleve un registro de salidas en el que consigne la siguiente información:
• Fecha y hora de salida.
• Descripción de la compra/coste aproximado.
• Código de cuenta presupuestaria.
• Fecha y hora de llegada.
• El registro de entrada ha sido rubricado por el responsable de la tarjeta.

Estado fiscal

WVC NO está exenta de impuestos, por lo que no debe marcar ninguna casilla ni indicar que la compra está exenta de impuestos. Existen ciertas excepciones en cuanto a los artículos exentos de impuestos, pero son limitadas. Póngase en contacto con la oficina administrativa si tiene alguna duda.

Impuesto estatal

Si el proveedor no incluye el impuesto sobre las ventas en la transacción, deberá añadir dicho impuesto como «impuesto sobre el uso» durante el proceso de conciliación. Los tipos impositivos del impuesto sobre el uso del estado de Washington son los mismos que los tipos impositivos aplicables al lugar de entrega del artículo solicitado.

Este importe total se reflejará en el presupuesto, así que tenga esto en cuenta a la hora de realizar el seguimiento del mismo.

Cuenta corporativa

WVC dispone de cuentas corporativas convarios proveedores, y dichas cuentas corporativas deben utilizarse al realizar pedidos en línea, por ejemplo: Amazon.com y Office Depot. Los responsables de las tarjetas deben ponerse en contacto con el responsable de compras para que la tarjeta de su departamento quede registrada en dichas cuentas y puedan obtener acceso en línea.

Todas las entregas deben realizarse en campus de Wenatchee o Omak

Bajo ninguna circunstancia se realizará entrega alguna en su domicilio particular ni en ningún otro lugar que no sea la universidad. De conformidad con la legislación del estado de Washington, debemos confirmar que todos los artículos han llegado al campus.

Al recibir la mercancía, conserve todas las cajas, envases, embalajes especiales, albaranes, etc., hasta que tenga la certeza de que no hay ningún problema con el pedido y de que va a quedarse con la mercancía. El comprador es responsable de inspeccionar la mercancía en el momento de su recepción.

Terminación de la PCard

La Oficina de Administración se reserva el derecho a cancelar una tarjeta PCard en cualquier momento, si se determina que el titular no está utilizando su tarjeta PCard de conformidad con la normativa del Estado de Washington y las políticas y procedimientos del WVC.